Cómo organizar un concierto de jazz sin perder el control

Organizar un concierto de jazz exige coordinar la sala, la banda, el sonido y la atención a los asistentes en un orden preciso. Empieza por fijar la fecha, el programa y el aforo antes de contratar proveedores o enviar invitaciones. Después, confirma las necesidades técnicas de los músicos y cierra el catering según las inscripciones. La última semana se centra en cantidades, accesos, montaje y una prueba completa del equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sede y la sala
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Contratar banda de jazz
4
Comprobar los derechos de música
5
Reservar proveedor de sonido
6
Reservar el catering
7
Diseñar invitaciones
8
Enviar invitaciones
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Actualizar la lista de visitantes
12
Imprimir el programa
2 personas
13
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
14
Hacer carteles de ruta
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Enviar confirmación a la banda
17
Confirmar las cantidades de catering
18
Hacer la compra
3 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar el catering
3 personas
21
Comprobar el equipo
2 personas
22
Imprimir la lista de contactos
23
Gestionar llaves y acceso
24
Abrir la sala
2 personas
25
Realizar el control de seguridad
2 personas
26
Limpiar la sala
3 personas
27
Colocar las sillas
4 personas
28
Montar mesas
3 personas
29
Montar la entrada
2 personas
30
Montar el guardarropa
2 personas
31
Despejar la zona del escenario
3 personas
32
Descargar los instrumentos
4 personas
33
Montar el sistema de sonido
3 personas
34
Conectar los micrófonos
2 personas
35
Montar la iluminación
2 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Montar la barra
3 personas
38
Montar el punto de café
2 personas
39
Preparar el buffet
3 personas
40
Preparar los programas
41
Etiquetar el guardarropa
2 personas
42
Hacer la prueba de sonido
4 personas
43
Recibir a los artistas
2 personas
44
Montar la zona de artistas
2 personas
45
Instruir al personal de entrada
2 personas
46
Instruir al personal del bar
2 personas
47
Probar la luz y el sonido
3 personas

Evento

48
Abrir las puertas
3 personas
49
Recibir a los visitantes
4 personas
50
Comprobar las entradas
2 personas
51
Repartir programas
2 personas
52
Gestionar el guardarropa
2 personas
53
Servir las bebidas
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Anunciar la primera serie
57
Acompañar la primera sesión de jazz
3 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Reponer el bufé
2 personas
60
Anunciar el descanso
61
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
62
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
63
Anunciar el segundo set
64
Coordinar el segundo set de jazz
3 personas
65
Atender a los artistas
2 personas
66
Anunciar el programa de la noche
67
Guiar el tercer set de jazz
3 personas
68
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
69
Anunciar el último set
70
Coordinar el último set de jazz
3 personas
71
Anunciar el cierre
72
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
73
Terminar el guardarropa
2 personas
74
Cerrar el bar
3 personas

Seguimiento

75
Apagar el equipo
2 personas
76
Empacar instrumentos
4 personas
77
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
78
Desmontar la iluminación
2 personas
79
Recoger la vajilla
3 personas
80
Lavar la vajilla
3 personas
81
Limpiar la barra
2 personas
82
Recoger el buffet
2 personas
83
Recoger la basura
3 personas
84
Limpiar la sala
4 personas
85
Retirar sillas y mesas
4 personas
86
Retirar la decoración
2 personas
87
Recoger objetos perdidos
2 personas
88
Cerrar el recinto
2 personas
89
Devolver el equipo
2 personas
90
Devolver los restos
2 personas
91
Comprobar el material de alquiler
2 personas
92
Gestionar objetos perdidos
93
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesas bistrocant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Bar
Percheroscant. 4
Taburetescant. 6

Equipo

Equipo de sonido
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 5
Soportes de micrófonocant. 5
Altavocescant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Cajas DIcant. 3
Cables de instrumentoscant. 10
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Bridascant. 100
Baterías de repuestocant. 20

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Luces decorativascant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 3

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Mantelescant. 16
Porta-servilletascant. 12
Atriles para menúcant. 12
Arreglos floralescant. 8
Paños decorativoscant. 6
Carteles de rutacant. 8
Etiquetas para guardarropacant. 250

Limpieza

Carro de limpieza
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala y la banda antes de diseñar las invitaciones: necesitas tener confirmados la fecha, el horario del programa y el aforo para no rehacer toda la comunicación.
Pide las necesidades técnicas de la banda con al menos 2 semanas de antelación. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, monitores, cajas DI, cables y tomas eléctricas antes de que llegue el público.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 5 días antes del concierto. Con esa cifra confirma las cantidades de catering, vasos, copas, platos y cubiertos, en lugar de calcular solo según el aforo máximo.
Prepara la circulación de la sala antes del montaje: coloca carteles de ruta, percheros, mesas y sillas sin bloquear cables ni salidas. Revisa también llaves, acceso y control de seguridad antes de abrir.
El día anterior enfría las bebidas y deja impresos el programa, las tarjetas de nombre y la lista de contactos. Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura para comprobar sonido, iluminación, cables, baterías y la disposición de la sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que contratar una banda de jazz?: Intenta confirmar la banda al menos 6 semanas antes del concierto. Así puedes cerrar el programa, revisar sus necesidades técnicas y enviar invitaciones con información definitiva.
¿Cuándo hay que cerrar el número de asistentes para el catering?: Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 5 días antes del evento. Confirma entonces las cantidades con el proveedor y añade solo un pequeño margen, no el aforo completo de la sala.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido de un concierto de jazz?: Reserva al menos 2 horas antes de la llegada del público para montar y probar el equipo. Incluye una prueba de micrófonos, monitores, altavoces, mesa de mezclas y conexiones eléctricas.
¿Qué se suele olvidar al organizar un concierto de jazz?: Lo que más se retrasa son los derechos de música, las llaves de acceso y la confirmación final de la banda. Comprueba los derechos con varias semanas de margen y confirma horario, llegada y necesidades técnicas 48 horas antes.

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