Ein Integrationsmeeting gut organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Öffne das Anmeldeformular direkt mit der Einladung und schließe es spätestens sieben Tage vor dem Termin. So kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Sprachbedarf noch rechtzeitig in Catering, Sitzordnung und Gesprächsgruppen einarbeiten.
• Verschicke die Erinnerung drei bis fünf Tage vorher und erstelle danach die endgültige Teilnehmerliste. Bereite Namensschilder nicht nur für die erwarteten Gäste vor, sondern halte etwa 10 Prozent zusätzliche Schilder bereit.
• Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und HDMI-Kabel am Vortag gemeinsam. Lege außerdem ein Verlängerungskabel und eine Steckdosenleiste bereit; fehlende Anschlüsse kosten am Veranstaltungstag schnell 15 bis 20 Minuten.
• Plane den Raum in Zonen: Empfangstisch am Eingang, Sitzplätze für die Gesprächsrunden, Buffet- und Stehtische getrennt vom Präsentationsbereich. Lüfte den Saal vor dem Aufbau und prüfe mindestens 60 Minuten vor Beginn, ob Schlüssel und Zugang funktionieren.
• Bestelle das Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl und kontrolliere Frisch-, Kühl- und haltbare Produkte getrennt. Wasche Gemüse und Obst erst am Veranstaltungstag, während haltbare Snacks bereits am Vortag sortiert und bereitgestellt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Integrationsmeeting planen?

Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Programm und Raum. Verschicke die Einladungen idealerweise vier bis fünf Wochen vor dem Meeting, damit Anmeldungen und Sprachbedarf nicht unter Zeitdruck bearbeitet werden.

Wann sollte das Anmeldeformular geschlossen werden?

Schließe es sieben Tage vor dem Termin. Dieser Abstand reicht meist aus, um die endgültige Teilnehmerliste, Namensschilder, Gesprächskarten und die Cateringbestellung anzupassen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Integrationsmeeting?

Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Empfang, Beschilderung, Technik und Buffet ein. Öffne den Saal spätestens 60 Minuten vor Beginn und teste die Präsentation, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Wie viele zusätzliche Namensschilder und Sitzplätze sollte man vorbereiten?

Rechne mit etwa 10 Prozent Reserve gegenüber der erwarteten Teilnehmerzahl. Bei 40 angemeldeten Personen sind das vier zusätzliche Namensschilder und einige freie Stühle für kurzfristige Änderungen.

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