Organiser une réunion d’intégration sans rien oublier

Une réunion d’intégration réussie se prépare dans un ordre précis : fixer la date, cadrer le programme, puis gérer les inscriptions et les besoins des participants. Le lieu doit être pensé pour les échanges, l’accueil et la circulation, pas seulement pour placer les tables. Les dernières vérifications concernent surtout les badges, le traiteur, le matériel de projection et l’accès à la salle. Ce plan vous aide à répartir les tâches jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Recenser les besoins linguistiques
2 personnes
9
Envoyer un rappel aux participants
10
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Préparer les cartes de discussion
2 personnes
13
Briefer les assistants de table
2 personnes
14
Imprimer le programme et l’itinéraire
15
Vérifier la commande traiteur
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Vérifier les produits frais
2 personnes
18
Trier les courses non périssables
2 personnes
19
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
20
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
23
Organiser les clés et l’accès
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Aérer la salle
2 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Aménager la table d'accueil
2 personnes
29
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
30
Délimiter les espaces de discussion
2 personnes
31
Installer les tables de buffet
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Installer le point café et thé
2 personnes
34
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
35
Installer les étiquettes alimentaires
2 personnes
36
Tester le matériel de présentation
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Assurer le mot de bienvenue
43
Présenter le programme
44
Animer le tour de présentation
3 personnes
45
Animer les tables de discussion
8 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
48
Annoncer la pause
49
Présenter le buffet
2 personnes
50
Servir le buffet
5 personnes
51
Servir les repas diététiques
2 personnes
52
Dégager les tables
4 personnes
53
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
54
Accompagner les contributions culturelles
2 personnes
55
Animer le marché d’information
4 personnes
56
Recueillir les rendez-vous de suivi
2 personnes
57
Prononcer le discours de remerciement
58
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

59
Réfrigérer les restes
3 personnes
60
Trier les déchets
3 personnes
61
Rassembler la vaisselle
4 personnes
62
Faire la vaisselle
4 personnes
63
Nettoyer le buffet
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Nettoyer la salle
3 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Fermer le lieu
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Remercier les participants
70
Saisir les coordonnées
2 personnes
71
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2
Sets de nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bolsqté 90
Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 90
Couvertsqté 100
Louchesqté 16
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Présentoirs pour cartes nominativesqté 20
Numéros de tableqté 10
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Pâte adhésiveqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Microphoneqté 2
Enceinte portableqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Glacièresqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seau de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et l’aménagement de la salle. Prévoyez ensuite le formulaire d’inscription afin de recueillir assez tôt les besoins alimentaires et linguistiques.
Envoyez les invitations plusieurs semaines avant la réunion et fixez une date limite d’inscription. Envoyez un rappel quelques jours avant, puis établissez la liste définitive des participants.
Préparez les badges nominatifs et les cartes de discussion avant le jour J. Briefer les assistants de table à l’avance évite les hésitations au moment de répartir les participants.
Contrôlez la commande du traiteur et les courses séparément. Les produits frais doivent être vérifiés, lavés ou mis au réfrigérateur dès leur réception, tandis que les encas peuvent être préparés en amont.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le microphone et l’enceinte avant l’accueil. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires, puis ouvrez et aérez la salle suffisamment tôt.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’intégration ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour pouvoir traiter les besoins alimentaires et linguistiques.
Quand préparer les badges des participants ?: Préparez les badges après la clôture des inscriptions et au moins 2 jours avant la réunion. Vous aurez ainsi le temps de corriger les noms et de préparer les présentoirs ou la table d’accueil.
Combien de temps avant faut-il ouvrir la salle ?: Prévoyez l’accès à la salle au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’aérer, d’installer les tables et de tester le matériel audiovisuel.
Quand vérifier la commande du traiteur et les produits frais ?: Vérifiez la commande le jour de la livraison et contrôlez les produits frais immédiatement. Mettez les aliments réfrigérés au frais sans attendre et préparez les encas assez tôt pour éviter la précipitation avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.