Cómo organizar una reunión de integración sin improvisar
Una reunión de integración funciona mejor cuando la logística deja espacio para conversar. Empieza cerrando la fecha, el programa y la distribución de la sala; después gestiona las inscripciones, las preferencias dietéticas y las necesidades de idioma. En los últimos días, confirma participantes, catering, materiales y equipos. El día del encuentro, reserva tiempo para ventilar, preparar la recepción y comprobar sonido, proyección y acceso antes de que llegue la primera persona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
- 8
Identificar las necesidades de idioma
2 personas
- 9
Enviar un recordatorio a los participantes
- 10
Crear la lista final de participantes
2 personas
- 11
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 12
Preparar tarjetas de conversación
2 personas
- 13
Instruir a los acompañantes de mesa
2 personas
- 14
Imprimir el programa y la ruta
- 15
Revisar el pedido de catering
2 personas
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Comprobar los productos frescos
2 personas
- 18
Clasificar los alimentos no perecederos
2 personas
- 19
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
- 20
Lavar frutas y verduras
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
4 personas
- 22
Imprimir el programa y la lista de contactos
- 23
Gestionar llaves y acceso
- 24
Abrir la ubicación
2 personas
- 25
Ventilar la sala
2 personas
- 26
Montar mesas
4 personas
- 27
Colocar las sillas
4 personas
- 28
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 29
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
- 30
Marcar las salas de conversación
2 personas
- 31
Montar las mesas del buffet
3 personas
- 32
Enfriar las bebidas
2 personas
- 33
Montar el punto de café y té
2 personas
- 34
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
- 35
Colocar las etiquetas de comida
2 personas
- 36
Probar el material de presentación
2 personas
- 37
Comprobar los baños
- 38
Informar a los voluntarios
3 personas
Evento
- 39
Recepción de participantes
4 personas
- 40
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 41
Servir café y té
3 personas
- 42
Dar la bienvenida
- 43
Presentar el programa
- 44
Guiar la ronda de presentación
3 personas
- 45
Coordinar mesas de conversación
8 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Reponer los aperitivos
2 personas
- 48
Anunciar el descanso
- 49
Presentar el bufé
2 personas
- 50
Servir el bufé
5 personas
- 51
Servir comidas especiales
2 personas
- 52
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
- 53
Reponer café y té
2 personas
- 54
Coordinar las aportaciones culturales
2 personas
- 55
Acompañar la feria de información
4 personas
- 56
Recopilar citas de seguimiento
2 personas
- 57
Dar las gracias
- 58
Despedir a los participantes
4 personas
Seguimiento
- 59
Refrigerar la comida sobrante
3 personas
- 60
Clasificar residuos
3 personas
- 61
Recoger la vajilla
4 personas
- 62
Lavar la vajilla
4 personas
- 63
Limpiar el buffet
3 personas
- 64
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 65
Limpiar la sala
3 personas
- 66
Apagar el equipo
2 personas
- 67
Cerrar el recinto
2 personas
- 68
Devolver el material alquilado
2 personas
- 69
Agradecer a los participantes
- 70
Procesar datos de contacto
2 personas
- 71
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de recepción
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
- Sets de mantelescant. 10
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Cuencoscant. 90
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 90
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 16
- Bandejas de servircant. 20
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 20
- Números de mesacant. 10
- Banderinescant. 6
- Arreglos floralescant. 10
- Paneles informativoscant. 8
- Masilla adhesivacant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Micrófonocant. 2
- Altavoz portátilcant. 2
- Cable alargadorcant. 4
- Regletacant. 4
Cocina
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
- Lámparas de bateríacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Aspiradora
- Juego de fregonacant. 2
- Cubo de limpiezacant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones y deja al menos 10 días para recibir inscripciones. Pregunta en el mismo formulario por restricciones alimentarias y necesidades de idioma, para no tener que perseguir respuestas después.
- Calcula la distribución de la sala según las dinámicas: mesas y sillas para conversar, mesas altas para los momentos informales y una mesa de recepción cerca de la entrada. Prepara las tarjetas de nombre y los números de mesa antes del montaje.
- Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes y prepara una lista final de participantes. Imprime algunas tarjetas de nombre adicionales y lleva una copia de los contactos por si alguien llega sin inscripción o necesita ayuda.
- Revisa el pedido de catering como máximo 48 horas antes y separa los productos frescos de los no perecederos. Enfría los productos refrigerados con antelación y lava frutas y verduras antes de preparar los aperitivos.
- Haz una prueba técnica antes de abrir la sala: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, micrófono, altavoz, alargador y regleta. Llega al menos 90 minutos antes para gestionar las llaves, ventilar y comprobar que el programa se puede seguir sin interrupciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de integración?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas reservar una sala, coordinar catering e invitar a varias personas. Deja los últimos 3 días para confirmar asistentes, restricciones alimentarias, materiales y equipos.
- ¿Cuándo envío las invitaciones para una reunión de integración?
- Envíalas al menos 10 días antes de la fecha, junto con el formulario de inscripción. Envía un recordatorio 48-72 horas antes y cierra entonces la lista final de participantes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva como mínimo 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Ese margen permite abrir el espacio, ventilar, colocar mesas, sillas, recepción, tarjetas de nombre y comprobar el equipo audiovisual.
- ¿Cómo organizar la comida para una reunión de integración?
- Confirma el pedido de catering 48 horas antes y usa las inscripciones para separar las opciones dietéticas. Prepara los aperitivos el mismo día y mantén los productos refrigerados fríos hasta el momento de servir.
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