Ein Jazzkonzert Schritt für Schritt organisieren

Ein Jazzkonzert steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung: Erst legst du Termin, Programm und Saal fest, danach buchst du Band, Technik und Catering. Früh geklärte Musikrechte und ein realistischer Ablauf verhindern teure Nacharbeiten. In den letzten Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Mengen und den Zugang zum Saal. Am Veranstaltungstag müssen Aufbau, Beschilderung, Soundcheck und Sicherheitskontrolle vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
3
Jazzband engagieren
4
Musikrechte prüfen
5
Soundanbieter reservieren
6
Catering reservieren
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Besucherliste aktualisieren
12
Programm drucken
2 Personen
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Wegweiser erstellen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Bestätigung an die Band schicken
17
Cateringmengen bestätigen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Catering vorbereiten
3 Personen
21
Ausrüstung prüfen
2 Personen
22
Kontaktliste ausdrucken
23
Schlüssel und Zugang organisieren
24
Saal öffnen
2 Personen
25
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
26
Saal reinigen
3 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Tische aufstellen
3 Personen
29
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
30
Garderobe einrichten
2 Personen
31
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
32
Instrumente entladen
4 Personen
33
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
34
Mikrofone anschließen
2 Personen
35
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
2 Personen
37
Bar einrichten
3 Personen
38
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
39
Buffet vorbereiten
3 Personen
40
Programme bereitlegen
41
Garderobe beschriften
2 Personen
42
Soundcheck durchführen
4 Personen
43
Künstler empfangen
2 Personen
44
Künstlerraum einrichten
2 Personen
45
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
46
Barpersonal einweisen
2 Personen
47
Licht und Ton testen
3 Personen

Event

48
Türen öffnen
3 Personen
49
Besucher empfangen
4 Personen
50
Tickets kontrollieren
2 Personen
51
Programme ausgeben
2 Personen
52
Garderobe verwalten
2 Personen
53
Getränke servieren
3 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Erste Set ankündigen
57
Erste Jazz-Set begleiten
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Buffet nachfüllen
2 Personen
60
Pause ankündigen
61
Tische abräumen
2 Personen
62
Mülleimer leeren
2 Personen
63
Zweite Set ankündigen
64
Zweite Jazz-Set begleiten
3 Personen
65
Künstler betreuen
2 Personen
66
Abendprogramm ankündigen
67
Drittes Jazz-Set begleiten
3 Personen
68
Besucherfragen beantworten
2 Personen
69
Letzte Set ankündigen
70
Letzte Jazz-Set betreuen
3 Personen
71
Abschluss ankündigen
72
Besucher verabschieden
3 Personen
73
Garderobe abschließen
2 Personen
74
Bar schließen
3 Personen

Nachbereitung

75
Geräte ausschalten
2 Personen
76
Instrumente einpacken
4 Personen
77
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
78
Beleuchtung abbauen
2 Personen
79
Geschirr sammeln
3 Personen
80
Geschirr abwaschen
3 Personen
81
Bar reinigen
2 Personen
82
Buffet aufräumen
2 Personen
83
Abfall sammeln
3 Personen
84
Saal reinigen
4 Personen
85
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
86
Dekoration entfernen
2 Personen
87
Fundsachen sammeln
2 Personen
88
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
89
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
90
Restbestände zurückgeben
2 Personen
91
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
92
Fundsachen bearbeiten
93
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
BistrotischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
Bar
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 6

Ausstattung

Beschallungsanlage
Mischpult
MikrofoneAnz. 5
MikrofonständerAnz. 5
LautsprecherAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 3
InstrumentenkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
ErsatzbatterienAnz. 20

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtstativeAnz. 3

Geschirr

WeingläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
ServiettenhalterAnz. 12
MenükartenständerAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
Dekorative StoffeAnz. 6
WegweiserAnz. 8
GarderobenetikettenAnz. 250

Reinigung

Reinigungswagen
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Saal und Termin zuerst und bestätige die Jazzband anschließend schriftlich. Plane den Soundcheck so, dass er vor dem Einlass endet, nicht während die ersten Gäste eintreffen.
Prüfe die Musikrechte, sobald das Programm feststeht. Warte damit nicht bis zur Veranstaltungswoche, weil Rückfragen zu Liedern oder Aufführungsumfang die Freigabe verzögern können.
Verschicke die Einladungen früh genug und aktualisiere die Besucherliste fortlaufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Konzert, damit das Catering die Mengen anpassen kann.
Bestätige Cateringmengen, Getränke und Geschirr einige Tage vorher. Denke dabei nicht nur an Teller und Servierschalen, sondern auch an Weingläser, Wassergläser, Kaffeetassen und Servierzangen.
Öffne den Saal erst nach einer kurzen Sicherheitskontrolle. Prüfe Kabelkanäle, Verlängerungskabel, Lautsprecher, Mikrofonständer und Fluchtwege vor dem Einlass und drucke die Kontaktliste für das Team aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jazzkonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Termin, Programm und Band. Technik, Catering und Einladungen sollten danach möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wann muss man die Jazzband und die Tontechnik buchen?: Buche die Band idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin und reserviere die Beschallungsanlage, das Mischpult und die Mikrofone spätestens 4 bis 6 Wochen vorher. Bestätige beide Buchungen noch einmal 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Jazzkonzert?: Plane für Mobiliar, Bühne, Licht und Tontechnik mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass ein. Der Soundcheck sollte zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Wann sollte man Catering und Getränke für ein Jazzkonzert bestätigen?: Bestätige Personenanzahl, Ernährungswünsche und Cateringmengen 5 bis 7 Tage vorher. Getränke solltest du spätestens am Vortag kühlen und fehlende Mengen dann noch einkaufen können.

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