Organiser un jamboree sans rien laisser au hasard

Un jamboree se prépare comme un petit camp avec plusieurs activités qui doivent fonctionner en parallèle. Commence par verrouiller la date, le lieu et les autorisations, puis organise les inscriptions avant de répartir les activités et les équipes. Les points souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les coordonnées des parents, la météo et le transport du matériel. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, contrôler la sécurité et préparer une installation rapide sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier les autorisations
2 personnes
7
Imprimer la liste des participants
8
Imprimer le programme
9
Répartir les activités
3 personnes
10
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
11
Élaborer le règlement de la compétition
2 personnes
12
Baliser l’itinéraire de la randonnée
3 personnes
13
Vérifier les autorisations
14
Vérifier les prévisions météo
15
Rassembler les numéros d’urgence
16
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
17
Vérifier les coordonnées des parents
2 personnes
18
Faire la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Stocker les produits frais au frais
2 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Transporter le matériel sur le site
4 personnes
23
Inspecter le site
3 personnes
24
Installer le bureau d’information
2 personnes
25
Monter les tentes
6 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les bancs et les chaises
4 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Raccorder le matériel audio
2 personnes
31
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
32
Installer les postes d'activité
6 personnes
33
Installer les postes de randonnée
3 personnes
34
Délimiter l’aire du feu de camp
3 personnes
35
Mettre en place l'espace repas
3 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer la vaisselle
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

41
Tenir la table d’inscription
2 personnes
42
Enregistrer les participants
3 personnes
43
Distribuer les bracelets
2 personnes
44
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
45
Accompagner les groupes vers les postes
6 personnes
46
Encadrer les activités de jeux
8 personnes
47
Encadrer la randonnée
6 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
50
Installer le buffet
4 personnes
51
Servir le repas
6 personnes
52
Servir les repas adaptés
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
3 personnes
54
Expliquer le jeu du soir
3 personnes
55
Animer le jeu du soir
8 personnes
56
Encadrer le feu de camp
4 personnes
57
Fournir la musique
58
Dernier tour de boissons
2 personnes
59
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

60
Éteindre le feu de camp en toute sécurité
3 personnes
61
Récupérer les objets oubliés
3 personnes
62
Trier les déchets
4 personnes
63
Nettoyer le site
6 personnes
64
Faire la vaisselle
4 personnes
65
Vider les glacières
2 personnes
66
Démonter les tables et les bancs
4 personnes
67
Démonter les tentes
6 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Emballer le matériel
3 personnes
70
Rapporter le matériel
4 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Enregistrer les objets perdus
73
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Bancsqté 12
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Brûleurs à gazqté 4
Bouteilles de gazqté 4
Grandes marmitesqté 6
Poêlesqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Mégaphonesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de scoutsqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de pocheqté 12
Pilesqté 24

Matériel de sport

Cordesqté 12
Cônesqté 40
Ballonsqté 10
Cerceauxqté 8
Puzzlesqté 8
Sets de boussolesqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Cartes de parcours imperméablesqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2
Ruban de balisageqté 4
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le lieu et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions, idéalement 8 à 12 semaines à l’avance. Sans ces confirmations, tu risques de devoir modifier le programme après l’envoi des invitations.
Ferme les inscriptions 10 à 14 jours avant le jamboree. Imprime ensuite la liste des participants, recueille les besoins alimentaires et vérifie les coordonnées des parents avant de répartir les activités.
Prépare le programme et le règlement de la compétition au moins 7 jours avant l’événement. Prévois aussi une version imprimée pour le bureau d’information et une répartition claire des responsables.
Pour la randonnée, balise l’itinéraire avant l’arrivée du groupe et vérifie la météo 24 à 48 heures avant. Rassemble les numéros d’urgence et contrôle le matériel de premiers secours le même jour.
Regroupe le matériel par usage dans des caisses et charge-le dans l’ordre d’installation. Sur place, inspecte d’abord le terrain, installe le bureau d’information, puis monte les tentes avant de sortir le matériel de cuisine et de jeu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un jamboree ?: Prévois 8 à 12 semaines pour un jamboree avec inscriptions, randonnée, activités et repas. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions, les achats et le contrôle du matériel.
Quand envoyer les invitations pour un jamboree ?: Envoie les invitations environ 6 à 8 semaines avant la date. Laisse ensuite 3 à 4 semaines pour les inscriptions et fixe une date limite située 10 à 14 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un jamboree ?: Vérifie la météo, les autorisations, la liste des participants, les coordonnées des parents et les numéros d’urgence. Contrôle aussi les tentes, le matériel de premiers secours, les produits frais et les moyens de transport.
Comment organiser l’installation sur le lieu du jamboree ?: Commence par inspecter le site et repérer les zones de circulation, d’accueil, de repas et d’activités. Installe ensuite le bureau d’information et les tentes, puis dispose les tables, les bancs et le matériel nécessaire à chaque activité.

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