Organiser une célébration de la Journée internationale des femmes

Pour organiser cette célébration, commencez par fixer la date, le lieu et le format avant de contacter les intervenantes et les artistes. Construisez ensuite un programme réaliste, avec des temps de parole, des transitions et une marge pour les retards. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les autorisations doivent être suivis assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Enfin, préparez séparément l’accueil, la technique, la restauration et l’installation de la salle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Contacter les intervenants et artistes
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Vérifier les autorisations
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les intervenants
12
Élaborer le déroulé
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Commander le catering
15
Tester la technique
2 personnes
16
Imprimer la liste des visiteurs
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Préparer les en-cas
4 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
25
Dégager la zone du podium
2 personnes
26
Installer la décoration
3 personnes
27
Installer le fond photo
2 personnes
28
Brancher l’éclairage et les câbles
2 personnes
29
Tester la diffusion de musique
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Préparer le matériel de présentation
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Mettre le buffet en place
3 personnes
35
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
36
Vérifier les toilettes
37
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

38
Ouvrir les portes
2 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
43
Accompagner les intervenants
2 personnes
44
Annoncer le programme
45
Animer le débat
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Encadrer la salle d’atelier
2 personnes
51
Accompagner la prestation musicale
2 personnes
52
Ouvrir le buffet
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Mettre en évidence les options diététiques
55
Dégager les tables
3 personnes
56
Animer le dernier point du programme
2 personnes
57
Prononcer le mot de clôture
58
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Remettre le mobilier en place
3 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Charger le matériel
3 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Ranger les courses restantes
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Envoyer un message de remerciement
71
Archiver les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Tables hautesqté 8
Nappesqté 14
Lutrin
Chaises des intervenantsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 100
Cuillères à soupeqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Couverts de serviceqté 16

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphones sans filqté 3
Pied de microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couverts de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Guirlande de fanionsqté 6
Éventails en papierqté 20
Décorations de tableqté 12
Fond de mur photo
Vases à fleursqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de publier les invitations, idéalement 8 à 10 semaines à l’avance. Vérifiez dès ce moment les autorisations nécessaires et la capacité réelle de la salle.
Demandez aux intervenantes et aux artistes leurs informations, leurs besoins techniques et leur disponibilité au moins 4 semaines avant l’événement. Préparez un déroulé avec les horaires d’arrivée, de prise de parole et de pause.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la célébration. Utilisez les réponses pour confirmer le nombre de repas, recueillir les besoins alimentaires et imprimer la liste des visiteuses.
Testez les microphones sans fil, l’ordinateur, le câble HDMI, le vidéoprojecteur et les rallonges au moins 2 heures avant l’ouverture. Prévoyez une personne responsable de la technique pendant toute la programmation.
Organisez l’installation dans l’ordre suivant : ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, aménager l’accueil, puis dégager la zone du podium. Gardez les badges, la liste des visiteuses, les boissons et les en-cas accessibles dès l’arrivée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser la Journée internationale des femmes ?: Commencez 8 à 10 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenantes et les artistes, obtenir les autorisations et lancer les invitations sans précipitation.
Quand envoyer les invitations pour la Journée internationale des femmes ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Prévoir une relance 10 à 14 jours plus tard laisse encore du temps pour traiter les inscriptions et ajuster la restauration.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture, davantage si le mobilier et la technique arrivent le même jour. Testez le son et la projection après l’installation des tables, des chaises et du podium.
Quand commander le catering pour cet événement ?: Passez la commande 5 à 7 jours avant la célébration, une fois les inscriptions presque closes. Confirmez alors le nombre de repas, les besoins alimentaires, les boissons, les tasses et la vaisselle de service.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.