Organiser une soirée de remise des prix du jubilé

Une soirée de remise des prix du jubilé se prépare dans un ordre précis : d’abord les invités et le lieu, puis les catégories, le jury et le programme. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster le traiteur, les tables et les badges nominatifs. Prévoyez aussi du temps pour tester les micros, le projecteur et la présentation. Le point le plus sensible reste la coordination du jury et la confidentialité des gagnants jusqu’au moment de la cérémonie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Concevoir les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver le lieu
7
Réserver le catering
8
Réserver le matériel audiovisuel
9
Établir le programme
2 personnes
10
Définir les catégories de prix
2 personnes
11
Rassembler les nominés
2 personnes
12
Confirmer les jurés
13
Traiter les évaluations du jury
2 personnes
14
Garder les gagnants secrets
15
Confirmer les présentateurs
16
Rédiger les discours
2 personnes
17
Composer la sélection musicale
18
Préparer la présentation
2 personnes
19
Commander les coupes de récompense
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Établir le plan de table
2 personnes
22
Calculer les quantités de catering
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Récupérer les coupes de récompense
26
Tester la technique
2 personnes
27
Vérifier la présentation
2 personnes
28
Préparer le service traiteur
3 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Monter la scène
3 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer l’éclairage
2 personnes
35
Raccorder le matériel audio
2 personnes
36
Brancher le projecteur
37
Préparer la vaisselle
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Monter le buffet
3 personnes
40
Préparer les trophées
2 personnes
41
Installer la table d'inscription
2 personnes
42
Briefer les collaborateurs
3 personnes
43
Répétition générale technique
4 personnes

Événement

44
Enregistrer les invités
3 personnes
45
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
46
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
47
Diffuser de la musique d’ambiance
48
Présenter l’ouverture
2 personnes
49
Diffuser la vidéo d’anniversaire
50
Présenter le premier tour des récompenses
3 personnes
51
Servir les boissons de la pause
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Dégager les tables
3 personnes
56
Présenter le deuxième tour de remise de prix
3 personnes
57
Photographier les gagnants
2 personnes
58
Servir le dessert
3 personnes
59
Servir le café et le thé
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Présenter le prix principal
3 personnes
62
Prononcer le discours de remerciement
63
Encadrer le cocktail de réseautage libre
3 personnes
64
Annoncer le dernier tour
65
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

66
Ranger les boissons et les aliments
3 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Démonter la scène et la décoration
3 personnes
71
Emballer le matériel
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Remettre le mobilier en place
3 personnes
74
Retourner le matériel loué
2 personnes
75
Rassembler les objets trouvés
76
Sécuriser les photos et vidéos
77
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Éléments de podiumqté 4
Tabouretsqté 4
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à dessertqté 110
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 110
Couteauxqté 110
Fourchettesqté 110
Cuillèresqté 110
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Arches de ballonsqté 2
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 100
Badges nominatifsqté 100
Mur photo
Accessoires de fond photoqté 20
Coupes de récompenseqté 8
Enveloppes des récompensesqté 8
Pieds pour les gagnantsqté 2

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sacs poubelleqté 80
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Papier toiletteqté 24
Essuie-toutqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu, le traiteur et le matériel audiovisuel avant d’arrêter le programme. Pour une soirée prévue dans moins de 6 semaines, vérifiez les disponibilités le même jour et gardez au moins 2 prestataires de secours.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la cérémonie. Demandez à chaque invité ses besoins alimentaires et utilisez le nombre confirmé pour calculer les repas, les boissons, les assiettes et les verres.
Clôturez les catégories et la liste des nominés avant l’évaluation du jury. Prévoyez au moins 3 jurés par catégorie et conservez les résultats dans un fichier accessible uniquement aux personnes chargées de la cérémonie.
Faites répéter les présentateurs avec les discours et la présentation au moins 3 jours avant l’événement. Testez chaque microphone sans fil, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les rallonges sur place, plutôt que de supposer que tout fonctionnera.
Préparez la salle selon le déroulé : tables et chaises pour les invités, tables de buffet, podium et espace pour les coupes. Récupérez les trophées au plus tard la veille et vérifiez qu’il y en a un pour chaque catégorie, plus 1 ou 2 exemplaires de secours si possible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de remise des prix ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 2 premières semaines servent à réserver le lieu, le traiteur et l’audiovisuel, puis il faut compter 3 à 4 semaines pour les inscriptions, le jury et le programme.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une remise de prix ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la soirée, avec une date limite de réponse fixée 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le nombre nécessaire pour le plan de table, le catering et les besoins alimentaires.
Comment garder les gagnants secrets avant la cérémonie ?: Limitez l’accès aux résultats à 2 ou 3 personnes et utilisez un fichier séparé des documents partagés avec les présentateurs. Remettez les enveloppes ou la liste finale au responsable de scène le jour même, idéalement 2 heures avant l’ouverture.
Quand tester le matériel audiovisuel de la cérémonie ?: Faites un premier test complet au moins 3 jours avant, puis un second sur place 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Vérifiez notamment les microphones, les pieds de micro, les haut-parleurs, la table de mixage, le projecteur et les câbles.

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