Zo organiseer je een Internationale Vrouwendagviering
Begin met de datum, locatie en gewenste omvang van de viering. Werk daarna het programma uit en leg sprekers en artiesten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan tijdig de aanmeldingen, dieetwensen, catering en techniek; juist daar ontstaan vaak de laatste problemen. Een duidelijk draaiboek, vaste vrijwilligers en een ingerichte ontvangstbalie zorgen op de dag zelf voor rust. Test microfoons, laptop en beamer vooraf en houd ruimte vrij voor ontvangst, podium en buffet.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Programma samenstellen
3 personen
- 3
Sprekers en artiesten benaderen
2 personen
- 4
Reserveringen maken
- 5
Vergunningen controleren
- 6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Promotie op sociale media plaatsen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Sprekersinformatie verzamelen
- 12
Draaiboek uitwerken
2 personen
- 13
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 14
Catering bestellen
- 15
Techniek testen
2 personen
- 16
Bezoekerslijst afdrukken
- 17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 18
Boodschappen doen
3 personen
- 19
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 21
Locatie openen
2 personen
- 22
Tafels opstellen
3 personen
- 23
Stoelen opstellen
3 personen
- 24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 25
Podiumzone vrijmaken
2 personen
- 26
Decoratie ophangen
3 personen
- 27
Fotowand plaatsen
2 personen
- 28
Licht en kabels aansluiten
2 personen
- 29
Muziek afspelen testen
2 personen
- 30
Microfoons testen
2 personen
- 31
Presentatiemateriaal klaarleggen
- 32
Dranken koud zetten
2 personen
- 33
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 34
Buffet klaarzetten
3 personen
- 35
Hapjes uitstallen
3 personen
- 36
Toiletten controleren
- 37
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Event
- 38
Deuren openen
2 personen
- 39
Bezoekers registreren
3 personen
- 40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 41
Welkomstdrank serveren
3 personen
- 42
Openingswoord verzorgen
- 43
Sprekers begeleiden
2 personen
- 44
Programma aankondigen
- 45
Panelgesprek begeleiden
2 personen
- 46
Hapjes serveren
4 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 49
Servies verzamelen
2 personen
- 50
Workshopruimte begeleiden
2 personen
- 51
Muziekoptreden begeleiden
2 personen
- 52
Buffet openen
3 personen
- 53
Buffet aanvullen
3 personen
- 54
Dieetopties markeren
- 55
Tafels afruimen
3 personen
- 56
Laatste programmaonderdeel begeleiden
2 personen
- 57
Afsluitwoord verzorgen
- 58
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Etensresten veilig verpakken
2 personen
- 61
Servies afwassen
3 personen
- 62
Afval verzamelen
3 personen
- 63
Locatie schoonmaken
4 personen
- 64
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Materialen inladen
3 personen
- 67
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 68
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
- 69
Gevonden voorwerpen registreren
- 70
Bedankbericht versturen
- 71
Foto's veilig archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 120
- Buffettafelsaantal 4
- Ontvangsttafel
- Statafelsaantal 8
- Tafelkledenaantal 14
- Lessenaar
- Sprekersstoelenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 100
- Eetlepelsaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Serveerbestekaantal 16
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Beamer
- Beamerdoek
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksbestekaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnaantal 6
- Papieren waaiersaantal 20
- Tafeldecoratiesaantal 12
- Fotowandachtergrond
- Bloemenvazenaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Kabelmattenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg sprekers, artiesten en het programma minstens 6 tot 8 weken vooraf vast. Vraag meteen hun bio, introductietekst, technische wensen en aankomsttijd op, zodat je draaiboek niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
- Stuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag bij de registratie direct naar dieetwensen en sluit de inventarisatie 7 dagen voor de viering, zodat catering en servies daarop kunnen worden afgestemd.
- Plan een technische test op locatie, bij voorkeur 1 tot 2 uur vóór aanvang. Controleer beide draadloze microfoons, de Bluetoothspeaker, laptop, HDMI-kabel, beamer, verlengkabels en stekkerdozen met de presentatie die echt gebruikt wordt.
- Maak het draaiboek concreet per kwartier en wijs elke taak aan één vrijwilliger toe. Zet daarin ook wie de locatie opent, de bezoekerslijst en naamkaartjes beheert, sprekers opvangt en na afloop materialen terugbrengt.
- Richt de ontvangstbalie en podiumzone in voordat bezoekers komen. Reserveer daarnaast een aparte plek voor jassen en materialen; een vrij looppad tussen ontvangst, stoelen en buffet voorkomt opstoppingen tijdens de binnenkomst en pauze.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een Internationale Vrouwendagviering?
- Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Leg sprekers en artiesten uiterlijk 6 weken vooraf vast en verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de viering.
- Wanneer moet ik de catering voor Internationale Vrouwendag bestellen?
- Bestel de catering 2 tot 3 weken vooraf op basis van de aanmeldingen. Sluit de inventarisatie van dieetwensen 7 dagen voor het evenement, zodat je aantallen en aangepaste hapjes nog kunt doorgeven.
- Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek te testen?
- Reserveer minimaal 1 tot 2 uur vóór de start voor de technische test. Controleer microfoons, speaker, laptop, HDMI-verbinding, beamer en stroompunten met de volledige presentatie.
- Wanneer richt je de ontvangst en zaal in?
- Open de locatie minimaal 2 uur vóór aanvang. Zet eerst tafels, stoelen, ontvangstbalie en podiumzone klaar; leg daarna bezoekerslijst, naamkaartjes, servies en cateringmaterialen op hun vaste plek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!