Organiser un congrès sur l’innovation, étape par étape

Un congrès sur l’innovation se prépare d’abord comme un parcours pour les participants : un thème clair, un programme rythmé et des intervenants confirmés. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le contenu avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller les présentations, la technique, le traiteur et l’accueil. Le jour J, prévois une équipe distincte pour les livraisons, les badges, les salles et les besoins des intervenants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et le thème
3 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les intervenants
2 personnes
5
Rassembler les présentations et les biographies
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Confirmer les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Transmettre les demandes diététiques au traiteur
11
Commander le catering
2 personnes
12
Réserver la technique
2 personnes
13
Réserver le mobilier
14
Faire réaliser les imprimés
2 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Composer les programmes
3 personnes
17
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
18
Envoyer les informations sur les intervenants
19
Planifier les bénévoles
2 personnes
20
Confirmer les contacts BHV
21
Confirmer la livraison du catering
22
Confirmer la livraison du matériel technique
23
Récupérer les courses
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Réceptionner les livraisons
3 personnes
26
Stocker le catering au frais
2 personnes
27
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
31
Installer l’écran de projection
2 personnes
32
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Tester les présentations
2 personnes
36
Tester le Wi-Fi et l’alimentation électrique
2 personnes
37
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
38
Trier les badges nominatifs
2 personnes
39
Préparer les brochures du programme
2 personnes
40
Installer la signalétique
2 personnes
41
Installer la décoration
2 personnes
42
Mettre en place le point café
2 personnes
43
Mettre en place le buffet de la pause
3 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

46
Accueillir les intervenants
2 personnes
47
Tenir le bureau d’inscription
4 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Distribuer les badges
2 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Accompagner l'ouverture
2 personnes
52
Annoncer les intervenants
53
Assurer l’accompagnement technique des présentations
2 personnes
54
Veiller au temps par session
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Servir le buffet de pause
4 personnes
57
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
58
Animer la table ronde
2 personnes
59
Installer le cocktail de réseautage
4 personnes
60
Servir les amuse-bouches
4 personnes
61
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
62
Réapprovisionner les verres et la vaisselle
2 personnes
63
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
64
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

65
Ranger en lieu sûr les données d’inscription
2 personnes
66
Éteindre la technique
2 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer les espaces
4 personnes
72
Vérifier les toilettes
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Rendre le matériel loué
2 personnes
75
Stocker la restauration restante
2 personnes
76
Archiver les fichiers des intervenants
77
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 24
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 240
Verres à vinqté 180
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Hotspot Wi-Fi
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Pointeur laserqté 2

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Drapeauxqté 8
Centres de tableqté 24
Porte-nomsqté 180
Panneaux indicateursqté 12
Bandes adhésivesqté 4

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Lampes de tableqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations. Demande aux intervenants une courte biographie et leur présentation au plus tard deux semaines avant le congrès, afin de vérifier les horaires et la compatibilité avec le vidéoprojecteur.
Ouvre les inscriptions dès que le lieu, les horaires et les intervenants principaux sont confirmés. Prévois une relance 7 jours avant l’événement et ferme la collecte des besoins alimentaires au moins 5 jours avant de transmettre les informations au traiteur.
Teste toute la chaîne technique avant l’arrivée du public : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, microphones sans fil, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et multiprises. Garde un hotspot Wi-Fi et un cliqueur de présentation en solution de secours.
Prépare les badges nominatifs et les programmes à partir de la liste des inscriptions confirmées, pas des seules invitations envoyées. Installe la table d’inscription, les porte-manteaux et les stations de recharge avant l’ouverture du lieu.
Réserve un créneau précis pour les livraisons et désigne une personne pour les réceptionner. Le matin du congrès, vérifie séparément le mobilier, le catering et le matériel technique avant de lancer l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur l’innovation ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et réserver le traiteur, le mobilier et la technique.
Quand confirmer les intervenants pour un congrès ?: Confirme les intervenants au moins 6 semaines avant la date. Demande ensuite leur biographie et leur présentation au plus tard 2 semaines avant, puis vérifie les changements 3 jours avant.
Quand envoyer les invitations à un congrès sur l’innovation ?: Envoie les invitations dès que la date, le lieu, les horaires et les premiers intervenants sont validés, généralement 6 à 8 semaines avant. Envoie les informations d’itinéraire et de parking environ 7 jours avant.
Combien de temps avant faut-il commander le catering ?: Passe la commande au moins 10 jours avant le congrès, puis transmets les demandes diététiques définitives 5 jours avant. Confirme la livraison avec le traiteur la veille et le matin de l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.