Zo organiseer je een jubileumconcert

Begin een jubileumconcert niet met de uitnodiging, maar met de datum, locatie en het programma. Bevestig daarna de optredende groepen, verzamel repertoire en partituren en leg het repetitierooster vast. Zodra de inhoud staat, regel je publiek, vervoer, catering, techniek en vrijwilligers in die volgorde. Plan de laatste week vooral voor testen en controles: microfoons, verlengkabels, nooduitgangen, toiletten, bewegwijzering en de entree moeten vóór de ontvangst klaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Optredende groepen bevestigen
2 personen
4
Repertoire en partituren verzamelen
3 personen
5
Repetitierooster vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Reserveringen maken
2 personen
11
Artiestenvervoer regelen
2 personen
12
Catering bestellen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Apparatuur reserveren
2 personen
16
Instrumenten controleren
3 personen
17
Microfoons testen
2 personen
18
Verlengkabels controleren
2 personen
19
Nooduitgangen controleren
2 personen
20
Toiletten controleren
2 personen
21
Bewegwijzering maken
2 personen
22
Programmaboekjes drukken
2 personen
23
Entreebandjes klaarmaken
2 personen
24
Kassalade voorbereiden
2 personen
25
Vrijwilligers indelen
2 personen
26
Briefing uitschrijven
2 personen
27
Podiumindeling uitwerken
3 personen
28
Lichtplan uitwerken
2 personen
29
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
30
Presentatieteksten schrijven
2 personen
31
Decoratie voorbereiden
3 personen
32
Garderobe voorbereiden
2 personen
33
EHBO-koffer klaarzetten

Event

34
Opbouwlocatie vrijmaken
4 personen
35
Podiumdelen opbouwen
4 personen
36
Stoelen neerzetten
5 personen
37
Tafels opstellen
3 personen
38
Garderobe inrichten
2 personen
39
Entreebalie inrichten
2 personen
40
Decoratie ophangen
3 personen
41
Bewegwijzering ophangen
2 personen
42
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
43
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
44
Instrumenten klaarzetten
4 personen
45
Soundcheck uitvoeren
4 personen
46
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
47
Catering klaarzetten
4 personen
48
Dranken koud zetten
2 personen
49
Koffie en thee zetten
2 personen
50
Entree openen
3 personen
51
Bezoekers ontvangen
4 personen
52
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
53
Garderobe bedienen
2 personen
54
Concert presenteren
55
Optredens begeleiden
3 personen
56
Pauzedrankjes serveren
4 personen
57
Hapjes serveren
4 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Toiletten controleren
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Laatste optreden begeleiden
3 personen
62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

63
Garderobe afsluiten
2 personen
64
Kassa afsluiten
2 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Instrumenten inpakken
4 personen
67
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
68
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
69
Podium afbreken
4 personen
70
Stoelen opruimen
4 personen
71
Tafels opruimen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Restanten verpakken
2 personen
74
Afval scheiden
2 personen
75
Locatie schoonmaken
4 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Decoratie verwijderen
3 personen
78
Materialen tellen
2 personen
79
Geleende spullen retourneren
2 personen
80
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
81
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Klaptafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 35
Laptop
Reservebatterijenaantal 24
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtfiltersaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Jubileumbannersaantal 3
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenboekettenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Fotowand
Tafeldecoratieaantal 12
Lessenaar

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast. Bevestig optredende groepen pas definitief nadat je de speeltijden, benodigde instrumenten en aanlevertijden hebt afgestemd; wijzigingen werken daarna door in repetities, vervoer en techniek.
Werk met één sluitende gastenlijst. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór het concert, zodat reserveringen en catering niet op de avond zelf hoeven te worden aangepast.
Reserveer techniek vroeg en test alles op locatie. Controleer microfoons, mengpaneel, luidsprekers, podiummonitoren, DI-boxen en laptop samen; test ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten voordat het publiek binnenkomt.
Maak de publieksroute zichtbaar vanaf de ingang. Zet bewegwijzering, garderoberekken, entreebandjes, kassalade en programmaboekjes klaar op één uitgiftepunt en wijs per onderdeel een vrijwilliger aan.
Plan een aparte eindronde op de dag zelf. Controleer nooduitgangen en toiletten, bouw podiumdelen en podiumtrappen veilig op, plaats stoelen en test de podiumverlichting voordat de soundcheck begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en optredende groepen. Reserveer apparatuur, vervoer en catering zodra de bezetting en publieksomvang bekend zijn. Houd de laatste 7 dagen vrij voor bevestigingen en controles.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een jubileumconcert versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 10 dagen vóór het concert. Gebruik de definitieve aanmeldingen daarna voor catering, stoelen en vrijwilligersindeling.
Wanneer test je de techniek voor een jubileumconcert?: Doe een volledige test op de locatie uiterlijk 1 dag vooraf, als dat kan. Test op de concertdag opnieuw microfoons, mengpaneel, luidsprekers, monitoren, kabels en verlichting vóór de soundcheck. Leg reservebatterijen en een werkende laptop direct bij de techniek klaar.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een jubileumconcert?: Reken minimaal één vrijwilliger voor entree en kassalade, één voor ontvangst en garderobe en één voor zaal- of artiestenbegeleiding. Bij een groter publiek voeg je per taak een tweede persoon toe, zodat niemand tijdens het programma alleen hoeft te blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.