Cómo organizar un festival de jazz sin perder el control

Organizar un festival de jazz exige coordinar artistas, permisos, sonido, público y catering en un orden concreto. Empieza por cerrar la fecha, el recinto y la capacidad máxima; después confirma artistas y necesidades técnicas antes de abrir la venta de entradas. El programa, los desplazamientos y la información para cada músico deben quedar cerrados con antelación. Los fallos más habituales aparecen en el montaje técnico, la comunicación con los artistas y las compras de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos
2 personas
3
Confirmar a los artistas
2 personas
4
Planificar las actuaciones
2 personas
5
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
6
Confirmar proveedores
2 personas
7
Fijar presupuesto y premios
2 personas
8
Determinar la capacidad de visitantes
2 personas
9
Abrir la venta de entradas
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Publicar la promoción
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Enviar la información de los artistas
15
Comprobar el orden del programa
2 personas
16
Hacer reservas
2 personas
17
Calcular las cantidades de catering
2 personas
18
Finalizar la lista de compras
2 personas
19
Finalizar la planificación técnica
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Confirmar los desplazamientos de los artistas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar las bebidas
3 personas
24
Preparar el catering
4 personas
25
Imprimir programas y hojas del equipo
26
Dejar preparada la caja y las pulseras
2 personas
27
Despejar el lugar
4 personas
28
Montar el escenario
5 personas
29
Instalar el sistema de sonido
4 personas
30
Preparar los instrumentos
3 personas
31
Montar la instalación de iluminación
3 personas
32
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Montar la barra
3 personas
35
Montar el bufé de catering
3 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Probar la iluminación
2 personas
38
Realizar la prueba de sonido
4 personas
39
Repasar los cambios de escenario
3 personas
40
Recibir a los artistas
2 personas
41
Montar los vestuarios
2 personas
42
Montar el mostrador de entrada
2 personas
43
Inspeccionar el área de público
3 personas

Evento

44
Recibir a los visitantes
4 personas
45
Comprobar las entradas
3 personas
46
Repartir el programa
2 personas
47
Coordinar la actuación de apertura
3 personas
48
Coordinar las actuaciones
4 personas
49
Anunciar a los artistas
50
Servir las bebidas
4 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Servir los platos de dieta
2 personas
55
Guiar al público
3 personas
56
Comprobar los baños
2 personas
57
Recoger la basura
2 personas
58
Comprobar el nivel de sonido
59
Coordinar el programa de la noche
3 personas
60
Cerrar la última actuación
3 personas

Seguimiento

61
Cerrar el bar
3 personas
62
Despedir a los artistas
2 personas
63
Apagar el equipo
3 personas
64
Recoger la vajilla
3 personas
65
Retirar los residuos
3 personas
66
Desmontar el mobiliario
4 personas
67
Desmontar el escenario
5 personas
68
Empaquetar el equipo de sonido
4 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Contar el inventario
2 personas
73
Recoger objetos perdidos
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Gestionar la fianza y la caja
2 personas
76
Guardar los restos refrigerados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escalera del escenario
Mesas altascant. 12
Mesascant. 16
Sillascant. 120
Bandejas de barcant. 3
Sillas del vestuariocant. 12
Percheroscant. 4
Papeleracant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 8
Aparato de votacióncant. 2

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Lámparas de bateríacant. 10

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas para servircant. 20
Cucharonescant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cuencoscant. 24
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Mantelescant. 16
Telón de fondo del escenario
Atriles para programascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Credencialescant. 40
Portabadgescant. 40

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto, los permisos y la capacidad antes de anunciar el festival. Sin esos cuatro datos, la venta de entradas puede superar el aforo permitido o dejarte sin tiempo para adaptar el programa.
Confirma a cada artista y recopila sus necesidades técnicas antes de contratar el equipo. La mesa de mezclas, los monitores, los micrófonos, las cajas DI y los atriles deben corresponder al programa real, no a una estimación general.
Define el orden de las actuaciones y compártelo con artistas, equipo y proveedores al menos 7 días antes. Incluye horarios de llegada, pruebas de sonido, desplazamientos y cambios de escenario para evitar retrasos entre conciertos.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas, y termina la lista de compras 2 o 3 días antes. Reserva parte de las bebidas para el equipo y comprueba que haya vasos, copas, tazas y platos suficientes para cada servicio.
Haz una revisión técnica completa antes de abrir las puertas: prueba altavoces, subwoofers, monitores, focos, cables, regletas y canaletas. Lleva también programas impresos y hojas del equipo; suelen olvidarse hasta la mañana del festival.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de jazz?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si participan varios artistas y necesitas permisos, proveedores y venta de entradas. Deja cerrados el programa, el equipo técnico y los desplazamientos como mínimo 2 semanas antes.
¿Cuándo se deben confirmar los artistas de un festival de jazz?: Confírmalos antes de publicar la promoción y, preferiblemente, entre 8 y 12 semanas antes del evento. Pide sus necesidades técnicas y de desplazamiento en el momento de la confirmación para poder ajustar el presupuesto.
¿Cuánto catering calcular para un festival de jazz?: Calcula las raciones según el número de visitantes inscritos, el equipo y los artistas, y añade un margen del 10 al 15 %. Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y haz la compra 2 o 3 días antes.
¿Cuándo se hace la prueba de sonido?: Programa la prueba de sonido entre 3 y 5 horas antes de la primera actuación, según el número de artistas y los cambios de escenario. Comprueba cada micrófono, monitor, DI, cable y canal antes de que llegue el público.

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