Organiser une journée des membres du jubilé, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de lancer les invitations. Pour cette journée des membres, le nombre final de participants détermine le traiteur, les régimes alimentaires, le plan de table et la quantité de vaisselle. Prévoyez aussi l’accueil, la présentation et les prises de parole : badges, liste de présence, microphone et vidéoprojecteur doivent être prêts avant l’arrivée des invités. Le dernier contrôle porte sur les boissons, le matériel transporté et le déroulé imprimé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Organiser les prestations de traiteur
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les inscriptions
7
Confirmer les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer le programme aux membres
10
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
11
Transmettre la liste des régimes au traiteur
12
Établir le plan de table
2 personnes
13
Établir le plan de salle
2 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Imprimer la liste de présence
17
Composer la sélection musicale
18
Préparer la présentation
2 personnes
19
Envoyer un rappel aux membres
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Trier la décoration
2 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
26
Ouvrir la salle
2 personnes
27
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les tables de buffet
3 personnes
31
Préparer la table d'inscription
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Monter le mur photo
2 personnes
35
Raccorder le matériel audio
2 personnes
36
Tester la présentation
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Préparer les boissons
2 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Enregistrer la présence
2 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Assurer le mot de bienvenue
51
Lancer la présentation anniversaire
2 personnes
52
Prendre une photo de groupe
2 personnes
53
Encadrer le programme de l’après-midi
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner le point café
56
Servir l'apéritif
3 personnes
57
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
58
Réapprovisionner le buffet du dîner
4 personnes
59
Servir les repas diététiques
2 personnes
60
Découper le gâteau
2 personnes
61
Servir les gâteaux et le café
3 personnes
62
Honorer les jubilaires
3 personnes
63
Fournir la musique
64
Accompagner le mur photo
65
Servir le dernier tour
2 personnes
66
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

67
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Rincer la vaisselle
3 personnes
70
Dégager les tables
4 personnes
71
Empiler les chaises
3 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Éteindre l’équipement
2 personnes
74
Nettoyer la cuisine
4 personnes
75
Nettoyer la salle
4 personnes
76
Nettoyer les toilettes
2 personnes
77
Rassembler les objets trouvés
78
Fermer le lieu
2 personnes
79
Rapporter le matériel
3 personnes
80
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
81
Faire la vaisselle
3 personnes
82
Vérifier les restes
2 personnes
83
Ranger la décoration réutilisable
2 personnes
84
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
85
Collecter les photos des invités
86
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à gâteauqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Ordinateurs portables
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Décorations de tableqté 10
Fond de mur photo
Accessoires pour mur photoqté 12
Cadres photoqté 10
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pelle à gâteauqté 2
Couteaux à painqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Tabliers de serviceqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Bacs à vaisselleqté 2
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et la salle, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription clairement indiquée. Relancez les membres quelques jours avant cette échéance pour éviter de devoir estimer les effectifs.
Arrêtez le nombre définitif d’invités au moins 7 jours avant la journée. Transmettez ensuite au traiteur les régimes alimentaires et utilisez le même chiffre pour le plan de table, les badges et la liste de présence.
Préparez l’accueil séparément du reste de la salle : installez la table d’inscription, les badges nominatifs et les porte-manteaux avant l’ouverture. Gardez une liste de présence imprimée, même si les inscriptions ont été enregistrées en ligne.
Testez la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone la veille ou au moins 2 heures avant le début. Vérifiez les rallonges, multiprises, câbles de recharge et l’emplacement des prises avant de disposer les tables.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et remplissez les glacières avant le départ. Faites acheminer la décoration, la vaisselle, les machines à café et le matériel sur le site avec une personne responsable du contrôle à l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il envoyer les invitations pour une journée des membres ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer les effectifs et les besoins alimentaires.
Quand faut-il confirmer le nombre d’invités au traiteur ?: Confirmez le nombre final au moins 7 jours avant la journée, selon les conditions du traiteur. Envoyez au même moment la liste des régimes alimentaires et des allergies signalées.
Quand préparer le plan de table et les badges nominatifs ?: Préparez-les dès que les inscriptions sont closes et que le nombre final est confirmé, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet la veille, puis une vérification sur place au moins 2 heures avant l’accueil. Contrôlez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les haut-parleurs et toutes les connexions électriques.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.