Jazzfestival organisieren: Der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Künstler oder Lieferanten endgültig bestätigst. Plane für Rückmeldungen von Behörden und Veranstaltungsort mindestens 4 bis 8 Wochen Puffer ein.
• Lege die Besucherkapazität und Preise fest, bevor der Ticketverkauf öffnet. So stimmen Einlassplanung, Sitzplätze, Stehtische, Gläser und Cateringmengen mit der erwarteten Besucherzahl überein.
• Sammle die technischen Anforderungen jedes Acts schriftlich und gleiche sie mindestens 3 Wochen vorher mit Mischpult, Lautsprechern, Monitoren, Mikrofonen, DI-Boxen und Kabeln ab. Fehlende Kabel oder Bühnenmonitore fallen am Veranstaltungstag zu spät auf.
• Schicke Künstler- und Crewinformationen nicht erst am Vortag. Versende Anfahrten, Auftrittszeiten, Umkleidehinweise und Kontaktpersonen mindestens 7 Tage vorher und bestätige Künstlerfahrten anschließend noch einmal.
• Prüfe Wettervorhersage, Programmablauf und Reservierungen am Vortag. Stelle Getränke rechtzeitig kalt, bereite Catering und Beschilderung vor und drucke Programm- sowie Crewblätter, damit am Einlass und hinter der Bühne keine Rückfragen entstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Jazzfestival organisieren?

Starte idealerweise 6 bis 12 Monate vorher, besonders wenn mehrere Künstler, Genehmigungen und ein Ticketverkauf dazugehören. Die konkrete Technik- und Ablaufplanung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin abgeschlossen sein.

Wann sollte man die Künstler für ein Jazzfestival buchen?

Bestätige die Künstler möglichst 4 bis 9 Monate vor dem Festival, bevor Werbung und Ticketverkauf beginnen. Hole danach technische Anforderungen, Auftrittsdauer und Transferbedarf schriftlich ein.

Wie viel Getränke braucht man bei einem Jazzfestival?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Plane zusätzlich alkoholfreie Getränke ein und stimme die Menge auf Dauer, Wetter und Catering ab.

Wann muss die Technik für ein Jazzfestival fertig geplant sein?

Schließe die Technikplanung mindestens 3 Wochen vor dem Festival ab. Prüfe am Vortag noch einmal Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Monitore, Mikrofone, Kabel, Stromversorgung und Bühnenbeleuchtung.