Cómo organizar un concierto de aniversario sin perder el control

Un concierto de aniversario se organiza en un orden concreto: primero se cierran la fecha, el lugar y los grupos; después se construyen el programa, los ensayos y la logística. La parte que más tarde se complica suele ser técnica: micrófonos, cables, monitores, iluminación y tiempos de montaje. También conviene cerrar pronto las inscripciones, las preferencias dietéticas y el transporte de los artistas. Usa este plan para llegar al día del concierto con cada responsable y cada comprobación asignados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Elaborar el programa
3 personas
3
Confirmar los grupos que actúan
2 personas
4
Reunir repertorio y partituras
3 personas
5
Fijar el horario de ensayos
2 personas
6
Diseñar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
10
Hacer reservas
2 personas
11
Gestionar el transporte de los artistas
2 personas
12
Pedir el catering
2 personas
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Reservar equipo
2 personas
16
Comprobar instrumentos
3 personas
17
Probar los micrófonos
2 personas
18
Comprobar los cables alargadores
2 personas
19
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
20
Comprobar los baños
2 personas
21
Crear la señalización
2 personas
22
Imprimir los folletos del programa
2 personas
23
Preparar las pulseras de entrada
2 personas
24
Preparar la bandeja de caja
2 personas
25
Asignar voluntarios
2 personas
26
Redactar la charla informativa
2 personas
27
Definir la distribución del escenario
3 personas
28
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
29
Reunir archivos de música
2 personas
30
Escribir los textos de presentación
2 personas
31
Preparar la decoración
3 personas
32
Preparar el guardarropa
2 personas
33
Preparar el botiquín de primeros auxilios

Evento

34
Despejar la zona de montaje
4 personas
35
Montar las partes del escenario
4 personas
36
Colocar sillas
5 personas
37
Montar mesas
3 personas
38
Montar el guardarropa
2 personas
39
Montar el mostrador de entrada
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Colgar señalización
2 personas
42
Montar el sistema de sonido
3 personas
43
Montar la instalación de iluminación
2 personas
44
Preparar los instrumentos
4 personas
45
Hacer la prueba de sonido
4 personas
46
Realizar la comprobación de luces
2 personas
47
Preparar la restauración
4 personas
48
Enfriar las bebidas
2 personas
49
Preparar café y té
2 personas
50
Abrir la entrada
3 personas
51
Recibir a los visitantes
4 personas
52
Repartir los programas
2 personas
53
Gestionar el guardarropa
2 personas
54
Presentar el concierto
55
Coordinar las actuaciones
3 personas
56
Servir bebidas del descanso
4 personas
57
Servir aperitivos
4 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Comprobar los baños
2 personas
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Coordinar la última actuación
3 personas
62
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

63
Cerrar el guardarropa
2 personas
64
Cerrar la caja
2 personas
65
Apagar el equipo
2 personas
66
Empacar instrumentos
4 personas
67
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
68
Desmontar la instalación de luces
2 personas
69
Desmontar el escenario
4 personas
70
Recoger sillas
4 personas
71
Recoger las mesas
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Empacar lo sobrante
2 personas
74
Separar residuos
2 personas
75
Limpiar el lugar
4 personas
76
Limpiar los baños
2 personas
77
Retirar la decoración
3 personas
78
Contar los materiales
2 personas
79
Devolver los objetos prestados
2 personas
80
Recoger objetos perdidos
2 personas
81
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 120
Mesascant. 12
Percheroscant. 3
Mesas plegablescant. 4
Papeleracant. 8
Taburetescant. 6

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 3
Atrilescant. 35
Portátil
Baterías de repuestocant. 24
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Bridascant. 100

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Filtros de luzcant. 6

Vajilla

Vasoscant. 140
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Cucharonescant. 8
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Banners de aniversariocant. 3
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Ramos de globoscant. 6
Guirnaldascant. 8
Photowall
Decoración de mesacant. 12
Atril

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los grupos antes de diseñar las invitaciones. Deja el programa suficientemente avanzado para indicar horarios, repertorio y duración aproximada de cada actuación.
Programa los ensayos con antelación y reúne las partituras antes de la primera sesión. Reserva tiempo específico para probar entradas, micrófonos, monitores y la mesa de mezclas, no solo para ensayar las canciones.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: revisa cables alargadores, regletas, canaletas, focos, soportes y baterías de repuesto. Comprueba también que ningún cable bloquee una salida o una zona de paso.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen para poder ajustar las reservas y el catering. Cuenta por separado a artistas, voluntarios y público previsto para no quedarte corto de sillas, vasos o platos.
Asigna voluntarios a funciones concretas y entrégales un horario. Como mínimo, separa la recepción y las pulseras de entrada, la bandeja de caja, la atención a artistas y el control de salas, baños y señalización.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aniversario?: Empieza al menos 8 semanas antes si participan varios grupos. Reserva durante las primeras 2 semanas el lugar, la fecha, los artistas y el equipo; deja la última semana para confirmaciones y pruebas.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto de aniversario?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando la fecha, la ubicación y el programa básico estén confirmados. Fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 10 días antes para cerrar catering y reservas.
¿Cuánto dura una prueba de sonido antes del concierto?: Calcula entre 60 y 90 minutos para una prueba con varios grupos, además del tiempo de montaje. Prueba cada micrófono, monitor, caja DI, portátil y entrada de la mesa de mezclas antes de que llegue el público.
¿Qué hay que comprobar el día del concierto?: Haz una ronda final 2 horas antes de abrir: escenario, escaleras, sillas, baños, salidas de emergencia, señalización, folletos, pulseras y caja. Después realiza una comprobación rápida de sonido e iluminación justo antes de la primera actuación.

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