Cómo organizar una feria de instalaciones sin perder el control
Una feria de instalaciones necesita más coordinación que una simple exposición: hay que encajar expositores, puestos, presentaciones, acreditaciones y necesidades técnicas. Empieza fijando la fecha y el horario, y después cierra la lista de participantes antes de diseñar el plano. Reserva pronto el mobiliario, el equipo audiovisual y el catering. Los últimos días deben servir para comprobar materiales, datos y conexiones, no para tomar decisiones básicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
- 2
Preparar la lista de expositores
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
2 personas
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar expositores
2 personas
- 7
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 8
Hacer reservas
- 9
Pedir el catering
- 10
Definir el programa final
2 personas
- 11
Diseñar el plano
- 12
Diseñar tarjetas de nombre
- 13
Diseñar la señalización
- 14
Enviar información a los expositores
2 personas
- 15
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 16
Recibir presentaciones
- 17
Revisar las presentaciones
2 personas
- 18
Introducir los datos de la acreditación
2 personas
- 19
Comprobar el material impreso
- 20
Recopilar material impreso
- 21
Comprobar el inventario
2 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar el catering
3 personas
- 25
Cargar los materiales
3 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Despejar la zona de carga
2 personas
- 28
Marcar los puestos
3 personas
- 29
Montar las paredes del stand
4 personas
- 30
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 31
Dotar los stands de mobiliario
4 personas
- 32
Colgar señalizaciones de puestos
3 personas
- 33
Colocar la señalización
2 personas
- 34
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 35
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 36
Conectar las pantallas
2 personas
- 37
Probar la iluminación
2 personas
- 38
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 39
Montar el punto de café
2 personas
- 40
Preparar los aperitivos
3 personas
- 41
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
- 42
Recibir a los expositores
3 personas
- 43
Registrar a los visitantes
3 personas
- 44
Repartir acreditaciones
2 personas
- 45
Orientar a los visitantes
2 personas
- 46
Anunciar presentaciones
- 47
Coordinar presentaciones
2 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir aperitivos
3 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Recoger la basura
2 personas
- 52
Comprobar los baños
- 53
Mantener limpios los suelos del stand
2 personas
- 54
Resolver incidencias técnicas
2 personas
- 55
Apoyar a los expositores
2 personas
- 56
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 57
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
- 58
Recoger el catering
3 personas
- 59
Apagar el equipo
2 personas
- 60
Reunir los materiales
4 personas
- 61
Desmontar los paneles del stand
4 personas
- 62
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Retirar los residuos
2 personas
- 65
Limpiar el lugar
3 personas
- 66
Comprobar los materiales
2 personas
- 67
Empacar el equipo
2 personas
- 68
Devolver el material alquilado
2 personas
- 69
Devolver el material de los expositores
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Paredes para standscant. 24
- Mesas altascant. 12
- Mostradores de feriacant. 8
- Sillas de feriacant. 48
- Sillas para visitantescant. 120
- Mesas plegablescant. 16
- Mantelescant. 24
- Expositores para folletoscant. 8
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Portátilescant. 4
- Pantallascant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 16
- Canaletas para cablescant. 20
- Estaciones de cargacant. 2
- Neverascant. 3
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 3
- Termoscant. 6
- Carretillas manualescant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 240
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharillas de cafécant. 60
Decoración
- Banners de feriacant. 12
- Plantascant. 16
- Banderascant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Números de standcant. 24
- Iluminación decorativacant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 24
- Lámparas de trabajocant. 6
Catering
- Neveras portátilescant. 6
- Dispensadores de aguacant. 3
- Jarras de cafécant. 6
- Teterascant. 3
- Porta-servilletascant. 12
- Bandejas de bufécant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
- Termoscant. 6
- Compras
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Papeleracant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Registro
- Bolígrafos para la recepcióncant. 30
- Portabadgescant. 220
- Cordones identificativoscant. 220
- Credenciales adhesivascant. 250
- Carpetas de registrocant. 6
- Carpetas portapapelescant. 6
- Pulserascant. 250
Impresos
- Folletos del programacant. 250
- Planoscant. 250
- Tarjetas de expositorcant. 30
- Pancartas con nombrescant. 40
- Paneles de presentacióncant. 12
- Papel A4cant. 2
- Tinta de impresoracant. 4
Seguridad
- Marcadores de cablecant. 100
- Cinta de marcajecant. 12
- Guantes de trabajocant. 12
- Chalecos reflectantescant. 8
Herramientas
- Taladros de bateríacant. 2
- Juegos de destornilladorescant. 2
- Juegos de llaves Allencant. 2
- Bridascant. 300
- Cinta americanacant. 8
- Cintas métricascant. 3
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de dibujar el plano de puestos. Reserva un margen del 10 % de espacio para pasillos, separadores, sillas y cambios de última hora.
- Pide a cada expositor sus necesidades técnicas y su presentación al menos 7 días antes. Así puedes comprobar portátiles, pantallas, proyector, micrófonos, cables y regletas con tiempo.
- Envía a los expositores un documento único con horarios de llegada, ubicación del puesto, programa, normas técnicas y contacto operativo. Mandar la información por mensajes separados suele provocar versiones contradictorias.
- Introduce los datos de acreditación y revisa el material impreso como mínimo 48 horas antes. Comprueba nombres, cargos, tarjetas, señalización y folletos antes de cargar las cajas.
- Prepara bebidas, café y catering según el horario real de la feria, no solo según el número de asistentes. Enfría las bebidas el día anterior y deja termos, tazas, vasos, platos y cubiertos listos para el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de instalaciones?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios expositores. Deja cerrados los horarios, las inscripciones y las reservas principales al menos 3 semanas antes, y utiliza la última semana para confirmar datos y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?
- Confirma la participación entre 2 y 3 semanas antes de la feria. Pide en ese momento el nombre definitivo, las preferencias dietéticas, el material impreso y cualquier requisito de presentación o conexión.
- ¿Cuándo se debe hacer el plano de los puestos?
- Haz un primer plano cuando la lista de expositores esté casi cerrada y una versión definitiva entre 7 y 10 días antes. Reserva espacio para pasillos, sillas, mesas altas, mostradores y acceso a cables o estaciones de carga.
- ¿Cuándo se prepara el equipo técnico para una feria?
- Recopila las necesidades técnicas al menos 7 días antes y comprueba todo 24 horas antes del montaje. Prueba el proyector, la pantalla, el sonido, los micrófonos, el clic de presentación, los alargadores y las regletas antes de que lleguen los expositores.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!