Een jubileumhigh tea organiseren: zo pak je het aan

Begin met de gastenlijst, de locatie en het tijdstip; daarna kun je pas betrouwbaar rekenen aan menu, porties en servies. Verstuur de uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Reserveer meubilair, servies en apparatuur voordat je boodschappen doet. Bereid koude onderdelen vooraf, plan warme hapjes vlak voor aanvang en zet allergenen duidelijk bij de gerechten. Zo blijft er op de dag zelf vooral een vaste opbouwvolgorde over.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie en zaal reserveren
5
Menu en porties bepalen
2 personen
6
Dieetmenu samenstellen
2 personen
7
Cateringbenodigdheden inventariseren
8
Servies en meubilair reserveren
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Gastenlijst afdrukken
11
Tafelschikking maken
12
Naamkaartjes maken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Koelproducten koelen
15
Taarten en gebak ophalen
16
Sandwichvullingen voorbereiden
2 personen
17
Sandwiches bereiden
3 personen
18
Scones afbakken
2 personen
19
Quiches en hartige hapjes bereiden
2 personen
20
Fruit wassen en snijden
2 personen
21
Desserts aansnijden
2 personen
22
Allergenenkaartjes klaarzetten
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
2 personen
25
Tafels indekken
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Bloemstukken plaatsen
28
Buffet opbouwen
3 personen
29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
30
Garderobe en ontvangst inrichten
2 personen

Event

31
Gasten ontvangen
2 personen
32
Welkomstdrank serveren
2 personen
33
High tea serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Gebak en dessert serveren
2 personen
36
Gebak aansnijden
37
Gebruikt servies afruimen
3 personen
38
Avondbuffet klaarzetten
3 personen
39
Avondhapjes serveren
3 personen
40
Afscheidsgasten begeleiden
2 personen

Nazorg

41
Eten en dranken opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Versiering verwijderen
2 personen
45
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Overgebleven eten verdelen
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Kopjesaantal 50
Theepottenaantal 8
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 45
Theelepelsaantal 50
Taartvorkjesaantal 50
Dinervorkenaantal 50
Dinersmessenaantal 50
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Etagèresaantal 10
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Broodmessenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Taartstandaardaantal 2
Taartmessenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Heetwaterdispensersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 100
Naamkaartjesaantal 45
Tafeldecoratiesaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Jubileumbanner
Ballonnenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk één week voor de jubileumhigh tea. Maak daarna een apart dieetmenu en zet allergenenkaartjes bij de betreffende schalen.
Bepaal porties pas nadat het aantal aanmeldingen vaststaat. Reken per gast op meerdere kleine hartige en zoete onderdelen en controleer vervolgens of gebaksbordjes, kopjes, glazen en serveerbestek voor iedereen beschikbaar zijn.
Plan de opbouw in twee blokken: zet tafels, stoelen, buffettafels en tafelkleden eerst klaar; dek daarna pas in. Houd minstens 60 minuten voor het ontvangen van de gasten vrij voor deze inrichting.
Bereid sandwichvullingen, fruit en desserts eerder op de dag, maar maak sandwiches zo kort mogelijk voor aanvang. Bak scones en bereid quiches en hartige hapjes volgens een aparte warme planning, zodat niet alles tegelijk uit de keuken komt.
Koel koelproducten direct na het boodschappen doen en haal taarten en gebak op een afgesproken tijdstip op. Zet koffiezetapparaten en heetwaterdispensers vroeg klaar en controleer vóór opening of er voldoende thee, kopjes en theelepels zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een jubileumhigh tea?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken van tevoren met locatie, gastenlijst en uitnodigingen. Leg uiterlijk 2 weken vooraf menu, porties, servies en meubilair vast.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een jubileumhigh tea?: Vraag dieetwensen al bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de high tea. Dan kun je nog een apart dieetmenu samenstellen en allergenenkaartjes voorbereiden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumhigh tea op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, tafelkleden en het indekken. Houd daarnaast minstens 60 minuten over voor het klaarzetten van eten, apparatuur en een laatste controle.
Wanneer maak je sandwiches voor een jubileumhigh tea?: Bereid de vullingen eerder op de dag en maak de sandwiches bij voorkeur 1 tot 2 uur voor aanvang. Bewaar ze gekoeld en dek ze af, zodat het brood niet uitdroogt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.