Zo organiseer je een jazzconcert

Begin met de datum, het programma en de zaal; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna de jazzband, geluidsleverancier en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vanaf het begin met één bezoekerslijst, inclusief dieetwensen en toegangsafspraken. In de laatste week draait het vooral om bevestigen, controleren en klaarzetten: van muziekrechten en apparatuur tot routebordjes, drankkoeling en de sleutel van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Jazzband contracteren
4
Muziekrechten controleren
5
Geluidsleverancier reserveren
6
Catering reserveren
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekerslijst bijwerken
12
Programma afdrukken
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Routebordjes maken
15
Weersverwachting controleren
16
Bevestiging naar band sturen
17
Cateringhoeveelheden bevestigen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Catering voorbereiden
3 personen
21
Apparatuur controleren
2 personen
22
Contactlijst afdrukken
23
Sleutels en toegang regelen
24
Zaal openen
2 personen
25
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
26
Zaal schoonmaken
3 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Entree inrichten
2 personen
30
Garderobe inrichten
2 personen
31
Podiumzone vrijmaken
3 personen
32
Instrumenten lossen
4 personen
33
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
34
Microfoons aansluiten
2 personen
35
Verlichting opstellen
2 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Bar inrichten
3 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Buffet klaarzetten
3 personen
40
Programma's klaarleggen
41
Garderobe labelen
2 personen
42
Soundcheck uitvoeren
4 personen
43
Artiesten ontvangen
2 personen
44
Artiestenruimte inrichten
2 personen
45
Entreepersoneel instrueren
2 personen
46
Barpersoneel instrueren
2 personen
47
Licht en geluid testen
3 personen

Event

48
Deuren openen
3 personen
49
Bezoekers ontvangen
4 personen
50
Tickets controleren
2 personen
51
Programma's uitdelen
2 personen
52
Garderobe beheren
2 personen
53
Dranken serveren
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Eerste set aankondigen
57
Eerste jazzset begeleiden
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Buffet bijvullen
2 personen
60
Pauze aankondigen
61
Tafels afruimen
2 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Tweede set aankondigen
64
Tweede jazzset begeleiden
3 personen
65
Artiesten verzorgen
2 personen
66
Avondprogramma aankondigen
67
Derde jazzset begeleiden
3 personen
68
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
69
Laatste set aankondigen
70
Laatste jazzset begeleiden
3 personen
71
Afsluiting aankondigen
72
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
73
Garderobe afronden
2 personen
74
Bar sluiten
3 personen

Nazorg

75
Apparatuur uitschakelen
2 personen
76
Instrumenten inpakken
4 personen
77
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
78
Verlichting afbreken
2 personen
79
Servies verzamelen
3 personen
80
Servies afwassen
3 personen
81
Bar schoonmaken
2 personen
82
Buffet opruimen
2 personen
83
Afval verzamelen
3 personen
84
Zaal schoonmaken
4 personen
85
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
86
Decoratie verwijderen
2 personen
87
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
88
Locatie afsluiten
2 personen
89
Apparatuur retourneren
2 personen
90
Restanten retourneren
2 personen
91
Huurmaterialen controleren
2 personen
92
Gevonden voorwerpen afhandelen
93
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Bistrotafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Bar
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Mengpaneel
Microfoonsaantal 5
Microfoonstatievenaantal 5
Luidsprekersaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Reservebatterijenaantal 20

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 3

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Servettenhoudersaantal 12
Menustandaardsaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Routebordjesaantal 8
Garderobelabelsaantal 250

Schoonmaak

Schoonmaakkar
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer zaal, band en geluidsleverancier in dezelfde planningsronde. Controleer uiterlijk enkele weken voor het concert of de bandbevestiging, het programma en de technische afspraken nog kloppen.
Plan een aparte techniekcontrole vóór de deuren opengaan. Test microfoons, mengpaneel, DI-boxen, monitorluidsprekers en instrumentkabels; leg verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen daarna op een vaste plek.
Sluit de bezoekerslijst niet pas bij binnenkomst. Verzamel dieetwensen vooraf, druk naamkaartjes en programma’s op tijd af en geef de catering een definitief aantal in plaats van een schatting op de dag zelf.
Maak de zaalindeling vóór de opbouw concreet. Bepaal waar stoelen, bistrotafels, buffettafels, bar en garderoberekken komen, zodat bezoekersstromen en kabelroutes elkaar niet kruisen.
Regel toegang en veiligheid als een eigen onderdeel van de voorbereiding. Zorg vóór de opbouw voor sleutels, een contactlijst, routebordjes en een korte veiligheidscontrole; controleer ook de weersverwachting als bezoekers buiten moeten wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jazzconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met zaal, datum, programma en jazzband. Reserveer geluidsleverancier en catering zodra de datum vaststaat, zodat je in de laatste week alleen nog hoeft te bevestigen.
Wanneer moet ik de jazzband boeken?: Boek de band idealiter 6 tot 10 weken voor het concert en leg datum, speeltijden, pauzes en technische wensen schriftelijk vast. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf nog een bevestiging met programma en aankomsttijd.
Hoe regel ik het geluid voor een jazzconcert?: Reserveer de geluidsinstallatie minstens 4 weken vooraf en plan op de concertdag minimaal 90 minuten voor opbouw en test. Controleer microfoons, luidsprekers, monitoren, DI-boxen, kabels en stroom voordat het publiek binnenkomt.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen definitief doorgeven?: Vraag dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf op en werk de bezoekerslijst daarna dagelijks bij. Bevestig aantallen, dranken en servies uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het concert aan de cateraar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.