Zo organiseer je een Jamboree zonder last-minute chaos

Een Jamboree organiseren begint niet met tenten opzetten, maar met een bevestigd terrein, duidelijke aanmeldingen en een programma dat uitvoerbaar is. Plan eerst toestemming, veiligheid en deelnemersinformatie; werk daarna activiteiten, hike en maaltijden uit. In de laatste week controleer je materiaal, weersverwachting en dieetwensen. Op deze pagina staat de praktische volgorde, inclusief de punten die bij een Jamboree vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en terrein bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Toestemmingen controleren
2 personen
7
Deelnemerslijst afdrukken
8
Programma afdrukken
9
Activiteiten indelen
3 personen
10
Spelmateriaal controleren
2 personen
11
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
12
Route voor hike markeren
3 personen
13
Vergunningen controleren
14
Weersverwachting controleren
15
Noodnummers verzamelen
16
EHBO-middelen controleren
2 personen
17
Contactgegevens ouders controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst maken
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Koelwaren gekoeld opslaan
2 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Materialen naar terrein brengen
4 personen
23
Terrein inspecteren
3 personen
24
Informatiebalie opzetten
2 personen
25
Tenten opzetten
6 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Banken en stoelen plaatsen
4 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Verlichting installeren
3 personen
30
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
31
Stroomvoorziening testen
2 personen
32
Activiteitsposten inrichten
6 personen
33
Hikeposten klaarzetten
3 personen
34
Kampvuurplaats afzetten
3 personen
35
Eetruimte inrichten
3 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Servies klaarzetten
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

41
Inschrijftafel bemannen
2 personen
42
Deelnemers registreren
3 personen
43
Polsbandjes uitdelen
2 personen
44
Welkomstbriefing geven
2 personen
45
Groepen naar posten begeleiden
6 personen
46
Spelactiviteiten begeleiden
8 personen
47
Hike begeleiden
6 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
50
Eetbuffet opbouwen
4 personen
51
Maaltijd uitserveren
6 personen
52
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
53
Servies verzamelen
3 personen
54
Avondspel uitleggen
3 personen
55
Avondspel begeleiden
8 personen
56
Kampvuur begeleiden
4 personen
57
Muziek verzorgen
58
Laatste ronde dranken
2 personen
59
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

60
Kampvuur veilig doven
3 personen
61
Achtergebleven spullen verzamelen
3 personen
62
Afval sorteren
4 personen
63
Terrein schoonmaken
6 personen
64
Servies afwassen
4 personen
65
Koelboxen leegmaken
2 personen
66
Tafels en banken afbreken
4 personen
67
Tenten afbreken
6 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Apparatuur inpakken
3 personen
70
Materialen terugbrengen
4 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Vermiste spullen registreren
73
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Bankenaantal 12
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4
Grote kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Megafonenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Scoutingvlaggenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Zaklampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Touwenaantal 12
Pionnenaantal 40
Ballenaantal 10
Hoepelsaantal 8
Puzzelsaantal 8
Kompassetsaantal 12
Reflectiehesjesaantal 12
Waterdichte routekaartenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 2
Blusdekensaantal 2
Afzetlintaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Afwasteilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig datum en terrein eerst en controleer daarna welke toestemmingen en vergunningen nodig zijn. Leg uiterlijk 4 weken vooraf vast wie verantwoordelijk is voor contact met terreinbeheer en hulpdiensten.
Open het aanmeldformulier zodra de basis vaststaat en sluit het niet pas op de dag zelf. Verwerk dieetwensen en contactgegevens van ouders uiterlijk 7 dagen voor vertrek, zodat de boodschappen en noodgegevens kloppen.
Werk het programma uit in blokken van 60 tot 90 minuten en wijs per activiteit een begeleider aan. Controleer spelmateriaal en wedstrijdregels minstens 3 dagen vooraf; juist die details worden vaak vergeten.
Markeer de hike vooraf en loop de route na op kruisingen, rustpunten en alternatieven bij slecht weer. Neem een deelnemerslijst, noodnummers en EHBO-middelen mee naar het terrein, niet alleen naar de informatiebalie.
Doe boodschappen en verzamel materialen uiterlijk 1 dag vooraf. Bewaar koelwaren direct in koelboxen met koelelementen en laad kookmateriaal, gasflessen, tenten en geluidsapparatuur volgens een afvinklijst in, zodat niets achterblijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Jamboree organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, terrein, toestemmingen en uitnodigingen. Reserveer de laatste 7 dagen voor aanmeldingen verwerken, dieetwensen, materiaalcontrole en het definitieve programma.
Wanneer moet je de deelnemerslijst voor een Jamboree maken?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en maak een definitieve deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Druk daarnaast een actuele versie af voor de informatiebalie en neem contactgegevens van ouders mee.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Jamboree-terrein op te bouwen?: Plan minstens 4 uur voor terreininspectie, informatiebalie, tafels en stoelen, tenten en keukenopstelling. Laat het organisatieteam bij voorkeur 1 dag eerder materialen brengen en de kookplek controleren.
Wanneer controleer je het weer voor een Jamboree?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf voor grote aanpassingen en opnieuw 24 uur voor vertrek. Gebruik die laatste controle voor de hike, tentopstelling, kledinginformatie en een alternatief programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.