Eine Messe für Installationen strukturiert organisieren

Bei einer Messe für Installationen entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Aufbautag. Lege zuerst Termin, Uhrzeiten und Ausstellerkreis fest, bevor du Standflächen, Reservierungen und Technik planst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Programm, Grundriss und Drucksachen. Besonders häufig fehlen am Ende geprüfte Präsentationen, vollständige Badge-Daten oder passende Kabel für Bildschirme und Projektor.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Aussteller bestätigen
2 Personen
7
Standaufteilung erstellen
2 Personen
8
Reservierungen vornehmen
9
Catering bestellen
10
Programm finalisieren
2 Personen
11
Grundriss gestalten
12
Namensschilder entwerfen
13
Beschilderung entwerfen
14
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
15
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
16
Präsentationen entgegennehmen
17
Präsentationen prüfen
2 Personen
18
Badge-Daten eingeben
2 Personen
19
Drucksachen prüfen
20
Drucksachen zusammentragen
21
Bestand prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Catering vorbereiten
3 Personen
25
Materialien verladen
3 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Laderaum freimachen
2 Personen
28
Standplätze markieren
3 Personen
29
Stellwände aufbauen
4 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Stände mit Möbeln ausstatten
4 Personen
32
Standbeschilderung aufhängen
3 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
35
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
36
Bildschirme anschließen
2 Personen
37
Beleuchtung testen
2 Personen
38
Beschallungsanlage testen
2 Personen
39
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
40
Snacks bereitstellen
3 Personen
41
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

42
Aussteller empfangen
3 Personen
43
Besucher registrieren
3 Personen
44
Namensschilder ausgeben
2 Personen
45
Besucher orientieren
2 Personen
46
Präsentationen ankündigen
47
Präsentationen betreuen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Abfall sammeln
2 Personen
52
Toiletten kontrollieren
53
Standflächen sauber halten
2 Personen
54
Technische Störungen beheben
2 Personen
55
Aussteller unterstützen
2 Personen
56
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

57
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
58
Catering aufräumen
3 Personen
59
Geräte ausschalten
2 Personen
60
Materialien zusammenstellen
4 Personen
61
Standwände abbauen
4 Personen
62
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall entsorgen
2 Personen
65
Location reinigen
3 Personen
66
Materialien prüfen
2 Personen
67
Geräte einpacken
2 Personen
68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
69
Ausstellermaterialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StandwändeAnz. 24
StehtischeAnz. 12
MesseständeAnz. 8
MessestühleAnz. 48
Besucher-StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 16
TischdeckenAnz. 24
ProspektständerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
BildschirmeAnz. 4
Projektor
Projektionsleinwand
Soundanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 16
KabelkanäleAnz. 20
LadestationenAnz. 2
KühlschränkeAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
HandtransportwagenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 240
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 60

Dekoration

MessebannerAnz. 12
PflanzenAnz. 16
FahnenAnz. 8
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 24
DekorationsbeleuchtungAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 24
ArbeitslampenAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 6
WasserspenderAnz. 3
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 3
ServiettenhalterAnz. 12
BuffetbehälterAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
Einkäufe

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6

Registrierung

TresenstifteAnz. 30
BadgehalterAnz. 220
LanyardsAnz. 220
Klebe-BadgesAnz. 250
RegistriermappenAnz. 6
KlemmbrettmappenAnz. 6
ArmbänderAnz. 250

Drucksachen

ProgrammflyerAnz. 250
PläneAnz. 250
AusstellerkartenAnz. 30
NamensschilderAnz. 40
PräsentationstafelnAnz. 12
A4-PapierAnz. 2
DruckertinteAnz. 4

Sicherheit

KabelmarkierungenAnz. 100
MarkierungsbandAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 8

Werkzeug

AkkuschrauberAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 2
KabelbinderAnz. 300
GewebeklebebandAnz. 8
MessbänderAnz. 3

Tipps

Beginne mit Termin, Öffnungszeiten und einer verbindlichen Ausstellerliste. Verschicke die Einladungen früh und setze eine klare Frist für Anmeldungen, Ernährungswünsche und technische Anforderungen.
Plane die Standaufteilung erst, wenn die Aussteller bestätigt sind. Zeichne im Grundriss neben Messeständen und Standwänden auch Wege, Absperrpfosten, Stehtische und Sitzbereiche ein.
Fordere Präsentationen und Badge-Daten spätestens eine Woche vor dem Termin an. Prüfe Dateien, Namen und Drucksachen gesammelt, damit am Aufbautag keine Korrekturschleife entsteht.
Erstelle für jeden Bildschirm und Projektor eine technische Zuordnung: Laptop, Verlängerungskabel, Kabelkanal, Stromanschluss und gegebenenfalls Präsentationsklicker. Teste Funkmikrofone und Soundanlage vor dem Einlass.
Plane Catering und Getränke nicht nur nach der Personenzahl. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und prüfe, ob Kühlschränke, Kaffeemaschinen, Thermoskannen, Tassen, Gläser und Serviergeschirr rechtzeitig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Messe für Installationen planen?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ausstellerliste und Reservierungen. Spätestens 3 Wochen vor dem Termin sollten Standaufteilung, Programm und technische Anforderungen feststehen.
Wann sollten Einladungen für eine Installationsmesse verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Setze die Anmeldefrist auf ungefähr 3 Wochen vor dem Termin, damit Standflächen, Catering und Namensschilder belastbar geplant werden können.
Wie viele Getränke braucht man für eine Messe?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Kaufe erst nach Ende der Anmeldefrist ein und berücksichtige zusätzlich Wasser, Kaffee und die erfassten Ernährungswünsche.
Wann sollte die Technik für die Messe geprüft werden?: Sammle technische Anforderungen spätestens 3 Wochen vorher und prüfe Präsentationen mindestens 7 Tage vor dem Termin. Am Aufbautag sollte jedes Laptop-Bildschirm- oder Projektor-Set inklusive Kabeln, Ton und Klicker getestet werden.

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