Cómo organizar un gala de premios de aniversario

Un gala de premios de aniversario combina una celebración, una cena y una entrega formal, por lo que conviene organizarlo en ese orden. Empieza cerrando la lista de invitados y el lugar; después coordina el catering, el jurado y el programa. Las decisiones que más tarde bloquean el evento suelen ser las preferencias dietéticas, los textos de los presentadores y las pruebas de sonido e imagen. Reserva tiempo para mantener en secreto a los ganadores y para recoger los trofeos antes del montaje.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Diseñar invitaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Reservar el lugar
7
Reservar el catering
8
Reservar equipo audiovisual
9
Elaborar el programa
2 personas
10
Definir las categorías de premios
2 personas
11
Reunir a los nominados
2 personas
12
Confirmar al jurado
13
Procesar las evaluaciones del jurado
2 personas
14
Mantener en secreto a los ganadores
15
Confirmar presentadores
16
Redactar los textos de intervención
2 personas
17
Preparar la selección musical
18
Preparar la presentación
2 personas
19
Encargar copas de premio
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
22
Calcular las cantidades de catering
2 personas
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Recoger los trofeos de premio
26
Probar la técnica
2 personas
27
Comprobar la presentación
2 personas
28
Preparar el catering
3 personas
29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Montar el escenario
3 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Instalar la iluminación
2 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Conectar el proyector
37
Preparar la vajilla
3 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Montar el buffet
3 personas
40
Preparar los premios
2 personas
41
Montar la mesa de registro
2 personas
42
Dar briefing al personal
3 personas
43
Ensayo general técnico
4 personas

Evento

44
Registrar a los invitados
3 personas
45
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
46
Guiar a los invitados a sus asientos
2 personas
47
Poner música de fondo
48
Presentar la apertura
2 personas
49
Proyectar el vídeo del aniversario
50
Presentar la primera ronda de premios
3 personas
51
Servir bebidas del descanso
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Abrir el bufé de la cena
3 personas
54
Reponer el bufé
3 personas
55
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
56
Presentar la segunda ronda de premios
3 personas
57
Fotografiar a los ganadores
2 personas
58
Servir el postre
3 personas
59
Servir café y té
3 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Presentar el premio principal
3 personas
62
Dar las gracias
63
Coordinar el cóctel informal de networking
3 personas
64
Anunciar la última ronda
65
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

66
Recoger bebidas y alimentos
3 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Desmontar el escenario y la decoración
3 personas
71
Empacar el equipo
2 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Recoger objetos perdidos
76
Asegurar las fotos y los vídeos
77
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 12
Sillascant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Piezas de escenariocant. 4
Taburetescant. 4
Perchero

Vajilla

Platos de cenacant. 110
Platos de postrecant. 110
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 110
Cuchilloscant. 110
Tenedorescant. 110
Cucharascant. 110
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Decoración

Banner de aniversariocant. 2
Arcos de globoscant. 2
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Cartas del menúcant. 100
Tarjetas de nombrecant. 100
Photowall
Accesorios para el photocallcant. 20
Copas de premiocant. 8
Sobres de premiocant. 8
Soportes para los ganadorescant. 2

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Bolsas de basuracant. 80
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Papel higiénicocant. 24
Toallas de papelcant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el lugar y el número estimado de asistentes. Con esa cifra podrás calcular mesas, sillas, vajilla, catering y copas sin hacer pedidos incompletos.
Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite de confirmación. Recoge en el mismo formulario las preferencias dietéticas y las necesidades de acceso.
Define las categorías, reúne las candidaturas y confirma el jurado antes de redactar el programa. Procesa las evaluaciones en una lista restringida y limita el acceso a los nombres ganadores.
Prepara los textos de intervención y la presentación con el orden exacto de cada premio. Reserva una prueba técnica de al menos 60 minutos para comprobar micrófonos, altavoces, proyector, pantalla y música.
Recoge las copas de premio antes del día del gala, no durante el montaje. Deja acreditaciones, guion, trofeos y material de presentación en una mesa de control para evitar búsquedas de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un gala de premios de aniversario?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, catering y equipo audiovisual, enviar invitaciones con 4 semanas de antelación y cerrar el jurado sin prisas.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados?: Fija la fecha límite de confirmación entre 10 y 14 días antes del evento. Así puedes ajustar las cantidades de catering, la distribución de las mesas y la vajilla antes de hacer la compra final.
¿Cuánto tiempo reservar para la prueba audiovisual?: Reserva al menos 60 minutos el mismo día del montaje. Comprueba cada micrófono inalámbrico, los altavoces, la mesa de mezclas, el portátil, el proyector y la reproducción de la presentación.
¿Cuándo se deben decidir los ganadores?: Procésalos entre 7 y 10 días antes del gala, después de reunir las evaluaciones del jurado. Guarda la lista en un documento restringido y evita incluir los nombres en el programa o las acreditaciones.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.