Eine Feier zum Internationalen Frauentag organisieren
Beginne mit Datum, Ort und dem Ziel der Veranstaltung, bevor du Referierende oder Künstlerinnen anfragst. Danach stellst du das Programm zusammen, klärst Genehmigungen und verschickst Einladungen mit einer klaren Anmeldefrist. Plane Empfang, Beiträge, Catering und Technik als zusammenhängenden Ablauf. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem genug Zeit für Bestuhlung, Bühne, Namensschilder, Techniktest und den Aufbau des Buffets.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 3
Referenten und Künstler ansprechen
2 Personen
- 4
Reservierungen vornehmen
- 5
Genehmigungen prüfen
- 6
Einladungen erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbung in sozialen Medien posten
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Sprecherinformationen sammeln
- 12
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Catering bestellen
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Besucherliste ausdrucken
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 20
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Tische aufstellen
3 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 25
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
- 26
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 27
Fotowand aufstellen
2 Personen
- 28
Licht und Kabel anschließen
2 Personen
- 29
Musikwiedergabe testen
2 Personen
- 30
Mikrofone testen
2 Personen
- 31
Präsentationsmaterial bereitlegen
- 32
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 35
Snacks auslegen
3 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
- 37
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Event
- 38
Türen öffnen
2 Personen
- 39
Besucher registrieren
3 Personen
- 40
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 41
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 42
Eröffnungsrede halten
- 43
Redner betreuen
2 Personen
- 44
Programm ankündigen
- 45
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 46
Snacks servieren
4 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 49
Geschirr sammeln
2 Personen
- 50
Workshopraum betreuen
2 Personen
- 51
Musikauftritt betreuen
2 Personen
- 52
Buffet eröffnen
3 Personen
- 53
Buffet auffüllen
3 Personen
- 54
Diätoptionen kennzeichnen
- 55
Tische abräumen
3 Personen
- 56
Letzten Programmpunkt begleiten
2 Personen
- 57
Abschlusswort halten
- 58
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Essensreste sicher verpacken
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Materialien einladen
3 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
- 69
Fundgegenstände registrieren
- 70
Dankesnachricht versenden
- 71
Fotos sicher archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 120
- BuffetischeAnz. 4
- Empfangstisch
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 14
- Pult
- RednerstühleAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 140
- WeingläserAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 100
- EsslöffelAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- ServierbesteckAnz. 16
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- Beamer
- Projektorleinwand
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochbesteckAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Dekoration
- WimpelketteAnz. 6
- PapierfächerAnz. 20
- TischdekorationenAnz. 12
- Fotowand-Hintergrund
- BlumenvasenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- KabelmattenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Ablauf spätestens 14 Tage vorher minutengenau fest. Plane neben Beiträgen und Musik auch Einlass, Pausen, Übergänge und einen festen Schluss ein.
- Bitte Referierende frühzeitig um Name, Funktion, Kurzbiografie, Vortragstitel und technische Anforderungen. Sammle diese Angaben spätestens 7 Tage vor der Feier, damit Programm und Namensschilder stimmen.
- Setze eine Anmeldefrist 3 bis 5 Tage vor dem Termin und frage dabei Ernährungswünsche ab. Bestelle das Catering erst nach dieser Frist und rechne zusätzlich mit einer kleinen Reserve.
- Teste Laptop, HDMI-Kabel, Beamer, Leinwand und Funkmikrofone nicht erst beim Einlass, sondern mindestens 60 Minuten vorher gemeinsam vor Ort. Prüfe dabei auch Lautstärke, Stromanschlüsse und Verlängerungskabel.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte Empfangs- und Buffetbereich ein, mache den Bühnenbereich frei und bringe Besucherliste sowie Namensschilder an den Empfang.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Feier zum Internationalen Frauentag planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Für Referierende, Genehmigungen, Einladungen und Catering bleiben dann mehrere Korrekturschritte, statt alles in der letzten Woche zu erledigen.
- Wann sollte man die Einladungen zum Internationalen Frauentag verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Feier. Setze die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin aus, damit du Besucherzahl, Ernährungswünsche und Catering rechtzeitig abgleichen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
- Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Empfang, Buffet und Bühnenbereich ein. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen, besonders wenn Beamer, Laptop und Funkmikrofone verwendet werden.
- Was muss man beim Catering für eine Frauenfeier beachten?
- Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und bestelle erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Kontrolliere am Vortag, ob Teller, Besteck, Kaffeetassen, Gläser und Servierbesteck vor Ort vorhanden sind.
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