Een jazzfestival organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en bezoekerscapaciteit voordat je artiesten of leveranciers vastlegt. Controleer daarna vergunningen, maak een realistisch budget en bevestig de optredens met hun technische wensen. Open de ticketverkoop pas wanneer programma, prijzen en capaciteit kloppen. In de laatste weken draait alles om de techniekplanning, artiestenritten, cateringhoeveelheden en duidelijke crewbladen. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, onduidelijke programmaorde of te late artiesteninformatie op de festivaldag problemen veroorzaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
2 personen
3
Artiesten bevestigen
2 personen
4
Optredens inplannen
2 personen
5
Technische wensen verzamelen
2 personen
6
Leveranciers vastleggen
2 personen
7
Budget en prijzen vastleggen
2 personen
8
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
9
Ticketverkoop openen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Promotie publiceren
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Artiesteninformatie versturen
15
Programmaorden controleren
2 personen
16
Reserveringen maken
2 personen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Boodschappenlijst afronden
2 personen
19
Techniekplanning afronden
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Artiestenritten bevestigen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koud zetten
3 personen
24
Catering voorbereiden
4 personen
25
Programma- en crewbladen printen
26
Kassa en polsbandjes klaarleggen
2 personen
27
Locatie vrijmaken
4 personen
28
Podium opbouwen
5 personen
29
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
30
Instrumenten klaarzetten
3 personen
31
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
32
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Bar opbouwen
3 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Verlichting testen
2 personen
38
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
39
Podiumwissels doornemen
3 personen
40
Artiesten ontvangen
2 personen
41
Kleedruimtes inrichten
2 personen
42
Entreebalie inrichten
2 personen
43
Publieksruimte controleren
3 personen

Event

44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Tickets controleren
3 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Openingsoptreden begeleiden
3 personen
48
Optredens begeleiden
4 personen
49
Artiesten aankondigen
50
Dranken serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
55
Publiek begeleiden
3 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Geluidsniveau controleren
59
Avondprogramma begeleiden
3 personen
60
Laatste optreden afronden
3 personen

Nazorg

61
Bar sluiten
3 personen
62
Artiesten uitzwaaien
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
3 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afval afvoeren
3 personen
66
Meubilair afbreken
4 personen
67
Podium afbreken
5 personen
68
Geluidsapparatuur inpakken
4 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Voorraad tellen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
75
Borg en kassa afhandelen
2 personen
76
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrap
Statafelsaantal 12
Tafelsaantal 16
Stoelenaantal 120
Barbladenaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 8
Stemapparaataantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Batterijlampenaantal 10

Servies

Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplateausaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Podiumachterdoek
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek per optreden en verzamel de wensen van alle artiesten uiterlijk enkele weken vooraf. Controleer per act microfoons, DI-boxen, monitoren, muzieklessenaars en aansluitingen; één ontbrekende DI-box kan de soundcheck vertragen.
Leg de dagindeling vast met blokken voor opbouw, soundchecks, optredens en afbouw. Reserveer per artiest minstens 30 minuten voor soundcheck en zet wisseltijden zichtbaar op het programma- en crewblad.
Bepaal de capaciteit voordat je tickets verkoopt en houd rekening met vrije ruimte rond podium, bar en looproutes. Regel podiumdelen, een podiumtrap en kabelgoten op basis van de gekozen opstelling, niet pas op de festivaldag.
Bereken catering en drank per verwacht bezoekersaantal en controleer dieetwensen vooraf. Zet dranken enkele uren voor opening koud en tel drinkglazen, wijnglazen, koffiekopjes en borden apart voor publiek, artiesten en crew.
Maak één artiestenmap met contactgegevens, aankomsttijd, ritbevestiging, kleedkamerinformatie en programmaorde. Print op de dag zelf meerdere exemplaren van de crewbladen en controleer de weersverwachting voordat je buitenverlichting of podiumonderdelen opbouwt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jazzfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Daarmee houd je tijd over voor vergunningen, artiestencontracten, ticketverkoop, leveranciers en technische voorbereiding.
Wanneer moet ik artiesten voor een jazzfestival boeken?: Leg artiesten idealiter 4 tot 6 maanden vooraf vast. Vraag hun technische wensen direct op en bevestig ritten, aankomsttijden en programmaorde uiterlijk 2 weken voor het festival.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jazzfestival?: Plan minimaal 6 uur voor podium, geluid, licht en publieksruimte bij een kleinschalig festival. Trek extra tijd uit voor soundchecks: reken ongeveer 30 minuten per act plus 30 minuten buffer.
Wanneer open je de ticketverkoop voor een jazzfestival?: Open de verkoop zodra datum, locatie, capaciteit, prijzen en het eerste programma definitief zijn, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Zo voorkom je dat je verkochte tickets moet aanpassen door een gewijzigde capaciteit of programmering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.