Intime Hochzeit organisieren: Schritt für Schritt

Bei einer intimen Hochzeit mit wenigen Gästen zählt eine klare Reihenfolge mehr als ein großes Programm. Beginne mit Gästeliste, Budget und Location, bevor du Catering, Fotografie und Musik festlegst. Danach folgen Einladungen, Zusagen und die genaue Planung von Zeremonie, Sitzordnung und Essen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Lieferungen, Getränke, Abholungen und einen Plan für schlechtes Wetter.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste finalisieren
2 Personen
2
Einladungen gestalten
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Hochzeitslocation reservieren
2 Personen
7
Catering reservieren
2 Personen
8
Fotograf buchen
9
Musik organisieren
10
Blumen bestellen
11
Torte bestellen
12
Transport für Gäste organisieren
2 Personen
13
Tischordnung erstellen
2 Personen
14
Menükarten erstellen
15
Zeremonieprogramm erstellen
2 Personen
16
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
17
Reden abstimmen
2 Personen
18
Lieferungen bestätigen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Notfallplan für Regen erstellen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Blumen abholen
25
Torte abholen
26
Geschirr prüfen
2 Personen
27
Leinen waschen und bügeln
2 Personen
28
Namensschilder schreiben
2 Personen
29
Brautstrauß bereitstellen
30
Location reinigen
3 Personen
31
Zeremonieaufstellung machen
3 Personen
32
Empfangstische aufstellen
3 Personen
33
Esstische aufstellen
3 Personen
34
Stühle aufstellen
3 Personen
35
Tischwäsche anbringen
2 Personen
36
Geschirr auf den Tisch stellen
2 Personen
37
Gläser bereitstellen
2 Personen
38
Besteck auslegen
2 Personen
39
Namensschilder platzieren
40
Menükarten aufstellen
41
Blumengestecke platzieren
2 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Lichter aufhängen
2 Personen
44
Musikanlage anschließen
2 Personen
45
Mikrofon testen
46
Cateringbereich einrichten
2 Personen
47
Snacks vorbereiten
3 Personen
48
Buffet vorbereiten
3 Personen
49
Kuchentisch einrichten
2 Personen
50
Toiletten auffüllen
51
Willkommensgetränk bereitstellen
2 Personen

Event

52
Gäste empfangen
3 Personen
53
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
54
Gäste zur Zeremonie begleiten
2 Personen
55
Zeremonie begleiten
2 Personen
56
Musik während der Zeremonie abspielen
57
Gruppenfoto machen
2 Personen
58
Snacks servieren
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Gästebuch bereitlegen
61
Dinner ankündigen
62
Buffet ausgeben
3 Personen
63
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
64
Tische abräumen
3 Personen
65
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
66
Torte anschneiden
2 Personen
67
Torte servieren
2 Personen
68
Reden begleiten
69
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
70
Letzte Runde servieren
2 Personen
71
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

72
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
75
Dekoration entfernen
3 Personen
76
Geschirr sammeln
3 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Location reinigen
3 Personen
79
Kühlboxen leeren
2 Personen
80
Leinen waschen
2 Personen
81
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
82
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
83
Müll entsorgen
2 Personen
84
Übrig gebliebene Blumen verteilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 3
EsstischeAnz. 5
Stühle für die ZeremonieAnz. 36
Zusätzliche StühleAnz. 4
Hochzeitstisch
BuffetischeAnz. 2
Kuchentisch
Garderobenständer
HockerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 40
DesserttellerAnz. 40
KaffeetassenAnz. 40
WassergläserAnz. 40
WeingläserAnz. 40
ChampagnergläserAnz. 40
KaffeelöffelAnz. 40
DinnermesserAnz. 40
EsstischgabelnAnz. 40
DessertgabelnAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
WasserkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
ScherenAnz. 3
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3
KorkenzieherAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenAnz. 50
NamensschilderAnz. 36
SpeisekartenAnz. 36
Gästebuch
StifteAnz. 4
BlumenvasenAnz. 8
KerzenhalterAnz. 20
StumpenkerzenAnz. 20
GirlandenAnz. 6
BallonsAnz. 40
Ballonpumpe
BallonbandAnz. 2
KlebestreifenAnz. 2
TischnummernAnz. 5
Ringkissen
Willkommensschild
FotorahmenAnz. 8

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
MüllsackhalterAnz. 4
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
SchwämmeAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
SpülbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Gästeliste fest, bevor du Location und Catering buchst. Bei einer kleinen Hochzeit verändert schon eine Absage von zwei Personen die Tischordnung und die benötigte Menge an Essen deutlich.
Verschicke die Einladungen früh genug und setze eine klare Rückmeldefrist, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit. So kannst du Ernährungswünsche, Transport und Sitzplätze rechtzeitig einplanen.
Plane den Ablauf der Zeremonie und des Essens getrennt. Stimme Musik und Reden mindestens 2 Wochen vorher ab, damit am Hochzeitstag niemand spontan nach der Reihenfolge suchen muss.
Prüfe nicht nur Teller und Gläser, sondern auch die passenden Servierutensilien. Für Buffet, Torte und Kaffee werden neben Geschirr oft Servierschalen, Servierlöffel, Kaffeekannen und zusätzliche Stühle vergessen.
Bestätige alle Lieferungen 3 bis 5 Tage vorher und teile Abholungen auf mehrere Personen auf. Blumen und Torte sollten nicht gleichzeitig von derselben Person abgeholt werden, besonders wenn Getränke noch gekühlt werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine intime Hochzeit organisieren?: Beginne etwa 9 bis 12 Monate vorher mit Gästeliste, Budget und Location. Fotograf, Catering und Musik solltest du möglichst 6 bis 9 Monate vor dem Termin anfragen, da passende Anbieter schnell ausgebucht sind.
Wann verschickt man die Einladungen für eine kleine Hochzeit?: Verschicke die Einladungen ungefähr 3 bis 4 Monate vorher und setze die Rückmeldefrist auf 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit. Für Gäste mit weiter Anreise lohnt sich eine Vorankündigung etwa 6 Monate vorher.
Wie viel Getränke braucht man für eine intime Hochzeit?: Rechne für das erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für den gesamten Tag ein und kühle die Getränke spätestens am Vorabend.
Was muss man in der letzten Woche vor der Hochzeit erledigen?: In den letzten 7 Tagen bestätigst du Lieferungen, prüfst die Wettervorhersage, finalisierst Sitz- und Menüpläne und kontrollierst die Einkaufsliste. Blumen und Torte sollten am Hochzeitstag oder am Vortag abgeholt werden, je nach Haltbarkeit und Vereinbarung.

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