Organiser un salon de l’installation sans rien oublier

Un salon de l’installation se prépare d’abord sur plan, puis se verrouille avec les exposants et les prestataires. Commencez par fixer la date, les horaires et la liste des participants avant de réserver l’espace, le catering et le matériel. Ensuite, faites avancer en parallèle les stands, les besoins techniques, le programme et les badges. Les dernières vérifications portent sur les impressions, les stocks, les boissons et le chargement : ce sont souvent ces détails qui prennent du retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les exposants
2 personnes
7
Préparer le plan du stand
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Commander le catering
10
Finaliser le programme
2 personnes
11
Mettre en page le plan
12
Concevoir les badges nominatifs
13
Concevoir la signalétique
14
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
15
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
16
Recevoir les présentations
17
Vérifier les présentations
2 personnes
18
Saisir les informations du badge
2 personnes
19
Vérifier les impressions
20
Rassembler les imprimés
21
Vérifier les stocks
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
3 personnes
25
Charger le matériel
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Dégager la zone de chargement
2 personnes
28
Délimiter les emplacements
3 personnes
29
Monter les cloisons de stand
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Équiper les stands en mobilier
4 personnes
32
Accrocher les panneaux de stand
3 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
36
Brancher les écrans
2 personnes
37
Tester l’éclairage
2 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Orienter les visiteurs
2 personnes
46
Annoncer les présentations
47
Animer les présentations
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Rassembler les déchets
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Maintenir les sols du stand propres
2 personnes
54
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
55
Aider les exposants
2 personnes
56
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

57
Démonter les stands des exposants
4 personnes
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Rassembler le matériel
4 personnes
61
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Évacuer les déchets
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Vérifier le matériel
2 personnes
67
Emballer le matériel
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Retourner le matériel des exposants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux de standqté 24
Tables hautesqté 12
Comptoirs du salonqté 8
Chaises de salonqté 48
Chaises pour les visiteursqté 120
Tables pliantesqté 16
Nappesqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 8
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 4
Projecteur
Écran de projection
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Goulottes de câblesqté 20
Stations de rechargeqté 2
Réfrigérateursqté 3
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Chariots de transport manuelqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 240
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 60

Décoration

Bannières de salonqté 12
Plantesqté 16
Drapeauxqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 24
Éclairage décoratifqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 24
Lampes de chantierqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 3
Porte-serviettesqté 12
Bacs à buffetqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Courses

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Inscription

Stylos de comptoirqté 30
Porte-badgesqté 220
Lanières tour de couqté 220
Badges adhésifsqté 250
Dossiers d’inscriptionqté 6
Chemises à pinceqté 6
Braceletsqté 250

Imprimés

Flyers du programmeqté 250
Plansqté 250
Cartes des exposantsqté 30
Badges nominatifsqté 40
Panneaux de présentationqté 12
Papier A4qté 2
Encre d'imprimanteqté 4

Sécurité

Marquages de câblesqté 100
Ruban de marquageqté 12
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 8

Outils

Perceuses-visseuses sans filqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Jeux de clés Allenqté 2
Serre-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 8
Mètres rubansqté 3

Conseils

Bloquez la liste des exposants au moins 4 semaines avant le salon. Demandez à chacun ses besoins alimentaires et techniques dans le même formulaire, puis relancez les réponses manquantes après 7 jours.
Préparez le plan des stands avant de commander la signalétique et les impressions. Prévoyez un emplacement précis pour les panneaux, comptoirs, tables hautes, chaises et présentoirs à dépliants afin d’éviter les déplacements le matin même.
Fixez une date limite de 5 à 7 jours pour recevoir les présentations. Vérifiez ensuite chaque fichier sur l’ordinateur et l’écran prévus, notamment les vidéos, les polices et le format d’affichage.
Établissez les quantités de boissons et de vaisselle à partir du nombre confirmé de participants. Faites refroidir les boissons la veille et gardez du temps pour installer les machines à café, bouilloires, thermos, tasses, verres, assiettes et couverts.
Chargez le matériel selon l’ordre d’installation, pas selon la taille des cartons. Gardez les rallonges, multiprises, goulottes de câbles, badges, plans et outils accessibles dès l’arrivée sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon de l’installation ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les invitations, confirmations d’exposants, réservations, besoins techniques et commandes de catering doivent être lancés dans les deux premières semaines.
Quand confirmer les exposants d’un salon ?: Fixez une date de confirmation environ 4 semaines avant l’événement. Après cette échéance, finalisez le plan des stands, les badges, la signalétique et les quantités de catering avec les seuls participants confirmés.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures pour une installation comprenant panneaux, comptoirs, tables, chaises, signalétique et branchements. Ajoutez 30 à 60 minutes pour tester les écrans, le projecteur, le son et les microphones.
Quand préparer les badges et les impressions ?: Saisissez et vérifiez les informations des badges 7 à 10 jours avant le salon. Lancez l’impression après une dernière validation des noms, fonctions et exposants, puis rassemblez les imprimés au plus tard la veille.

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