Zo organiseer je een integratiebijeenkomst

Begin met het doel, de datum en het programma van de integratiebijeenkomst. Leg daarna de locatie en zaalindeling vast, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen en ontvangstplekken nodig zijn. Open vroeg een aanmeldformulier en vraag tegelijk naar dieetwensen en taalbehoeften. In de laatste week draait alles om de definitieve deelnemerslijst, naamkaartjes, gesprekskaarten en een gecontroleerde cateringbestelling. Op de dag zelf heb je vooral een duidelijke ontvangst, werkende techniek en een kort draaiboek nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Taalbehoeften inventariseren
2 personen
9
Herinnering aan deelnemers sturen
10
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Gesprekskaarten voorbereiden
2 personen
13
Tafelbegeleiders instrueren
2 personen
14
Programma en route afdrukken
15
Cateringbestelling controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Versproducten controleren
2 personen
18
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
19
Koelproducten koelen
2 personen
20
Groenten en fruit wassen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Draaiboek en contactlijst printen
23
Sleutels en toegang regelen
24
Locatie openen
2 personen
25
Zaal ventileren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
29
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
30
Gespreksruimtes markeren
2 personen
31
Buffettafels opbouwen
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
34
Hapjes op schalen leggen
3 personen
35
Eetlabels plaatsen
2 personen
36
Presentatiemateriaal testen
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Welkomstwoord verzorgen
43
Programma toelichten
44
Kennismakingsronde begeleiden
3 personen
45
Gesprekstafels begeleiden
8 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes aanvullen
2 personen
48
Pauze aankondigen
49
Buffet presenteren
2 personen
50
Buffet serveren
5 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Tafels afruimen
4 personen
53
Koffie en thee bijvullen
2 personen
54
Culturele bijdragen begeleiden
2 personen
55
Informatiemarkt begeleiden
4 personen
56
Vervolgafspraken verzamelen
2 personen
57
Dankwoord uitspreken
58
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

59
Overgebleven eten koelen
3 personen
60
Afval sorteren
3 personen
61
Servies verzamelen
4 personen
62
Servies afwassen
4 personen
63
Buffet schoonmaken
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Deelnemers bedanken
70
Contactgegevens verwerken
2 personen
71
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Tafelkleedensetsaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Kommenaantal 90
Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 90
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 16
Serveerschalenaantal 20

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Naamkaartstandaardsaantal 20
Tafelnummersaantal 10
Vlaggetjesaantal 6
Bloemstukkenaantal 10
Informatiebordenaantal 8
Kleefgumaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Microfoonaantal 2
Draagbare speakeraantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmeraantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma vóór je de uitnodiging verstuurt. Zet per onderdeel een begin- en eindtijd en reserveer minimaal 15 minuten voor ontvangst en eventuele uitloop.
Vraag in het aanmeldformulier meteen naar dieetwensen en taalbehoeften. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf een herinnering en sluit daarna de deelnemerslijst voor de catering.
Maak de zaalindeling op basis van gesprekken, niet alleen op basis van zitplaatsen. Zet tafelnummers, naamkaartjes en gesprekskaarten vooraf klaar en instrueer tafelbegeleiders uiterlijk 2 dagen tevoren.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en speaker vóór de bijeenkomst. Leg ook een verlengkabel en stekkerdoos klaar; controleer de presentatie nogmaals bij het openen van de locatie.
Werk met twee controlelijsten voor eten: houdbare boodschappen eerst sorteren, koelproducten direct koelen en versproducten pas kort voor gebruik controleren. Plan het wassen van groenten en fruit en het voorbereiden van hapjes vóór de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een integratiebijeenkomst?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodiging vervolgens minimaal 4 weken vooraf, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, taalbehoeften en dieetwensen te verwerken.
Wanneer stuur je de uitnodiging voor een integratiebijeenkomst?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 4 weken vóór de bijeenkomst. Vermeld direct de uiterste aanmelddatum en stuur 7 dagen vooraf een herinnering met tijd, route en praktische informatie.
Hoe regel je taalbehoeften bij een integratiebijeenkomst?: Vraag bij de aanmelding welke taalondersteuning iemand nodig heeft en verwerk dit vóór het programma definitief wordt. Controleer uiterlijk 1 week vooraf of gesprekskaarten, route en programma begrijpelijk of vertaald beschikbaar zijn.
Wanneer bereid je de catering voor een integratiebijeenkomst?: Controleer de cateringbestelling uiterlijk 2 dagen vooraf en doe houdbare boodschappen op tijd. Koelproducten koel je direct na ontvangst; hapjes en gewassen groenten en fruit bereid je op de dag zelf, vóór de deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.