Organiser un concert de jazz sans rien laisser au hasard

Un concert de jazz se prépare dans un ordre précis : la salle et la date d’abord, puis le groupe, les droits musicaux et la technique. Ensuite viennent les invitations, les inscriptions et les quantités de catering. Le jour venu, l’accès des prestataires, les balances, l’éclairage et la circulation du public doivent être réglés avant l’ouverture. Ce plan vous aide à répartir les 93 tâches et à vérifier les 51 éléments nécessaires sans attendre la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Engager un groupe de jazz
4
Vérifier les droits musicaux
5
Réserver le prestataire son
6
Réserver le catering
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Mettre à jour la liste des visiteurs
12
Imprimer le programme
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Créer des panneaux de direction
15
Vérifier les prévisions météo
16
Envoyer la confirmation au groupe
17
Confirmer les quantités de traiteur
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer le service traiteur
3 personnes
21
Vérifier l'équipement
2 personnes
22
Imprimer la liste de contacts
23
Organiser les clés et l’accès
24
Ouvrir la salle
2 personnes
25
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
26
Nettoyer la salle
3 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Aménager l’entrée
2 personnes
30
Aménager le vestiaire
2 personnes
31
Dégager la zone du podium
3 personnes
32
Décharger les instruments
4 personnes
33
Installer le système de sonorisation
3 personnes
34
Brancher les microphones
2 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Installer la décoration
2 personnes
37
Aménager le bar
3 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Mettre le buffet en place
3 personnes
40
Préparer les programmes
41
Étiqueter le vestiaire
2 personnes
42
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Aménager la loge des artistes
2 personnes
45
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
46
Informer le personnel du bar
2 personnes
47
Tester l'éclairage et le son
3 personnes

Événement

48
Ouvrir les portes
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Vérifier les billets
2 personnes
51
Distribuer les programmes
2 personnes
52
Gérer le vestiaire
2 personnes
53
Servir les boissons
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Annoncer le premier groupe
57
Accompagner le premier set de jazz
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
60
Annoncer la pause
61
Dégager les tables
2 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Annoncer le deuxième set
64
Accompagner le deuxième set de jazz
3 personnes
65
S’occuper des artistes
2 personnes
66
Annoncer le programme du soir
67
Accompagner le troisième set de jazz
3 personnes
68
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
69
Annoncer le dernier set
70
Encadrer le dernier set de jazz
3 personnes
71
Annoncer la clôture
72
Reconduire les visiteurs
3 personnes
73
Finaliser le vestiaire
2 personnes
74
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

75
Éteindre l’équipement
2 personnes
76
Emballer les instruments
4 personnes
77
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
78
Démonter l’éclairage
2 personnes
79
Rassembler la vaisselle
3 personnes
80
Faire la vaisselle
3 personnes
81
Nettoyer le bar
2 personnes
82
Démonter le buffet
2 personnes
83
Rassembler les déchets
3 personnes
84
Nettoyer la salle
4 personnes
85
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
86
Retirer la décoration
2 personnes
87
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
88
Fermer le lieu
2 personnes
89
Retourner le matériel
2 personnes
90
Retourner les restes
2 personnes
91
Vérifier le matériel de location
2 personnes
92
Gérer les objets trouvés
93
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables bistrotqté 12
Tables de buffetqté 4
Bar
Portantsqté 4
Tabouretsqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphonesqté 5
Pieds de microqté 5
Haut-parleursqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Serre-câblesqté 100
Piles de rechangeqté 20

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 3

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 16
Porte-serviettesqté 12
Supports de menuqté 12
Compositions floralesqté 8
Tissus décoratifsqté 6
Panneaux d’orientationqté 8
Étiquettes de vestiaireqté 250

Nettoyage

Chariot de nettoyage
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la date avant de confirmer le groupe : prévoyez ensuite un créneau distinct pour l’installation et les balances, idéalement plusieurs heures avant l’arrivée du public.
Réservez la sonorisation dès que le groupe est engagé. Demandez la fiche technique du groupe pour vérifier les microphones, boîtiers DI, retours, câbles et prises disponibles.
Envoyez les invitations assez tôt pour suivre les inscriptions et les besoins alimentaires. Arrêtez les quantités du traiteur après une dernière mise à jour de la liste des visiteurs, plutôt que de commander sur une estimation.
Préparez le parcours du public avec des panneaux de direction, des badges et une liste de contacts imprimée. Gardez aussi les clés, les accès et les numéros des prestataires au même endroit le jour du concert.
Avant l’ouverture, contrôlez les câbles, les multiprises, les rallonges, les piles de rechange et l’éclairage. Refroidissez les boissons à l’avance et effectuez le contrôle de sécurité avant de laisser entrer les invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de jazz ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver la salle, le groupe, la sonorisation et le catering. Ce délai laisse aussi le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de vérifier les droits musicaux.
Quand réserver un groupe de jazz pour un concert ?: Réservez-le dès que la date et la salle sont confirmées, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Demandez immédiatement ses besoins techniques afin d’adapter la sonorisation et la scène.
Quand envoyer les invitations à un concert de jazz ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le concert. Faites une relance 7 à 10 jours avant la date, puis transmettez au traiteur les quantités et les besoins alimentaires définitifs.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?: Réservez au minimum 3 heures avant l’ouverture pour installer les haut-parleurs, microphones, retours, câbles et éclairages, puis effectuer les balances. Ajoutez du temps si la salle impose un accès limité ou un contrôle de sécurité préalable.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.