Ein Jubiläums-Chorkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Jubiläums-Chorkonzert müssen musikalische Planung, Gästeliste und Empfang ineinandergreifen. Beginne mit Datum, Ort und Programm, bevor du Einladungen, Anmeldungen und Ticketverkauf startest. Danach folgen Technik, Catering und die Einteilung der Freiwilligen. Plane die letzten Prüfungen nicht erst am Konzerttag: Frische Speisen, gekühlte Getränke, Geschirr, Mikrofone und Notenständer brauchen jeweils einen eigenen Kontrollpunkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Konzertprogramm festlegen
3 Personen
- 3
Repertoire und Jubilarlied auswählen
3 Personen
- 4
Dirigent und Musiker bestätigen
2 Personen
- 5
Einladungen gestalten
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
3 Personen
- 7
Anmeldungen öffnen
- 8
Ticketverkauf einrichten
2 Personen
- 9
Werbetext veröffentlichen
2 Personen
- 10
Plakate verteilen
4 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Reservierungen vornehmen
2 Personen
- 14
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 15
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
- 16
Technik reservieren
2 Personen
- 17
Programm und Raumaufteilung drucken
2 Personen
- 18
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 19
Anfahrt und Parken kommunizieren
- 20
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
- 21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Frisches Catering abholen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
- 26
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
- 27
Saal reinigen
3 Personen
- 28
Stühle aufstellen
5 Personen
- 29
Tische für den Empfang aufstellen
3 Personen
- 30
Tische für das Catering aufstellen
3 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Jubiläumsdisplay aufstellen
2 Personen
- 33
Beschallungsanlage aufstellen
3 Personen
- 34
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 35
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 36
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 37
Licht auf die Bühne richten
2 Personen
- 38
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 39
Chor einsingen
25 Personen
- 40
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 41
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 42
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
- 43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Event
- 44
Eintrittskontrolle besetzen
2 Personen
- 45
Gäste empfangen
4 Personen
- 46
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 47
Jubilare betreuen
2 Personen
- 48
Konzert eröffnen
- 49
Ersten Konzertteil aufführen
30 Personen
- 50
Pausengetränke servieren
6 Personen
- 51
Snacks auffüllen
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Zweiten Konzertteil aufführen
30 Personen
- 54
Jubiläumsrede halten
- 55
Jubilare ehren
4 Personen
- 56
Empfang eröffnen
- 57
Empfangsgetränke servieren
5 Personen
- 58
Buffet auffüllen
4 Personen
- 59
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 60
Gläser und Geschirr einsammeln
3 Personen
- 61
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 62
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 63
Instrumente einpacken
3 Personen
- 64
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 68
Cateringbereich reinigen
3 Personen
- 69
Saal fegen und wischen
3 Personen
- 70
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 73
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 74
Locationschlüssel abgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- EmpfangstischeAnz. 4
- BuffetischeAnz. 6
- UmkleidetischeAnz. 3
- UmkleidestühleAnz. 30
- KleiderständerAnz. 4
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 160
- TellerAnz. 140
- GebäckgabelnAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 10
Ausstattung
- Soundanlage
- MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- NotenständerAnz. 30
- Klavierhocker
- Metronom
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 8
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- Jubiläumsbanner
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- BilderrahmenAnz. 8
- Erinnerungsbuch
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 3
- KorkenzieherAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm, Repertoire und Jubiläumslied fest, bevor du den Einladungstext formulierst. So stehen Dauer, Beginn und Inhalt des Konzerts früh genug fest und Nachfragen bleiben überschaubar.
- Öffne Anmeldungen und Ticketverkauf erst, wenn Datum, Ort und Sitzplatz- oder Raumaufteilung geklärt sind. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche; für die endgültige Gästeliste solltest du einen festen Anmeldeschluss setzen.
- Prüfe die Technik spätestens 7 Tage vorher mit Dirigent und Musikern: Soundanlage, Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Bühnenbeleuchtung müssen zum Raum passen.
- Berechne das Catering anhand der bestätigten Gästezahl und bestelle frische Speisen mit Abholzeit. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; Thermoskannen, Tassen, Gläser, Teller und Besteck werden am selben Tag auf Vollständigkeit geprüft.
- Teile Freiwillige nach konkreten Zeitfenstern ein, etwa für Empfang, Garderobe, Einlass, Buffet und Abbau. Kommuniziere Anfahrt und Parken spätestens mit der letzten Gästeinformation und drucke Programm sowie Raumaufteilung vor dem Konzert aus.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Jubiläums-Chorkonzert planen?
- Beginne mindestens 12 Wochen vor dem Konzert mit Datum, Ort, Programm und der Bestätigung von Dirigent und Musikern. Einladungen und Werbung sollten etwa 8 bis 10 Wochen vorher starten, damit genügend Zeit für Anmeldungen bleibt.
- Wann soll man Einladungen für ein Chorkonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss auf etwa 10 bis 14 Tage vor dem Konzert, damit Gästeliste, Namensschilder und Cateringmengen rechtzeitig feststehen.
- Wie viel Catering braucht man für ein Jubiläums-Chorkonzert?
- Rechne die Mengen erst anhand der bestätigten Gästeliste und der erfassten Ernährungswünsche aus. Die Bestellung sollte spätestens 7 Tage vorher erfolgen; frisches Catering holst du am Konzerttag nach der vereinbarten Abholzeit ab.
- Wann sollte man die Konzerttechnik testen?
- Plane den vollständigen Techniktest spätestens 7 Tage vor dem Konzert und einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag ein. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Notenständer, Verlängerungskabel und Bühnenbeleuchtung im tatsächlichen Raum.
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