Jubiläumskonzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Jubiläumskonzert müssen künstlerische Planung, Technik und Gästebetreuung gleichzeitig funktionieren. Beginnen Sie mit Datum, Ort und Programm, bevor Sie Einladungen verschicken oder Catering bestellen. Danach folgen Zusagen der auftretenden Gruppen, Repertoire, Probenplan und die technische Ausstattung. In den letzten Tagen zählen vor allem Tests, Beschilderung, Programmhefte und eine klare Einteilung der Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
auftretende Gruppen bestätigen
2 Personen
4
Repertoire und Noten zusammentragen
3 Personen
5
Probenplan festlegen
2 Personen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
2 Personen
11
Künstlerttransport organisieren
2 Personen
12
Catering bestellen
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
3 Personen
15
Ausrüstung reservieren
2 Personen
16
Instrumente prüfen
3 Personen
17
Mikrofone testen
2 Personen
18
Verlängerungskabel prüfen
2 Personen
19
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
20
Toiletten kontrollieren
2 Personen
21
Beschilderung erstellen
2 Personen
22
Programmhefte drucken
2 Personen
23
Einlassbänder vorbereiten
2 Personen
24
Kassenschublade vorbereiten
2 Personen
25
Freiwillige einteilen
2 Personen
26
Briefing ausarbeiten
2 Personen
27
Bühnenaufteilung ausarbeiten
3 Personen
28
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
29
Musikdateien sammeln
2 Personen
30
Präsentationstexte schreiben
2 Personen
31
Dekoration vorbereiten
3 Personen
32
Garderobe vorbereiten
2 Personen
33
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen

Event

34
Aufbaubereich freimachen
4 Personen
35
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
36
Stühle aufstellen
5 Personen
37
Tische aufstellen
3 Personen
38
Garderobe einrichten
2 Personen
39
Eingangstresen einrichten
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Beschilderung anbringen
2 Personen
42
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
43
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
44
Instrumente bereitstellen
4 Personen
45
Soundcheck durchführen
4 Personen
46
Lichtcheck durchführen
2 Personen
47
Catering bereitstellen
4 Personen
48
Getränke kalt stellen
2 Personen
49
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
50
Eingang öffnen
3 Personen
51
Besucher empfangen
4 Personen
52
Programmhefte verteilen
2 Personen
53
Garderobe betreuen
2 Personen
54
Konzert präsentieren
55
Auftritte betreuen
3 Personen
56
Pausengetränke servieren
4 Personen
57
Snacks servieren
4 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
62
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Garderobe abschließen
2 Personen
64
Kasse abschließen
2 Personen
65
Geräte ausschalten
2 Personen
66
Instrumente einpacken
4 Personen
67
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
68
Lichtanlage abbauen
2 Personen
69
Bühne abbauen
4 Personen
70
Stühle aufräumen
4 Personen
71
Tische aufräumen
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Restbestände verpacken
2 Personen
74
Abfall trennen
2 Personen
75
Location reinigen
4 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Dekoration entfernen
3 Personen
78
Materialien zählen
2 Personen
79
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
80
Fundsachen sammeln
2 Personen
81
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 120
TischeAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KlappischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
HockerAnz. 6

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 3
NotenständerAnz. 35
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
LichtfilterAnz. 6

Geschirr

TrinkgläserAnz. 140
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 3
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonbouquetsAnz. 6
WimpelkettenAnz. 8
Fotowand
TischdekorationAnz. 12
Pult

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätigen Sie Datum und Ort zuerst und holen Sie danach verbindliche Zusagen der auftretenden Gruppen ein. Erst wenn die Besetzung steht, lassen sich Programm, Repertoire und Probenplan zuverlässig festlegen.
Planen Sie den Probenplan rückwärts vom Konzerttermin. Legen Sie spätestens 14 Tage vorher fest, wann Gruppen, Solisten und Technik gemeinsam proben und welche Noten noch fehlen.
Testen Sie Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitore und Bühnenbeleuchtung nicht erst am Konzerttag. Prüfen Sie Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Ersatzbatterien mindestens 48 Stunden vorher und halten Sie einen kurzen Soundcheck vor dem Einlass frei.
Bearbeiten Sie Anmeldungen fortlaufend und erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Veranstaltung. Bestellen Sie das Catering erst mit einer belastbaren Personenzahl und berücksichtigen Sie Gläser, Tassen, Teller und Besteck getrennt.
Teilen Sie Freiwillige spätestens drei Tage vorher konkreten Aufgaben zu: Einlassbänder, Kassenschublade, Garderobe, Beschilderung und Saalkontrolle. Kontrollieren Sie am Veranstaltungstag vor dem Einlass zusätzlich Notausgänge und Toiletten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumskonzert organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten auftretende Gruppen, Einladungen, Technik und Catering geklärt sein.
Wann müssen Einladungen für ein Jubiläumskonzert verschickt werden?: Versenden Sie die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Konzert. So bleiben mindestens 2 bis 3 Wochen für Rückmeldungen, Nachfragen und die Erfassung von Ernährungswünschen.
Wie viele Proben braucht ein Jubiläumskonzert?: Planen Sie mindestens 2 bis 3 reguläre Proben plus einen gemeinsamen Technik- oder Soundcheck ein. Der Soundcheck sollte am Veranstaltungstag so liegen, dass danach noch mindestens 60 Minuten für Einlassvorbereitung bleiben.
Wann sollte man die Veranstaltungstechnik testen?: Prüfen Sie Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Licht und Kabel mindestens 48 Stunden vorher. Am Konzerttag folgt zusätzlich ein Soundcheck von etwa 60 bis 90 Minuten, bevor das Publikum eingelassen wird.

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