Comment organiser un concert anniversaire sans rien laisser au hasard

Un concert anniversaire se prépare d’abord comme une production musicale, puis comme une réception. Commence par bloquer la date et le lieu, confirmer les groupes et construire un programme réaliste. Ensuite, cale les répétitions, les invitations et les besoins alimentaires avant de réserver le transport, le catering et l’équipement. Les oublis les plus fréquents concernent les tests de son, les rallonges, l’accueil du public et la coordination des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Confirmer les groupes participants
2 personnes
4
Rassembler le répertoire et les partitions
3 personnes
5
Établir le planning des répétitions
2 personnes
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
10
Faire les réservations
2 personnes
11
Organiser le transport des artistes
2 personnes
12
Commander le catering
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Réserver l’équipement
2 personnes
16
Vérifier les instruments
3 personnes
17
Tester les microphones
2 personnes
18
Vérifier les rallonges
2 personnes
19
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
20
Vérifier les toilettes
2 personnes
21
Créer la signalisation
2 personnes
22
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
23
Préparer les bracelets d'entrée
2 personnes
24
Préparer la salade de la caisse
2 personnes
25
Répartir les bénévoles
2 personnes
26
Rédiger le briefing
2 personnes
27
Élaborer la configuration de la scène
3 personnes
28
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
29
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
30
Rédiger les textes de présentation
2 personnes
31
Préparer la décoration
3 personnes
32
Préparer le vestiaire
2 personnes
33
Préparer la trousse de premiers secours

Événement

34
Libérer la zone de montage
4 personnes
35
Monter les éléments de scène
4 personnes
36
Installer les chaises
5 personnes
37
Installer les tables
3 personnes
38
Aménager le vestiaire
2 personnes
39
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Installer la signalétique
2 personnes
42
Installer le système de sonorisation
3 personnes
43
Monter l’installation lumière
2 personnes
44
Installer les instruments
4 personnes
45
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
46
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
47
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
48
Mettre les boissons au frais
2 personnes
49
Préparer le café et le thé
2 personnes
50
Ouvrir l’entrée
3 personnes
51
Accueillir les visiteurs
4 personnes
52
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
53
Assurer le vestiaire
2 personnes
54
Présenter le concert
55
Accompagner les spectacles
3 personnes
56
Servir les boissons de la pause
4 personnes
57
Servir des amuse-bouches
4 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
62
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

63
Fermer le vestiaire
2 personnes
64
Clôturer la caisse
2 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Emballer les instruments
4 personnes
67
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
68
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
69
Démonter la scène
4 personnes
70
Ranger les chaises
4 personnes
71
Dégager les tables
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Emballer les restes
2 personnes
74
Trier les déchets
2 personnes
75
Nettoyer le lieu
4 personnes
76
Nettoyer les toilettes
2 personnes
77
Retirer la décoration
3 personnes
78
Compter le matériel
2 personnes
79
Rendre les articles empruntés
2 personnes
80
Rassembler les objets perdus
2 personnes
81
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Portantsqté 3
Tables pliantesqté 4
Poubellesqté 8
Tabouretsqté 6

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 3
Pieds de microqté 35
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Filtres de lumièreqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 140
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Louchesqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Bannières d'anniversaireqté 3
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Bouquets de ballonsqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Mur photo
Décoration de tableqté 12
Lutrin

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant d’envoyer les invitations : indique les horaires d’arrivée, de balance, de début du concert et de fin. Garde au moins 30 minutes entre l’arrivée des artistes et le premier test technique.
Confirme les groupes plusieurs semaines à l’avance et rassemble les partitions ou le répertoire au même endroit. Demande aussi les besoins de transport et le nombre de personnes à nourrir avant de passer les réservations.
Planifie une répétition technique séparée du travail musical. Teste chaque microphone, les retours de scène, la table de mixage, les boîtiers DI et les enceintes avec les câbles réellement utilisés le jour du concert.
Prépare l’accueil avant l’ouverture des portes : bracelets, liste des inscriptions, signalisation, livrets de programme et caisse doivent être regroupés sur une seule table. Prévois une personne dédiée afin que l’organisateur ne quitte pas la régie.
Fais une dernière vérification du lieu la veille : sorties de secours, toilettes, éclairage, passages de câbles et batteries de rechange. Répartis les bénévoles par créneaux et donne à chacun une mission précise, notamment pour le catering et le rangement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert anniversaire ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour confirmer le lieu, les groupes, les invitations et le catering. Avec plusieurs formations ou un équipement technique important, commencez plutôt 12 semaines avant.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert anniversaire ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours plus tard. Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le concert pour connaître les besoins alimentaires et les quantités.
Combien de temps prévoir pour les balances et les tests de son ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’ouverture des portes pour une configuration simple, et 3 à 4 heures si plusieurs groupes se succèdent. Ajoutez 30 minutes de marge pour remplacer un câble, une pile ou un microphone défaillant.
Quand commander le catering pour un concert anniversaire ?: Validez la commande 10 à 14 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et les allergies. Comptez ensuite les artistes, les bénévoles et l’équipe technique, pas seulement les invités inscrits.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.