Zo organiseer je een innovatiecongres

Een innovatiecongres organiseren begint niet met uitnodigingen, maar met een helder thema, programma en tijdlijn. Leg eerst datum en locatie vast en werk daarna toe naar sprekers, techniek, catering en deelnemersregistratie. Plan presentaties, biografieën en dieetwensen ruim vóór de congresdag, want juist die informatie komt vaak te laat binnen. Op de dag zelf bepalen ontvangst, techniekcontrole en duidelijke taakverdeling of het programma soepel verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en thema bepalen
3 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
2 personen
5
Presentaties en biografieën verzamelen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Dieetwensen aan cateraar doorgeven
11
Catering bestellen
2 personen
12
Techniek reserveren
2 personen
13
Meubilair reserveren
14
Drukwerk laten maken
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Programmafolders samenstellen
3 personen
17
Route- en parkeerinformatie versturen
18
Sprekersinformatie versturen
19
Vrijwilligers inplannen
2 personen
20
BHV-contacten bevestigen
21
Cateringlevering bevestigen
22
Technieklevering bevestigen
23
Boodschappen ophalen
2 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Leveringen in ontvangst nemen
3 personen
26
Catering gekoeld opslaan
2 personen
27
Registratietafel plaatsen
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
31
Projectiescherm plaatsen
2 personen
32
Beamer aansluiten
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Presentaties testen
2 personen
36
Wi-Fi en stroom testen
2 personen
37
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
38
Naamkaartjes sorteren
2 personen
39
Programmafolders klaarleggen
2 personen
40
Wayfinding ophangen
2 personen
41
Decoratie ophangen
2 personen
42
Koffiepunt inrichten
2 personen
43
Pauzebuffet klaarzetten
3 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

46
Sprekers ontvangen
2 personen
47
Registratiebalie bemannen
4 personen
48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Opening begeleiden
2 personen
52
Sprekers aankondigen
53
Presentaties technisch begeleiden
2 personen
54
Tijd per sessie bewaken
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Pauzebuffet serveren
4 personen
57
Servies afruimen
2 personen
58
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
59
Netwerkborrel klaarzetten
4 personen
60
Borrelhapjes serveren
4 personen
61
Buffet aanvullen
3 personen
62
Glazen en servies aanvullen
2 personen
63
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
64
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

65
Registratiegegevens veilig opbergen
2 personen
66
Techniek uitschakelen
2 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Ruimtes schoonmaken
4 personen
72
Toiletten controleren
2 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven catering opslaan
2 personen
76
Sprekersbestanden archiveren
77
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 24
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 240
Wijnglazenaantal 180
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Messenaantal 220
Lepelsaantal 220
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Wi-Fi-hotspot
Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 24
Laserpointeraantal 2

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Vlaggenaantal 8
Tafelstukkenaantal 24
Naamkaartjeshoudersaantal 180
Pijlbordenaantal 12
Plakstripsaantal 4

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 8
Tafellampenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerplateausaantal 16
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je sprekers definitief bevestigt. Reserveer per spreker tijd voor presentatie, vragen en eventuele wissels, zodat je programma niet op de dag zelf uitloopt.
Vraag presentaties en biografieën uiterlijk twee weken vooraf op. Test de bestanden vervolgens op de laptop, beamer en het projectiescherm; een presentatie die alleen op de computer van de spreker werkt, zorgt snel voor vertraging.
Sluit de deelnemersregistratie niet pas op de congresdag. Gebruik het aantal aanmeldingen en de verzamelde dieetwensen om catering, stoelen, naamkaartjes en programmamateriaal minstens enkele dagen vooraf definitief te maken.
Plan technieklevering, cateringlevering en meubilair als afzonderlijke controlemomenten. Bevestig alle leveringen uiterlijk 48 uur vooraf en wijs één persoon aan die ze bij opening van de locatie in ontvangst neemt.
Maak een draaiboek voor de eerste 60 minuten: locatie openen, registratie opbouwen, techniek testen, water klaarzetten en vrijwilligers instrueren. Bevestig ook vóór de start wie BHV-contact is en wie problemen met microfoons of presentaties oplost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een innovatiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, locatie, thema en programma vast; benader daarna direct de sprekers en reserveer techniek en catering.
Wanneer moet je sprekers voor een innovatiecongres benaderen?: Benader sprekers ongeveer 8 weken voor het congres en bevestig hun deelname uiterlijk 6 weken vooraf. Vraag presentaties en biografieën daarna uiterlijk 2 weken voor de bijeenkomst op.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een innovatiecongres?: Reken minimaal op één microfoon voor de spreker en één extra microfoon voor vragen uit de zaal. Bij een panel met vier deelnemers heb je meestal vier microfoons nodig, plus één reserve als de techniek het toelaat.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de cateraar?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef ze uiterlijk 5 werkdagen voor het congres aan de cateraar door. Controleer het definitieve aantal deelnemers en wijzigingen nog één keer 48 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.