Organiser un festival de jazz : la méthode

Un festival de jazz se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme un parcours pour le public. Commence par confirmer la date, le lieu, les autorisations et les artistes avant d’ouvrir la billetterie. En parallèle, fixe la capacité d’accueil, le budget et les besoins de scène : sonorisation, éclairage, mobilier et circulation. Les dernières semaines servent à verrouiller les horaires, les trajets, la restauration et les documents de l’équipe, plutôt qu’à improviser des solutions le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
2 personnes
3
Confirmer les artistes
2 personnes
4
Planifier les spectacles
2 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Valider les fournisseurs
2 personnes
7
Définir le budget et les prix
2 personnes
8
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
9
Ouvrir la billetterie
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Envoyer les informations sur les artistes
15
Vérifier les ordres du programme
2 personnes
16
Faire les réservations
2 personnes
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Finaliser la liste de courses
2 personnes
19
Finaliser la planification technique
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Confirmer les trajets des artistes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Mettre les boissons au frais
3 personnes
24
Préparer le service traiteur
4 personnes
25
Imprimer les feuilles du programme et de l’équipe
26
Préparer la caisse et les bracelets
2 personnes
27
Dégager le lieu
4 personnes
28
Monter la scène
5 personnes
29
Installer le système de sonorisation
4 personnes
30
Installer les instruments
3 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Monter le bar
3 personnes
35
Monter le buffet traiteur
3 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Tester l’éclairage
2 personnes
38
Effectuer la vérification du son
4 personnes
39
Passer en revue les changements de scène
3 personnes
40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Aménager les vestiaires
2 personnes
42
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
43
Vérifier l’espace public
3 personnes

Événement

44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Vérifier les billets
3 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Encadrer la représentation d’ouverture
3 personnes
48
Accompagner les spectacles
4 personnes
49
Annoncer les artistes
50
Servir les boissons
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Servir les plats diététiques
2 personnes
55
Guider le public
3 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Vérifier le niveau sonore
59
Encadrer le programme du soir
3 personnes
60
Clore la dernière prestation
3 personnes

Suivi

61
Fermer le bar
3 personnes
62
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
3 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Évacuer les déchets
3 personnes
66
Démonter le mobilier
4 personnes
67
Démonter la scène
5 personnes
68
Ranger le matériel audio
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Compter le stock
2 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Rendre le matériel loué
2 personnes
75
Gérer la caution et la caisse
2 personnes
76
Stocker les restes au frais
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Tables hautesqté 12
Tablesqté 16
Chaisesqté 120
Sous-mains de barqté 3
Chaises des vestiairesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 8
Balançoireqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à batterieqté 10

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Petits bolsqté 24
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Nappesqté 16
Fond de scène
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la programmation avant de communiquer : réserve au moins 30 minutes entre deux formations si un changement de plateau est nécessaire, et transmets rapidement les besoins techniques de chaque artiste.
Dimensionne l’accueil sur la capacité réelle du lieu, pas sur une estimation optimiste. Prévoyez les chaises, tables, portants, vestiaire et poubelles avant l’ouverture de la billetterie.
Traite la technique comme un dossier séparé : vérifie la table de mixage, les haut-parleurs, les retours, les microphones, les boîtiers DI, les câbles et les rallonges au moins 2 semaines avant le festival.
Calcule la restauration à partir des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis. Fais les courses assez tôt pour refroidir les boissons et préparer le service sans empiéter sur les balances.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant l’événement, puis confirme les trajets des artistes et imprime les feuilles de programme et de l’équipe la veille. Ce sont des détails souvent repoussés jusqu’au moment où ils bloquent l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de jazz ?: Prévoyez au minimum 3 à 6 mois pour confirmer le lieu, les autorisations, les artistes, les fournisseurs et la technique. Commencez plus tôt si plusieurs formations ou une billetterie payante sont prévues.
Quand ouvrir la billetterie d’un festival de jazz ?: Ouvrez-la une fois la date, le lieu, la capacité d’accueil, les prix et une programmation suffisamment stable confirmés. En pratique, cela peut se faire 6 à 8 semaines avant le festival, afin de laisser le temps aux inscriptions.
Quand vérifier la technique pour un festival de jazz ?: Recueillez les besoins des artistes au moins 4 semaines avant, puis finalisez le plan technique 2 semaines avant. Contrôlez le jour du montage les microphones, retours, câbles, multiprises, éclairage et circulation au sol.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un festival de jazz ?: Pour le premier service, comptez généralement 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la présence d’un bar. Mettez les boissons au frais le jour précédent lorsque c’est possible et gardez une réserve séparée pour l’équipe et les artistes.

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