Cómo organizar un servicio de entrada sin olvidar lo esencial
Organizar un servicio de entrada requiere coordinar dos espacios, una liturgia y una recepción sin que los invitados tengan que adivinar qué hacer después. Empieza por fijar la fecha, confirmar al oficiante y reservar la iglesia y la sala de recepción. Después cierra la lista de invitados, las preferencias alimentarias y el programa. En la última semana, revisa la técnica, prepara las liturgias y asigna personas concretas para recibir, orientar y resolver imprevistos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y la liturgia
2 personas
- 2
Confirmar al oficiante y a los invitados
- 3
Reservar la sala de la iglesia
- 4
Reservar la sala de recepción
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Ajustar el programa
3 personas
- 10
Seleccionar canciones y textos
2 personas
- 11
Imprimir la liturgia
- 12
Formar el equipo de bienvenida
- 13
Crear instrucciones para el sacristán
- 14
Reservar el catering
- 15
Confirmar músicos
- 16
Probar la técnica
2 personas
- 17
Recopilar los discursos
- 18
Distribuir la mesa de invitados
2 personas
- 19
Difundir la información de aparcamiento
- 20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Clasificar las liturgias
2 personas
- 23
Preparar ropa y materiales
2 personas
- 24
Limpiar la sala de la iglesia
3 personas
- 25
Colocar las sillas
4 personas
- 26
Montar mesas
3 personas
- 27
Preparar el púlpito y la mesa litúrgica
2 personas
- 28
Colocar arreglos florales
2 personas
- 29
Colgar la decoración
3 personas
- 30
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 31
Probar los micrófonos
2 personas
- 32
Preparar los instrumentos musicales
2 personas
- 33
Colocar las liturgias
3 personas
- 34
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 35
Preparar café y té
3 personas
- 36
Preparar la restauración
3 personas
- 37
Informar al equipo de bienvenida
2 personas
Evento
- 38
Recibir al celebrante
- 39
Recibir a los músicos
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
- 41
Repartir el programa
3 personas
- 42
Abrir las puertas
2 personas
- 43
Coordinar el servicio de entrada
5 personas
- 44
Acompañar música y canto
4 personas
- 45
Operar la técnica
2 personas
- 46
Acompañar a los invitados a la recepción
3 personas
- 47
Servir las bebidas
4 personas
- 48
Servir aperitivos
4 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer café y té
2 personas
- 51
Comprobar las necesidades dietéticas
- 52
Guiar el libro de visitas
- 53
Despedirse de los invitados
3 personas
Seguimiento
- 54
Recoger la vajilla
3 personas
- 55
Recoger la basura
3 personas
- 56
Recoger comida y bebida
2 personas
- 57
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 58
Retirar la decoración
3 personas
- 59
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar la sala de la iglesia
4 personas
- 62
Limpiar los baños
2 personas
- 63
Devolver los materiales
2 personas
- 64
Devolver el material alquilado
2 personas
- 65
Recoger objetos perdidos
- 66
Guardar los restos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesas plegablescant. 12
- Mantelescant. 12
- Percheroscant. 2
- Biombos para vestuarioscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 160
- Platilloscant. 160
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Tenedores de postrecant. 180
- Cucharillas de cafécant. 160
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras de aguacant. 12
Decoración
- Arreglos floralescant. 10
- Decoración de mesacant. 12
- Cartel de bienvenida
- Libro de visitas
- Bolígrafoscant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 180
- Cintascant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Atriles de música portátilescant. 6
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Baterías de repuestocant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Cucharonescant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Guantes de hornocant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Juego de fregonacant. 2
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
- Escobas de manocant. 3
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha y los dos espacios: iglesia y recepción. Hazlo antes de redactar las invitaciones, porque cualquier cambio de horario afecta al programa, al transporte y al catering.
- Envía las invitaciones con un plazo de respuesta claro y recoge las preferencias dietéticas en la misma inscripción. Reserva el catering solo cuando tengas una cifra actualizada de asistentes y sus necesidades.
- Prepara la liturgia y las instrucciones del sacristán al menos 7 días antes. Imprime las copias, clasifícalas y guarda algunas de reserva para invitados, músicos o participantes que se incorporen a última hora.
- Haz una prueba técnica completa, no solo una comprobación visual. Prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil y proyector con los cables y regletas que se usarán durante el servicio.
- Forma el equipo de bienvenida con funciones concretas y un horario de llegada. Una persona puede orientar sobre aparcamiento y asientos, otra controlar las inscripciones y otra comprobar que las mesas, sillas, percheros y carteles estén listos antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un servicio de entrada?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar la iglesia, la recepción, el oficiante, el catering y los músicos. Deja la confirmación final de invitados y preferencias dietéticas para 10-14 días antes.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones del servicio de entrada?
- Envíalas entre 6 y 8 semanas antes de la fecha. Fija como plazo de respuesta entre 2 y 3 semanas antes para poder ajustar el programa, la distribución de mesas y el número de comidas.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y el proyector?
- Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repítela el mismo día, al menos 90 minutos antes de la llegada de los invitados. Comprueba también cables, regletas, micrófonos inalámbricos y la ubicación de los altavoces.
- ¿Cuántas personas hacen falta para recibir a los invitados?
- Asigna como mínimo 3 personas: una para las inscripciones, otra para orientar sobre aparcamiento y asientos, y otra para resolver dudas y coordinar los cambios. Si esperas más de 80 invitados, añade una cuarta persona para evitar colas.
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