Zo organiseer je een jubileumkoorconcert

Begin met de datum en locatie, en werk daarna in twee sporen: het muzikale programma en de ontvangst van het publiek. Leg vroeg vast welke dirigent en musici meedoen, welk repertoire klinkt en welk lied het jubileum markeert. Tegelijk regel je uitnodigingen, aanmeldingen en kaartverkoop, zodat je het aantal gasten tijdig kent. In de laatste week verschuift de aandacht naar techniek, zaalindeling, catering, naamkaartjes en de taakverdeling op de concertdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Concertprogramma vaststellen
3 personen
3
Repertoire en jubilarislied kiezen
3 personen
4
Dirigent en musici bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
3 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Kaartverkoop instellen
2 personen
9
Promotietekst publiceren
2 personen
10
Affiches verspreiden
4 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Reserveringen maken
2 personen
14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
15
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
16
Techniek reserveren
2 personen
17
Programma en zaalindeling drukken
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Route en parkeren communiceren
20
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Verse catering ophalen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Servies en glaswerk controleren
2 personen
26
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
27
Zaal schoonmaken
3 personen
28
Stoelen opstellen
5 personen
29
Tafels voor ontvangst plaatsen
3 personen
30
Tafels voor catering plaatsen
3 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Jubileumdisplay plaatsen
2 personen
33
Geluidsset opstellen
3 personen
34
Microfoons plaatsen
2 personen
35
Muziekstandaards plaatsen
3 personen
36
Instrumenten klaarzetten
3 personen
37
Licht op podium richten
2 personen
38
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
39
Koor inzingen
25 personen
40
Programmafolders neerleggen
2 personen
41
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
42
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

44
Kaartcontrole bemannen
2 personen
45
Gasten ontvangen
4 personen
46
Programmafolders uitdelen
2 personen
47
Jubilarissen begeleiden
2 personen
48
Concert openen
49
Eerste concertdeel uitvoeren
30 personen
50
Pauzedranken serveren
6 personen
51
Hapjes aanvullen
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Tweede concertdeel uitvoeren
30 personen
54
Jubileumtoespraak houden
55
Jubilarissen huldigen
4 personen
56
Receptie openen
57
Receptiedrankjes serveren
5 personen
58
Buffet aanvullen
4 personen
59
Koffie en thee bijvullen
2 personen
60
Glazen en servies verzamelen
3 personen
61
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
63
Instrumenten inpakken
3 personen
64
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
4 personen
68
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
69
Zaal vegen en dweilen
3 personen
70
Toiletten controleren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven catering opslaan
2 personen
73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
74
Locatiesleutels inleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Receptietafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 30
Kapstokkenaantal 4
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 140
Gebaksvorkjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Schenk kannenaantal 10
Thermoskannenaantal 10

Apparatuur

Geluidsset
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 30
Pianokruk
Metronoom

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Jubileumbanner
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Fotolijstenaantal 8
Herinneringsboek

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het jubilarislied niet pas in de laatste repetitie. Zet het nummer direct naast het overige repertoire in het programma en spreek af wanneer koor, dirigent en eventuele musici samen repeteren.
Open aanmeldingen en kaartverkoop zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan. Houd de gastenlijst wekelijks bij; zonder actueel aantal kun je catering, stoelen en naamkaartjes niet betrouwbaar plannen.
Reserveer geluidsset, microfoons, statieven, luidsprekers en mengpaneel ruim vóór de concertweek. Controleer daarnaast of er genoeg verlengkabels en stekkerdozen zijn en leg vast wie vóór aanvang de techniek test.
Verzamel dieetwensen vóór je de cateringhoeveelheden berekent. Plaats de bestelling pas nadat je een definitieve gastenlijst hebt, en plan het ophalen van verse catering op de dag zelf met een concreet tijdstip.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk een week vooraf. Wijs afzonderlijk iemand aan voor ontvangst, route- en parkeerinformatie, techniek, kleedkamers, buffet en het klaarzetten van programma’s en naamkaartjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumkoorconcert?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, dirigent, musici en programma. Open kaartverkoop en aanmeldingen zodra die basis vaststaat, zodat je ongeveer 2 weken voor het concert een bruikbare gastenlijst hebt.
Wanneer moet je de catering voor een jubileumkoorconcert bestellen?: Verzamel dieetwensen en sluit de gastenlijst ongeveer 7 tot 10 dagen vooraf. Bereken daarna de hoeveelheden en plaats de bestelling; haal verse onderdelen op de concertdag zelf op volgens een afgesproken tijdstip.
Wanneer regel je de techniek voor een koorconcert?: Reserveer de geluidsset en verlichting minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Plan op de concertdag minstens 90 minuten voor het testen van microfoons, mengpaneel, luidsprekers, kabels en podiumlampen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jubileumkoorconcert?: Reken op minimaal 5 vaste rollen: ontvangst, zaal en garderobe, techniek, kleedkamers en catering. Bij een groot publiek voeg je per 50 gasten ongeveer 1 extra gastheer of gastvrouw toe voor binnenkomst en vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.