Zo organiseer je een intieme bruiloft zonder last-minute stress

Begin met de gastenlijst en bepaal daarna pas de locatie, catering en inrichting. Bij een intieme bruiloft lijkt veel vanzelfsprekend, maar kleine aantallen maken dieetwensen, vervoer en de tafelschikking juist zichtbaar. Leg leveranciers vroeg vast en werk toe naar één overzicht met bevestigde leveringen, contactpersonen en tijden. Plan in de laatste week alleen nog controle, boodschappen en het ophalen van bloemen en taart; nieuwe keuzes horen dan niet meer in het schema.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst definitief maken
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Trouwlocatie reserveren
2 personen
7
Catering reserveren
2 personen
8
Fotograaf reserveren
9
Muziek regelen
10
Bloemen bestellen
11
Taart bestellen
12
Vervoer voor gasten regelen
2 personen
13
Tafelschikking maken
2 personen
14
Menukaarten maken
15
Ceremonieprogramma maken
2 personen
16
Muziek voor ceremonie selecteren
2 personen
17
Toespraken afstemmen
2 personen
18
Leveringen bevestigen
19
Weersverwachting controleren
20
Noodplan voor regen maken
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Bloemen ophalen
25
Taart ophalen
26
Servies controleren
2 personen
27
Linnen wassen en strijken
2 personen
28
Naamkaartjes schrijven
2 personen
29
Trouwboeket klaarzetten
30
Locatie schoonmaken
3 personen
31
Ceremonieopstelling maken
3 personen
32
Receptietafels opstellen
3 personen
33
Eettafels opstellen
3 personen
34
Stoelen plaatsen
3 personen
35
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
36
Servies op tafel zetten
2 personen
37
Glazen klaarzetten
2 personen
38
Bestek neerleggen
2 personen
39
Naamkaartjes plaatsen
40
Menukaarten plaatsen
41
Bloemstukken plaatsen
2 personen
42
Versiering ophangen
3 personen
43
Lichtjes ophangen
2 personen
44
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
45
Microfoon testen
46
Cateringruimte inrichten
2 personen
47
Hapjes voorbereiden
3 personen
48
Buffet klaarzetten
3 personen
49
Taarttafel inrichten
2 personen
50
Toiletten aanvullen
51
Welkomstdrank klaarzetten
2 personen

Event

52
Gasten ontvangen
3 personen
53
Welkomstdrank serveren
2 personen
54
Gasten naar ceremonie begeleiden
2 personen
55
Ceremonie begeleiden
2 personen
56
Muziek tijdens ceremonie afspelen
57
Groepsfoto maken
2 personen
58
Hapjes serveren
2 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Gastenboek klaarleggen
61
Diner aankondigen
62
Buffet uitserveren
3 personen
63
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
64
Tafels afruimen
3 personen
65
Koffie en thee serveren
2 personen
66
Taart aansnijden
2 personen
67
Taart serveren
2 personen
68
Toespraken begeleiden
69
Muziek en dans verzorgen
2 personen
70
Laatste ronde serveren
2 personen
71
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

72
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
75
Decoratie verwijderen
3 personen
76
Servies verzamelen
3 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Locatie schoonmaken
3 personen
79
Koelboxen legen
2 personen
80
Linnen wassen
2 personen
81
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
82
Huurmaterialen retourneren
2 personen
83
Afval wegbrengen
2 personen
84
Overgebleven bloemen verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Eettafelsaantal 5
Ceremoniestoelenaantal 36
Extra stoelenaantal 4
Trouwtafel
Buffettafelsaantal 2
Taarttafel
Garderoberek
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 40
Champagneglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Dinermessenaantal 40
Dinervorkenaantal 40
Dessertvorkjesaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Kurketrekkersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 50
Naamkaartjesaantal 36
Menukaartenaantal 36
Gastenboek
Pennenaantal 4
Bloemvazenaantal 8
Kaarsenhoudersaantal 20
Ledkaarsenaantal 20
Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Ballonnenpomp
Ballonnenlintaantal 2
Plakstripsaantal 2
Tafelnummersaantal 5
Ringkussen
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst definitief voordat je uitnodigingen ontwerpt. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht, zodat de cateraar uiterlijk enkele weken voor de bruiloft met het juiste aantal en menu werkt.
Reserveer locatie, catering, fotograaf en muziek in dezelfde planningsfase. Bevestig daarna per leverancier de levertijd, opbouw en contactpersoon; juist kleine bruiloften lopen vast als één ontbrekende levering niet wordt opgemerkt.
Werk de indeling uit op basis van de ceremonie én het diner. Tel naast ceremoniestoelen ook extra stoelen, receptie- en buffettafels mee en houd ruimte vrij voor garderobe, taart en bediening.
Maak uiterlijk een week vooraf het ceremonieprogramma, de menukaarten, muziek en toespraken definitief. Deel de volgorde met degene die de dag coördineert, zodat jij tijdens de bruiloft geen telefoontjes hoeft op te lossen.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en voer het regenplan uit zodra buiten niet betrouwbaar is. Koel dranken op tijd, controleer de boodschappenlijst en plan bloemen en taart ophalen als afzonderlijke taken met een vaste vertrektijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een intieme bruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met de gastenlijst, locatie en belangrijkste leveranciers. Verstuur uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan, zodat aanmeldingen en dieetwensen nog tijdig verwerkt kunnen worden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kleine bruiloft?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 8 tot 12 weken voor de bruiloft. Vraag om een reactie uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf, zodat catering, vervoer en tafelschikking op het definitieve aantal zijn gebaseerd.
Hoeveel stoelen heb je nodig bij een intieme bruiloft?: Tel de stoelen per onderdeel van de dag, niet alleen per gast. Reken voor de ceremonie op één stoel per aanwezige gast plus enkele extra stoelen; voor het diner moet elke gast een vaste zitplaats hebben en houd je enkele reserveplaatsen achter de hand.
Wanneer maak je een regenplan voor een bruiloft?: Maak het plan uiterlijk 2 weken vooraf en controleer de weersverwachting opnieuw 3 dagen voor de bruiloft. Leg vast waar ceremonie, ontvangst en diner plaatsvinden en wie stoelen, tafels en andere spullen verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.