Einzugsgottesdienst organisieren: der praktische Ablauf
Ein Einzugsgottesdienst verbindet einen festlichen Gottesdienst mit einem Empfang für Gemeinde und Gäste. Beginnen Sie mit Datum und Liturgie, bevor Sie Räume, Prediger, Musiker und Catering verbindlich buchen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Programm, Technik und die Aufgabenverteilung. Gerade Drucksachen, Ernährungswünsche und der Aufbau im Kirchensaal werden häufig zu spät geklärt. Mit einem festen Zeitplan behalten Sie 66 Aufgaben und die benötigten Materialien im Überblick.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Liturgie festlegen
2 Personen
- 2
Prediger und Gäste bestätigen
- 3
Gemeindesaal reservieren
- 4
Empfangsraum reservieren
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Programm abstimmen
3 Personen
- 10
Lieder und Texte auswählen
2 Personen
- 11
Liturgie drucken lassen
- 12
Willkommens-Team zusammenstellen
- 13
Anweisungen für den Küster erstellen
- 14
Catering reservieren
- 15
Musiker bestätigen
- 16
Technik testen
2 Personen
- 17
Redetexte sammeln
- 18
Gästetisch einteilen
2 Personen
- 19
Parkinformationen verteilen
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Liturgien sortieren
2 Personen
- 23
Kleidung und Materialien bereitlegen
2 Personen
- 24
Kirchensaal reinigen
3 Personen
- 25
Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Kanzel und Liturgietisch einrichten
2 Personen
- 28
Blumengestecke platzieren
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 30
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 31
Mikrofone testen
2 Personen
- 32
Musikinstrumente bereitstellen
2 Personen
- 33
Liturgien auslegen
3 Personen
- 34
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 35
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 36
Catering bereitstellen
3 Personen
- 37
Empfangsteam briefen
2 Personen
Event
- 38
Pfarrer empfangen
- 39
Musiker empfangen
- 40
Besucher begrüßen
4 Personen
- 41
Programm verteilen
3 Personen
- 42
Türen öffnen
2 Personen
- 43
Einzugsgottesdienst begleiten
5 Personen
- 44
Musik und Gesang begleiten
4 Personen
- 45
Technik bedienen
2 Personen
- 46
Gäste zur Rezeption begleiten
3 Personen
- 47
Getränke einschenken
4 Personen
- 48
Snacks servieren
4 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 51
Diätwünsche prüfen
- 52
Gästebuch betreuen
- 53
Sich von Gästen verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 54
Geschirr sammeln
3 Personen
- 55
Abfall sammeln
3 Personen
- 56
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 57
Möbel abbauen
4 Personen
- 58
Dekoration entfernen
3 Personen
- 59
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Kirchensaal reinigen
4 Personen
- 62
Toiletten reinigen
2 Personen
- 63
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 64
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 65
Fundsachen sammeln
- 66
Reste einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 2
- Umkleideraum-TrennwändeAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 160
- UntertassenAnz. 160
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 180
- GebäckgabelnAnz. 180
- KaffeelöffelAnz. 160
- ServiertablettsAnz. 12
- WasserkannenAnz. 12
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 10
- TischdekorationAnz. 12
- Willkommensschild
- Gästebuch
- StifteAnz. 6
- NamensschilderAnz. 180
- BänderAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Tragbare NotenständerAnz. 6
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- ErsatzbatterienAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- OfenhandschuheAnz. 2
- KühlelementeAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- WischsetAnz. 2
- PutzeimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandfegerAnz. 3
- ToilettenbürstenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Datum und Liturgie zuerst fest und bestätigen Sie Prediger, Gäste sowie Musiker spätestens 8 bis 10 Wochen vorher. Erst danach lassen sich Programm, Einladungen und Raumplanung zuverlässig abschließen.
- Reservieren Sie Gemeindesaal und Empfangsraum frühzeitig und planen Sie für Empfang, Garderobe und Sitzplätze getrennte Bereiche ein. Rechnen Sie bei der Bestuhlung mit mindestens einem Sitzplatz pro angemeldeter Person plus 5 bis 10 Prozent Reserve.
- Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Gottesdienst und setzen Sie den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vorher. Erfassen Sie dabei nicht nur Zusagen, sondern auch Ernährungswünsche und benötigte Parkinformationen.
- Bestellen Sie Liturgien und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag. Geben Sie die Liturgie mindestens 10 Tage vorher in Druck und sortieren Sie die Exemplare spätestens am Vortag; halten Sie zusätzlich rund 10 Prozent Reserve bereit.
- Testen Sie Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand mindestens 2 Stunden vor Beginn gemeinsam mit Technik und Musik. Legen Sie Verlängerungskabel, Notenständer und die Anweisungen für den Küster an einem festen Ort bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Einzugsgottesdienst planen?
- Beginnen Sie idealerweise 10 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Datum, Liturgie, Räume, Prediger, Musiker, Einladungen und Catering noch ohne Zeitdruck abstimmen.
- Wann müssen die Einladungen zum Einzugsgottesdienst verschickt werden?
- Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Gottesdienst. Legen Sie den Anmeldeschluss 10 bis 14 Tage vorher fest, damit Catering, Gästetische und Namensschilder rechtzeitig geplant werden können.
- Wann sollte die Technik für den Gottesdienst getestet werden?
- Führen Sie einen vollständigen Techniktest spätestens am Vortag und nochmals 2 Stunden vor Beginn durch. Prüfen Sie dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer, Projektionsleinwand und alle Verlängerungskabel.
- Wie viele Liturgien sollte man drucken lassen?
- Drucken Sie ein Exemplar pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Sortieren Sie die Liturgien am Vortag, damit das Willkommens-Team sie ohne Verzögerung ausgeben kann.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!