So organisierst du eine Jubiläums-Awardshow
Bei einer Jubiläums-Awardshow laufen Gästemanagement, Juryarbeit, Bühnenprogramm und Catering parallel. Beginne mit Termin, Location und Gästeliste; danach legst du Kategorien, Nominierte und Juryprozess fest. Erst wenn der Ablauf steht, planst du Technik, Präsentation, Moderation und Bewirtung im Detail. Plane die letzten Tage nicht für Grundsatzentscheidungen ein: Pokale, Namensschilder, Gewinnerlisten und AV-Technik müssen vorher geprüft und bereitliegen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste erstellen
2 Personen
- 2
Einladungen gestalten
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Location reservieren
- 7
Catering reservieren
- 8
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
- 9
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 10
Awardkategorien festlegen
2 Personen
- 11
Nominierte sammeln
2 Personen
- 12
Jurymitglieder bestätigen
- 13
Jurybewertungen verarbeiten
2 Personen
- 14
Gewinner geheim halten
- 15
Moderatoren bestätigen
- 16
Redetexte schreiben
2 Personen
- 17
Musikauswahl zusammenstellen
- 18
Präsentation erstellen
2 Personen
- 19
Awardpokale bestellen
- 20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Tischordnung erstellen
2 Personen
- 22
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Awardpokale abholen
- 26
Technik testen
2 Personen
- 27
Präsentation prüfen
2 Personen
- 28
Catering vorbereiten
3 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Bühne aufbauen
3 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 35
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 36
Projektor anschließen
- 37
Geschirr bereitstellen
3 Personen
- 38
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 39
Buffet aufbauen
3 Personen
- 40
Awards bereitlegen
2 Personen
- 41
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 42
Mitarbeiter briefing geben
3 Personen
- 43
Technische Generalprobe
4 Personen
Event
- 44
Gäste registrieren
3 Personen
- 45
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 46
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
- 47
Hintergrundmusik abspielen
- 48
Eröffnung präsentieren
2 Personen
- 49
Jubiläumsvideo zeigen
- 50
Erste Preisverleihungsrunde präsentieren
3 Personen
- 51
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 54
Buffet auffüllen
3 Personen
- 55
Tische abräumen
3 Personen
- 56
Zweite Preisverleihungsrunde präsentieren
3 Personen
- 57
Gewinner fotografieren
2 Personen
- 58
Dessert servieren
3 Personen
- 59
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 60
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 61
Hauptpreis überreichen
3 Personen
- 62
Dankeswort sprechen
- 63
Freien Networking-Aperitif begleiten
3 Personen
- 64
Letzte Runde ankündigen
- 65
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 66
Getränke und Speisen aufräumen
3 Personen
- 67
Geschirr sammeln
3 Personen
- 68
Abfall sammeln
3 Personen
- 69
Location reinigen
4 Personen
- 70
Bühne und Dekoration abbauen
3 Personen
- 71
Geräte einpacken
2 Personen
- 72
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 73
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 74
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 75
Fundsachen sammeln
- 76
Fotos und Videos sichern
- 77
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Rechteckige TischeAnz. 12
- StühleAnz. 100
- BuffetischeAnz. 4
- BühnenelementeAnz. 4
- HockerAnz. 4
- Kleiderständer
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 110
- DesserttellerAnz. 110
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- ChampagnergläserAnz. 110
- MesserAnz. 110
- GabelnAnz. 110
- LöffelAnz. 110
- KaffeelöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- JubiläumsbannerAnz. 2
- BallonbögenAnz. 2
- TischläuferAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 100
- NamensschilderAnz. 100
- Fotowand
- Fotowand-AccessoiresAnz. 20
- Award-PokaleAnz. 8
- AuszeichnungsumschlägeAnz. 8
- Ständer für GewinnerAnz. 2
Küche
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- KüchenzangenAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltefolieAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllsäckeAnz. 80
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenpapierAnz. 24
- PapierhandtücherAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Awardkategorien und Bewertungskriterien spätestens sechs Wochen vor der Show fest. So bleibt der Jury mindestens eine Woche für die Bewertungen, ohne dass die Gewinner zu früh im Umlauf sind.
- Schließe die Anmeldung sieben bis zehn Tage vor der Veranstaltung. Erfasse dabei Ernährungswünsche und übertrage die endgültige Personenzahl direkt in die Cateringmengen.
- Plane für Einlass, Begrüßung, Awards und Reden einen minutengenauen Ablauf. Gib Moderation und Technik spätestens drei Tage vorher die fertigen Redetexte, Präsentationen und Musikeinsätze.
- Teste Projektor, Leinwand, Mischpult, Lautsprecher und Funkmikrofone am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor dem Einlass. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ersatzbatterien und die Sichtbarkeit der Präsentation.
- Bestelle Awardpokale und bereite Namensschilder mindestens zwei Wochen vorher vor. Hole die Pokale nicht erst am Showtag ab, sondern kontrolliere Namen, Kategorien und Stückzahl am Vortag.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jubiläums-Awardshow organisieren?
- Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Location, Gästeliste und Catering. Kategorien, Jury und Technik sollten spätestens sechs Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Awardshow verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise sechs bis acht Wochen vor der Show. Setze die Anmeldefrist auf sieben bis zehn Tage vor der Veranstaltung, damit Catering und Tischordnung belastbar sind.
- Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einer Awardshow?
- Plane mindestens zwei Stunden vor dem Einlass für den Technikcheck ein. Teste jedes Mikrofon, die Präsentation, Musikübergänge und den Projektor mit der tatsächlichen Sitz- und Bühnenanordnung.
- Wann muss man Awardpokale bestellen?
- Bestelle die Pokale mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung. Kontrolliere sie spätestens am Vortag und halte eine vollständige Gewinner- und Kategorienliste für die Ausgabe bereit.
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