Cómo organizar un jamboree sin perder el control

Un jamboree combina participantes, actividades, comida, desplazamientos y material, así que conviene organizarlo por fases. Empieza cerrando la fecha y el recinto; después gestiona las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. En las semanas previas, deja listas las actividades, los permisos, la ruta y los contactos de emergencia. Durante los últimos días, comprueba el tiempo, separa el material y prepara el montaje de carpas y del punto de información.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y el recinto
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Comprobar permisos
2 personas
7
Imprimir la lista de participantes
8
Imprimir el programa
9
Distribuir las actividades
3 personas
10
Comprobar el material de juego
2 personas
11
Desarrollar las reglas del concurso
2 personas
12
Marcar la ruta de la caminata
3 personas
13
Comprobar permisos
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Recopilar números de emergencia
16
Comprobar los suministros de primeros auxilios
2 personas
17
Comprobar los datos de contacto de los padres
2 personas
18
Hacer la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Guardar los productos refrigerados en frío
2 personas
21
Reunir los materiales
3 personas
22
Llevar los materiales al recinto
4 personas
23
Inspeccionar el recinto
3 personas
24
Montar el mostrador de información
2 personas
25
Montar las carpas
6 personas
26
Montar mesas
4 personas
27
Colocar bancos y sillas
4 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Instalar la iluminación
3 personas
30
Conectar el equipo de sonido
2 personas
31
Probar el suministro eléctrico
2 personas
32
Montar los puestos de actividad
6 personas
33
Preparar los puestos de la ruta de senderismo
3 personas
34
Delimitar la zona de la hoguera
3 personas
35
Montar el área de comedor
3 personas
36
Preparar aperitivos
4 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Preparar la vajilla
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

41
Atender la mesa de inscripción
2 personas
42
Registrar a los participantes
3 personas
43
Repartir pulseras
2 personas
44
Dar la sesión de bienvenida
2 personas
45
Acompañar a los grupos a los puestos
6 personas
46
Coordinar las actividades del juego
8 personas
47
Guiar la ruta de senderismo
6 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer fruta y snacks
2 personas
50
Montar el buffet de comida
4 personas
51
Servir la comida
6 personas
52
Entregar comidas especiales
2 personas
53
Recoger la vajilla
3 personas
54
Explicar el juego nocturno
3 personas
55
Coordinar el juego nocturno
8 personas
56
Coordinar la hoguera
4 personas
57
Proporcionar la música
58
Última ronda de bebidas
2 personas
59
Coordinar la despedida y la salida
4 personas

Seguimiento

60
Apagar la hoguera de forma segura
3 personas
61
Recoger los objetos olvidados
3 personas
62
Clasificar residuos
4 personas
63
Limpiar el recinto
6 personas
64
Lavar la vajilla
4 personas
65
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
66
Desmontar mesas y bancos
4 personas
67
Desmontar las tiendas
6 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Empacar el equipo
3 personas
70
Devolver los materiales
4 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Registrar los objetos perdidos
73
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 80
Bancoscant. 12
Punto de información
Percheroscant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Quemadores de gascant. 4
Botellas de gascant. 4
Ollas grandescant. 6
Sartenescant. 3
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonocant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Megáfonoscant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de scoutingcant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Pulserascant. 100

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternascant. 12
Bateríascant. 24

Material deportivo

Cuerdascant. 12
Conoscant. 40
Pelotascant. 10
Aroscant. 8
Puzlescant. 8
Juegos de brújulascant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Mapas de ruta impermeablescant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Extintorescant. 2
Mantas ignífugascant. 2
Cinta de balizamientocant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cubetas para lavarcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de abrir las inscripciones. Si falta una autorización, puedes tener participantes confirmados pero ningún programa viable.
Abre el formulario con tiempo suficiente para revisar las inscripciones y las dietas. Haz una última comprobación de los datos de contacto de padres y participantes al menos 7 días antes.
Prepara el programa y reparte las actividades antes del montaje. Imprime una copia del programa y de la lista de participantes para el punto de información y lleva una copia adicional.
Para la caminata, marca la ruta con antelación y revisa el pronóstico 24 horas antes. Guarda los números de emergencia junto con los suministros de primeros auxilios, no en una carpeta separada.
Haz la compra y reúne el material con una lista única. Guarda los productos refrigerados en neveras portátiles con acumuladores de frío y lleva las carpas, mesas y equipos al recinto antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un jamboree?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, comprobar permisos y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar participantes, compras, material y programa.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un jamboree?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para imprimir la lista, distribuir las actividades, revisar las dietas y ajustar la compra de alimentos.
¿Cuándo se debe comprobar el tiempo y la ruta de la caminata?: Marca la ruta varios días antes y comprueba el pronóstico 24 horas antes de empezar. Si el tiempo cambia, decide ese mismo día si modificas el recorrido o sustituyes la actividad.
¿Qué se prepara el día anterior a un jamboree?: El día anterior conviene imprimir el programa y la lista de participantes, revisar primeros auxilios y contactos de emergencia, cargar el material y mantener fríos los productos refrigerados. Deja también agrupados los elementos para montar las carpas y el punto de información.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.