Zo organiseer je een jubileumawardshow

Begin een jubileumawardshow niet met de decoratie, maar met de volgorde van het programma en de gastenlijst. Leg daarna de locatie, catering en audiovisuele apparatuur vast, zodat podium, zitplaatsen en techniek op elkaar aansluiten. De meeste vertraging ontstaat bij nominaties, jurybeoordelingen en spreekteksten: plan daar vaste deadlines voor. Werk op de dag zelf met één draaiboek voor ontvangst, diner, presentaties en uitreiking, en houd de winnaars tot het laatste moment afgeschermd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Locatie reserveren
7
Catering reserveren
8
Audiovisuele apparatuur reserveren
9
Programma samenstellen
2 personen
10
Awardcategorieën vastleggen
2 personen
11
Genomineerden verzamelen
2 personen
12
Juryleden bevestigen
13
Jurybeoordelingen verwerken
2 personen
14
Winnaars geheimhouden
15
Presentatoren bevestigen
16
Spreekteksten schrijven
2 personen
17
Muziekselectie samenstellen
18
Presentatie maken
2 personen
19
Awardbekers bestellen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Tafelschikking maken
2 personen
22
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Awardbekers ophalen
26
Techniek testen
2 personen
27
Presentatie controleren
2 personen
28
Catering voorbereiden
3 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Podium opbouwen
3 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Verlichting plaatsen
2 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
36
Projector aansluiten
37
Servies klaarzetten
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Buffet opbouwen
3 personen
40
Awards klaarleggen
2 personen
41
Registratietafel inrichten
2 personen
42
Briefing medewerkers geven
3 personen
43
Technische generale repetitie
4 personen

Event

44
Gasten registreren
3 personen
45
Welkomstdrank serveren
3 personen
46
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
47
Achtergrondmuziek afspelen
48
Opening presenteren
2 personen
49
Jubileumvideo tonen
50
Eerste awardronde presenteren
3 personen
51
Pauzedrankjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Dinerbuffet openen
3 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Tafels afruimen
3 personen
56
Tweede awardronde presenteren
3 personen
57
Winnaars fotograferen
2 personen
58
Dessert serveren
3 personen
59
Koffie en thee serveren
3 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Hoofdaward presenteren
3 personen
62
Dankwoord uitspreken
63
Vrije netwerkborrel begeleiden
3 personen
64
Laatste ronde aankondigen
65
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

66
Dranken en etenswaren opruimen
3 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Podium en decoratie afbouwen
3 personen
71
Apparatuur inpakken
2 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Meubilair terugplaatsen
3 personen
74
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen
76
Foto's en video veiligstellen
77
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Podiumdelenaantal 4
Krukkenaantal 4
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 110
Messenaantal 110
Vorkenaantal 110
Lepelsaantal 110
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Fotowand
Fotowandaccessoiresaantal 20
Awardbekersaantal 8
Awardenveloppenaantal 8
Standaards voor winnaarsaantal 2

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakkenaantal 80
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapieraantal 24
Papieren handdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de awardcategorieën en beoordelingscriteria uiterlijk 6 weken vooraf vast. Geef juryleden daarna een harde inzenddatum, zodat je de beoordelingen nog kunt controleren voordat de winnaars worden vastgezet.
Reserveer locatie, catering en audiovisuele apparatuur zodra de datum bekend is, bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Controleer of er ruimte is voor podiumdelen, buffettafels, projectiescherm en een aparte plek voor genomineerden.
Plan het programma in blokken van 15 tot 30 minuten. Zet ontvangst, diner, presentaties, muziek en de uitreiking afzonderlijk in het draaiboek en laat presentatoren hun spreekteksten minimaal 1 week vooraf oefenen.
Bereken catering per bevestigd aantal gasten en neem dieetwensen mee vóór je de hoeveelheden bestelt. Tel voor elk zitgedeelte de benodigde dinerborden, dessertborden, glazen, messen, vorken en lepels na; servies wordt vaak pas op de opbouwdag tekort ontdekt.
Maak de winnaars bekend aan zo weinig mogelijk mensen en bewaar de awardbekers op een afgesloten plek. Haal de bekers uiterlijk 1 dag vooraf op en test microfoons, laptop, projector, luidsprekers en verlengkabels vóór de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumawardshow?: Start idealiter 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, gastenlijst en leveranciers. Leg categorieën en jury uiterlijk 6 weken voor de show vast en sluit de aanmeldingen minimaal 2 weken vooraf.
Hoe maak je een programma voor een jubileumawardshow?: Reserveer per awardcategorie ongeveer 5 tot 10 minuten voor aankondiging, toelichting en uitreiking. Plan ontvangst en techniekcheck vóór het officiële programma en houd minimaal 15 minuten speling tussen grote onderdelen.
Wanneer bestel je awardbekers voor een awardshow?: Bestel de awardbekers zodra het aantal categorieën definitief is, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer de aantallen en haal ze uiterlijk 1 dag voor de show op, zodat je nog kunt bijsturen.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een awardshow?: Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, laptop, projector en presentatie minimaal 2 uur voor aanvang. Leg bovendien verlengkabels en stekkerdozen klaar en bewaar een lokale kopie van de presentatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.