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So organisierst du ein Jazzfestival

Ein Jazzfestival gelingt, wenn Programm, Technik und Gästebetreuung früh aufeinander abgestimmt werden. Beginne mit Künstlerprogramm, Musikrechten und dem Veranstaltungsort, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Technikcheck, Catering, Getränke, Einlass und die Übergabe des Ortes. Plane außerdem feste Zeitfenster für Künstlerinformationen, Aufbau und Soundcheck ein – diese Punkte werden sonst oft erst am Veranstaltungstag bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Festivalseite veröffentlichen

  • 2

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 3

    Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • 4

    Ernährungswünsche erfassen

  • 5

    Künstlerprogramm bestätigen

    2 Personen

  • 6

    Künstlerinformationen sammeln

  • 7

    Künstlerempfang vorbereiten

    2 Personen

  • 8

    Musikinstrumente inventarisieren

    2 Personen

  • 9

    Musikrechte prüfen

  • 10

    Programme drucken lassen

  • 11

    Armbänder bereitlegen

  • 12

    Reservierungen vornehmen

  • 13

    Catering bestellen

  • 14

    Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • 15

    Einkaufen gehen

    3 Personen

  • 16

    Getränke gekühlt bereitstellen

    2 Personen

  • 17

    Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • 18

    Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • 19

    Barvorrat bereitstellen

    3 Personen

  • 20

    Kasse und Zahlungsmittel testen

    2 Personen

  • 21

    Bargeld bereitlegen

  • 22

    Einlasskontrolle vorbereiten

    2 Personen

  • 23

    Ort sauber übergeben

    3 Personen

  • 24

    Tische aufstellen

    4 Personen

  • 25

    Stühle aufstellen

    4 Personen

  • 26

    Bühnenbereich freimachen

    3 Personen

  • 27

    Musikanlage aufbauen

    4 Personen

  • 28

    Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • 29

    Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • 30

    Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • 31

    Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • 32

    Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • 33

    Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • 34

    Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • 35

    Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • 36

    Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • 37

    Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • 38

    Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen

Event

  • 39

    Künstler empfangen

    2 Personen

  • 40

    Besucher begrüßen

    3 Personen

  • 41

    Zugang kontrollieren

    3 Personen

  • 42

    Programme ausgeben

    2 Personen

  • 43

    Armbänder verteilen

    2 Personen

  • 44

    Künstler betreuen

    2 Personen

  • 45

    Auftritte ankündigen

  • 46

    Bühnenwechsel begleiten

    3 Personen

  • 47

    Lautstärke kontrollieren

  • 48

    Bar öffnen

    3 Personen

  • 49

    Getränke servieren

    4 Personen

  • 50

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 51

    Snacks servieren

    3 Personen

  • 52

    Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • 53

    Tische abräumen

    3 Personen

  • 54

    Mülleimer leeren

    2 Personen

  • 55

    Toiletten zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • 56

    Bestand im Blick behalten

  • 57

    Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • 58

    Fundgegenstände registrieren

  • 59

    Letzten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • 60

    Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • 61

    Bar schließen

    3 Personen

  • 62

    Kasse abschließen

    2 Personen

  • 63

    Reste kühlen

    2 Personen

  • 64

    Instrumente einpacken

    3 Personen

  • 65

    Tonanlage abbauen

    4 Personen

  • 66

    Beleuchtung abbauen

    3 Personen

  • 67

    Mobiliar abbauen

    4 Personen

  • 68

    Dekoration entfernen

    3 Personen

  • 69

    Abfall sammeln

    4 Personen

  • 70

    Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • 71

    Location reinigen

    4 Personen

  • 72

    Toiletten reinigen

    2 Personen

  • 73

    Materialien prüfen

    2 Personen

  • 74

    Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • 75

    Abfall entsorgen

    2 Personen

  • 76

    Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 10
  • CocktailtischeAnz. 6
  • StühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 12
  • BühnenelementeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • KlappwagenAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 100
  • BiergläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

  • Mischpult
  • BühnenlautsprecherAnz. 2
  • MonitorlautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • D-I-BoxenAnz. 4
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • KopfhörerAnz. 2
  • Laptop

Beleuchtung

  • LED-PAR-ScheinwerferAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 10
  • StehlampenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • BühnenhintergründeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 16
  • MenükartenAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • KlebehakenAnz. 40
  • TischnummernAnz. 16

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4
  • BrotkörbeAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HandfegerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionsspenderAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 20
  • FeuerlöscherAnz. 2

Papierwaren

  • ProgrammhefteAnz. 250
  • ArmbänderAnz. 250
  • VerzehrbonsAnz. 1500
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • StifteAnz. 20

Sonstiges

  • WerkzeugkofferAnz. 2
  • KabelbinderAnz. 200
  • Gaffer TapeAnz. 8
  • RegenschirmeAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige das Künstlerprogramm früh und sammle die technischen Informationen jeder Band: benötigte Mikrofone, DI-Boxen, Instrumentenkabel, Monitore und Anschlüsse. So erkennst du fehlendes Equipment nicht erst beim Soundcheck.
  • Prüfe die Musikrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Änderungen am Line-up oder an der Spieldauer können die Anmeldung und den Ablauf beeinflussen.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Ernährungswünsche und die erwartete Gästezahl erfasst werden können. Bestelle Catering und Getränke anschließend mit einer kleinen Reserve, statt die Mengen Wochen vorher endgültig festzulegen.
  • Plane den Aufbau in einer festen Reihenfolge: Bühnenelemente und Lautsprecher zuerst, danach Mischpult und Kabel, anschließend Tische, Stühle, Bar und Kaffeestation. Teste Kasse und Zahlungsmittel spätestens am Vortag.
  • Bereite den Künstlerempfang getrennt vom Einlass vor und stelle Wasser, Gläser sowie einen klaren Ansprechpartner bereit. Lege Armbänder und Bargeld vor dem Einlass aus; beides wird häufig erst gesucht, wenn die ersten Gäste warten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jazzfestival organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Künstlerprogramm, Veranstaltungsort und Musikrechten. Technik, Catering und Einladungen lassen sich danach auf die bestätigte Planung abstimmen.
Wann sollte man die Musikrechte für ein Jazzfestival prüfen?
Prüfe sie vor der Veröffentlichung des Programms, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. So bleibt Zeit, Angaben zu Besetzung, Spielzeiten oder Veranstaltungsort zu korrigieren.
Wie viel Technik braucht ein Jazzfestival?
Das hängt von der Zahl der Bands und der Raumgröße ab, aber der Bedarf sollte pro Künstler spätestens 2 Wochen vorher feststehen. Erstelle dafür eine Liste mit Mikrofonen, Monitorlautsprechern, DI-Boxen, Kabeln und Mischpultkanälen.
Wann sollte man Catering und Getränke bestellen?
Bestelle Catering und Getränke, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind, meist 7 bis 10 Tage vor dem Festival. Gekühlte Getränke, Snacks und Bargeld bereitest du am Veranstaltungstag mit einem festen Zeitpuffer vor.

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