Cómo organizar un concierto coral de aniversario sin improvisar

Un concierto coral de aniversario combina una actuación, una celebración y bastante coordinación entre bastidores. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el programa antes de diseñar invitaciones o abrir la venta de entradas. Después organiza el repertorio, los músicos, la técnica y la recepción en ese orden. Las inscripciones y las preferencias alimentarias determinan las reservas, el catering y la distribución de mesas. El día del concierto, el vestuario, los atriles, los micrófonos y la señalización necesitan responsables concretos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Establecer el programa del concierto
3 personas
3
Elegir el repertorio y la canción de los homenajeados
3 personas
4
Confirmar al director y a los músicos
2 personas
5
Diseñar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
3 personas
7
Abrir inscripciones
8
Configurar la venta de entradas
2 personas
9
Publicar el texto promocional
2 personas
10
Distribuir carteles
4 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Hacer reservas
2 personas
14
Calcular las cantidades de catering
2 personas
15
Realizar el pedido de catering
2 personas
16
Reservar técnica
2 personas
17
Imprimir el programa y la distribución de salas
2 personas
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Comunicar la ruta y el aparcamiento
20
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Recoger el catering fresco
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
26
Despejar el espacio del escenario
3 personas
27
Limpiar la sala
3 personas
28
Colocar las sillas
5 personas
29
Colocar las mesas de recepción
3 personas
30
Colocar mesas para catering
3 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Colocar el display del aniversario
2 personas
33
Montar el equipo de sonido
3 personas
34
Colocar los micrófonos
2 personas
35
Colocar atriles
3 personas
36
Preparar los instrumentos
3 personas
37
Dirigir la luz hacia el escenario
2 personas
38
Realizar la prueba de sonido
4 personas
39
Calentar al coro
25 personas
40
Colocar los folletos del programa
2 personas
41
Montar el mostrador de recepción
2 personas
42
Preparar el buffet de catering
4 personas
43
Preparar café y té
2 personas

Evento

44
Atender el control de entradas
2 personas
45
Recibir a los invitados
4 personas
46
Repartir folletos del programa
2 personas
47
Acompañar a los homenajeados
2 personas
48
Abrir el concierto
49
Interpretar la primera parte del concierto
30 personas
50
Servir bebidas del descanso
6 personas
51
Reponer los aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Realizar la segunda parte del concierto
30 personas
54
Dar el discurso de aniversario
55
Homenajear a los homenajeados
4 personas
56
Abrir la recepción
57
Servir las bebidas de recepción
5 personas
58
Reponer el bufé
4 personas
59
Reponer café y té
2 personas
60
Recoger vasos y vajilla
3 personas
61
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

62
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
63
Empacar instrumentos
3 personas
64
Retirar sillas y mesas
5 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Lavar la vajilla
4 personas
68
Limpiar la zona de catering
3 personas
69
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
70
Comprobar los baños
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Guardar la catering sobrante
2 personas
73
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
74
Entregar las llaves del lugar

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas de recepcióncant. 4
Mesas de buffetcant. 6
Mesas de vestuariocant. 3
Sillas del vestuariocant. 30
Percheroscant. 4
Taburetescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Platoscant. 140
Tenedores de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12
Jarras para servircant. 10
Termoscant. 10

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Atrilescant. 30
Taburete de piano
Metrónomo

Iluminación

Luces del escenariocant. 6
Luces decorativascant. 8

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Banner de aniversario
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 10
Marcos de fotoscant. 8
Libro de recuerdos

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3
Sacacorchoscant. 3
Cubiterascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y el repertorio antes de publicar la promoción. Incluye la canción dedicada a los homenajeados y confirma con tiempo al director y a los músicos.
Abre las inscripciones y la venta de entradas con una fecha límite clara. Recoge también las preferencias dietéticas desde el principio para no tener que rehacer el pedido de catering al final.
Reserva el equipo técnico antes de imprimir el programa definitivo. Comprueba micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas e iluminación durante una prueba completa, no solo al llegar los invitados.
Prepara por separado las zonas de público, recepción y vestuario. Cuenta sillas, mesas, percheros, atriles y taburetes, y asigna al menos una persona responsable de cada zona durante el montaje.
Recoge el catering fresco el mismo día y enfría las bebidas con antelación. Revisa vajilla, cristalería, termos, jarras y cubiertos antes de abrir la recepción; son elementos pequeños que suelen faltar cuando ya han llegado los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral de aniversario?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero la fecha, el espacio, el director, los músicos y la técnica; deja las últimas 48 horas para compras, bebidas, catering fresco y comprobaciones.
¿Cuándo se debe cerrar el repertorio del concierto?: Procura cerrarlo al menos 6 semanas antes. Así puedes preparar el programa, comunicar la duración, confirmar la canción de los homenajeados y resolver partituras o necesidades de músicos.
¿Cuánto catering necesito para un concierto coral de aniversario?: Calcula las cantidades a partir de la lista definitiva de invitados y añade un margen del 5 al 10 %. Cierra las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes para que el pedido refleje realmente el número de asistentes.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Programa una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Comprueba cada micrófono, soporte, altavoz, cable, regleta, atril e instrumento, y reserva tiempo para corregir problemas.

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