Organiser un concert choral anniversaire sans rien laisser au hasard

Pour organiser un concert choral anniversaire, commencez par verrouiller la date, le lieu et les personnes indispensables : chef de chœur, musiciens et équipe technique. Construisez ensuite le programme, choisissez le répertoire et la chanson du jubilé avant d’ouvrir les inscriptions ou la billetterie. Les dernières semaines servent à confirmer les invités, le catering, la sonorisation et les bénévoles. Gardez les derniers jours pour les achats, les impressions et les vérifications sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme du concert
3 personnes
3
Choisir le répertoire et la chanson de jubilé
3 personnes
4
Confirmer le chef d'orchestre et les musiciens
2 personnes
5
Concevoir les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
3 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Mettre en place la billetterie
2 personnes
9
Publier le texte promotionnel
2 personnes
10
Distribuer les affiches
4 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Faire les réservations
2 personnes
14
Calculer les quantités de catering
2 personnes
15
Passer la commande traiteur
2 personnes
16
Réserver la technique
2 personnes
17
Imprimer le programme et le plan de salle
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
20
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Aller chercher le catering frais
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
26
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
27
Nettoyer la salle
3 personnes
28
Installer les chaises
5 personnes
29
Installer des tables d'accueil
3 personnes
30
Installer les tables de catering
3 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer le présentoir d'anniversaire
2 personnes
33
Installer la sono
3 personnes
34
Installer les microphones
2 personnes
35
Installer les pupitres de musique
3 personnes
36
Installer les instruments
3 personnes
37
Diriger la lumière vers la scène
2 personnes
38
Effectuer la vérification du son
4 personnes
39
Faire répéter la chorale
25 personnes
40
Déposer les brochures du programme
2 personnes
41
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
42
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

44
Assurer le contrôle des billets
2 personnes
45
Accueillir les invités
4 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Accompagner les jubilaires
2 personnes
48
Ouvrir le concert
49
Interpréter la première partie du concert
30 personnes
50
Servir les boissons de pause
6 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Interpréter la deuxième partie du concert
30 personnes
54
Prononcer le discours d'anniversaire
55
Honorer les jubilaires
4 personnes
56
Ouvrir la réception
57
Servir les boissons de réception
5 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
59
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
60
Rassembler les verres et la vaisselle
3 personnes
61
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

62
Démonter le matériel audio
3 personnes
63
Emballer les instruments
3 personnes
64
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
4 personnes
68
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
69
Balayer et laver la salle
3 personnes
70
Vérifier les toilettes
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Stocker la restauration restante
2 personnes
73
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
74
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables de réceptionqté 4
Tables de buffetqté 6
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 30
Porte-manteauxqté 4
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 140
Fourchettes à gâteauqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Pichets de serviceqté 10
Thermosqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Pieds de microqté 30
Tabouret de piano
Métronome

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Bannière d’anniversaire
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Cadres photoqté 8
Livre souvenir

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de concevoir les invitations. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour finaliser le programme, réserver la technique et laisser le temps aux invités de répondre.
Fixez le programme avant de communiquer. Indiquez la durée du concert, l’ordre des morceaux et la chanson du jubilé afin d’éviter les changements tardifs dans les invitations, le texte promotionnel et le programme imprimé.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le concert. Vous aurez alors une liste définitive des invités, le nombre de besoins alimentaires et une base fiable pour calculer le catering, les chaises et la vaisselle.
Réservez la sonorisation et l’éclairage au plus tard 3 semaines avant l’événement. Vérifiez que le matériel comprend bien microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et multiprises, puis prévoyez un essai technique sur place.
Organisez l’accueil séparément du concert. Répartissez les bénévoles pour les vestiaires, les badges, l’orientation et le buffet, puis envoyez l’itinéraire et les informations de stationnement au moins 3 jours avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert choral anniversaire ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les artistes, préparer la billetterie, promouvoir le concert et réserver la technique et le traiteur.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert choral ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant le concert pour pouvoir établir la liste finale et les quantités de catering.
Comment calculer le catering pour le concert ?: Basez la commande sur le nombre confirmé d’invités, des choristes, des musiciens et des bénévoles. Ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les boissons, les portions et les imprévus, puis récupérez les produits frais le jour même.
Quand préparer la salle et le matériel technique ?: Faites l’installation et le contrôle complet le jour du concert, idéalement 3 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les chaises, tables, vestiaire, microphones, éclairage, câbles, vaisselle et boissons refroidies avant l’ouverture des portes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.