Zo organiseer je een intrededienst zonder last-minute stress

Een intrededienst vraagt om afstemming tussen kerkenraad, voorganger, muzikanten, koster en receptieteam. Begin met de datum, liturgie en locaties; pas daarna leg je gasten, muziek, catering en techniek vast. Werk vervolgens toe naar gedrukte liturgieën, een duidelijke taakverdeling en een getest programma. Vooral dieetwensen, spreekteksten, parkeerinformatie en microfoons worden geregeld vergeten of te laat gecontroleerd. Met een vaste volgorde blijft de dienst zelf rustig en weet iedereen waar hij moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en liturgie vastleggen
2 personen
2
Voorganger en gasten bevestigen
3
Kerkzaal reserveren
4
Receptieruimte reserveren
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma afstemmen
3 personen
10
Liederen en teksten selecteren
2 personen
11
Liturgie laten drukken
12
Welkomsteam samenstellen
13
Kosterinstructies maken
14
Catering reserveren
15
Muzikanten bevestigen
16
Techniek testen
2 personen
17
Spreekteksten verzamelen
18
Gastentafel indelen
2 personen
19
Parkeerinformatie verspreiden
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Liturgieën sorteren
2 personen
23
Kleding en materialen klaarzetten
2 personen
24
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
25
Stoelen opstellen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Kansel en liturgietafel inrichten
2 personen
28
Bloemstukken plaatsen
2 personen
29
Decoratie ophangen
3 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
33
Liturgieën neerleggen
3 personen
34
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
36
Catering klaarzetten
3 personen
37
Welkomsteam briefen
2 personen

Event

38
Voorganger ontvangen
39
Muzikanten ontvangen
40
Bezoekers verwelkomen
4 personen
41
Programma uitdelen
3 personen
42
Deuren openen
2 personen
43
Intrededienst begeleiden
5 personen
44
Muziek en zang begeleiden
4 personen
45
Techniek bedienen
2 personen
46
Gasten begeleiden naar receptie
3 personen
47
Dranken inschenken
4 personen
48
Hapjes serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffie en thee bijvullen
2 personen
51
Dieetwensen controleren
52
Gastenboek begeleiden
53
Afscheid nemen van gasten
3 personen

Nazorg

54
Servies verzamelen
3 personen
55
Afval verzamelen
3 personen
56
Eten en drinken opruimen
2 personen
57
Meubilair afbreken
4 personen
58
Decoratie verwijderen
3 personen
59
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
62
Toiletten schoonmaken
2 personen
63
Materialen terugbrengen
2 personen
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen
66
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamerschermenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 160
Schoteltjesaantal 160
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Koffielepelsaantal 160
Serveerbladenaantal 12
Waterkannenaantal 12

Decoratie

Bloemstukkenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Gastenboek
Pennenaantal 6
Naamkaartjesaantal 180
Lintenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare muziekstandaardsaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Reservebatterijenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Ovenwantenaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, liturgie en beide locaties eerst vast. Bevestig daarna de voorganger, gasten en muzikanten, zodat uitnodigingen en het programma op juiste informatie zijn gebaseerd.
Verstuur uitnodigingen uiterlijk vier tot zes weken vooraf en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag daarbij meteen dieetwensen uit; geef de cateraar het definitieve aantal uiterlijk zeven dagen voor de receptie.
Plan een aparte techniekrepetitie van minimaal 60 minuten. Test beide draadloze microfoons, luidsprekers, laptop, beamer, projectiescherm en alle verlengkabels vóór de generale doorloop.
Maak voor de koster en het welkomsteam een tijdschema met concrete momenten, bijvoorbeeld zaal openen, stoelen opstellen, liturgieën sorteren en gasten ontvangen. Leg ook parkeerinformatie en de indeling van de gastentafel klaar.
Zet de dag ervoor alle kleding, materialen en drukwerk bij elkaar. Controleer op de ochtend zelf de stoelen, koffie- en serviesopstelling, waterkannen, naamkaartjes, het gastenboek en de bloemstukken voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een intrededienst?: Begin idealiter acht tot twaalf weken vooraf met datum, liturgie, kerkzaal en receptieruimte. Verstuur uitnodigingen vier tot zes weken voor de dienst en rond aantallen en dieetwensen uiterlijk zeven dagen vooraf af.
Wanneer moet je de liturgie voor een intrededienst laten drukken?: Laat de liturgie drukken zodra liederen, teksten, spreekteksten en het programma definitief zijn, meestal één tot twee weken voor de dienst. Houd enkele extra exemplaren achter de hand voor onverwachte gasten.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een intrededienst te testen?: Plan minimaal 60 minuten voor een volledige test en liefst nog een korte controle op de dag zelf. Controleer microfoons, statieven, mengpaneel, luidsprekers, laptop, beamer, projectiescherm en stroomaansluitingen afzonderlijk.
Wanneer regel je catering voor een intrededienst?: Reserveer de catering ongeveer vier tot zes weken vooraf, zodra de receptieruimte en verwachte gastenlijst bekend zijn. Geef het definitieve aantal personen en de dieetwensen uiterlijk zeven dagen voor de receptie door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.