Cómo organizar un congreso de innovación paso a paso

Organizar un congreso de innovación exige cerrar primero la fecha, el lugar y el enfoque del programa. Después hay que asegurar a los ponentes, abrir las inscripciones y coordinar catering, mobiliario, técnica y materiales impresos. Los problemas suelen aparecer cuando las presentaciones llegan tarde, no se calculan bien las necesidades dietéticas o las entregas coinciden con la llegada de los asistentes. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo desde la preparación inicial hasta la apertura del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Determinar el programa y el tema
3 personas
3
Contactar con los ponentes
2 personas
4
Confirmar ponentes
2 personas
5
Recopilar presentaciones y biografías
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Confirmar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Comunicar las preferencias dietéticas al catering
11
Pedir el catering
2 personas
12
Reservar técnica
2 personas
13
Reservar mobiliario
14
Encargar material impreso
2 personas
15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
16
Preparar los folletos del programa
3 personas
17
Enviar información de ruta y aparcamiento
18
Enviar información de los ponentes
19
Programar voluntarios
2 personas
20
Confirmar los contactos de primeros auxilios
21
Confirmar la entrega del catering
22
Confirmar entrega técnica
23
Recoger la compra
2 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Recibir las entregas
3 personas
26
Guardar el catering en frío
2 personas
27
Colocar la mesa de registro
2 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
4 personas
30
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
31
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
32
Conectar el proyector
2 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Probar los micrófonos
2 personas
35
Probar presentaciones
2 personas
36
Probar el Wi-Fi y la electricidad
2 personas
37
Preparar el material de registro
2 personas
38
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
39
Preparar folletos del programa
2 personas
40
Colgar señalización
2 personas
41
Colgar la decoración
2 personas
42
Montar el punto de café
2 personas
43
Preparar el bufé del descanso
3 personas
44
Enfriar las bebidas
2 personas
45
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

46
Recibir a los ponentes
2 personas
47
Atender la mesa de registro
4 personas
48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
49
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
50
Servir café y té
3 personas
51
Acompañar la inauguración
2 personas
52
Anunciar a los ponentes
53
Apoyar técnicamente las presentaciones
2 personas
54
Controlar el tiempo por sesión
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Servir el buffet del descanso
4 personas
57
Recoger la vajilla
2 personas
58
Moderar el panel de discusión
2 personas
59
Montar el aperitivo de networking
4 personas
60
Servir aperitivos
4 personas
61
Reponer el bufé
3 personas
62
Reponer vasos y vajilla
2 personas
63
Despedir a los visitantes
3 personas
64
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

65
Guardar de forma segura los datos de registro
2 personas
66
Apagar la técnica
2 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Desmontar mesas y sillas
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar espacios
4 personas
72
Comprobar los baños
2 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Guardar la catering sobrante
2 personas
76
Archivar los archivos de los ponentes
77
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 24
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Taburetescant. 6
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 240
Copas de vinocant. 180
Platoscant. 220
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 220
Cucharascant. 220
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 3
Punto Wi-Fi
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladorescant. 24
Puntero lásercant. 2

Decoración

Banners del congresocant. 4
Banderascant. 8
Centros de mesacant. 24
Portanombrescant. 180
Carteles direccionalescant. 12
Tiras adhesivascant. 4

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 8
Lámparas de mesacant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 12
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Bandejas para servircant. 16
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define el programa y el tema antes de invitar a los ponentes. Reserva al menos 2 semanas para confirmar su participación y recopilar sus biografías y presentaciones.
Abre las inscripciones cuando el programa básico esté confirmado y vuelve a validar la asistencia unos 3-5 días antes. Usa ese dato para ajustar el catering y las sillas.
Cierra las preferencias dietéticas antes de pedir el catering y envía el recuento definitivo al proveedor con al menos 72 horas de antelación. Los cambios del último día suelen quedar fuera del pedido.
Prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y el portátil antes de abrir las puertas. Reserva al menos 60 minutos para comprobar cables, regletas, conexión Wi-Fi y el clic de presentación.
Programa la recepción de todas las entregas antes de la llegada del público. Abre el recinto con tiempo para colocar la mesa de registro, las tarjetas de nombre, los folletos y la zona de buffet sin mezclar ese trabajo con la acreditación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de innovación?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas confirmar varios ponentes, reservar técnica y gestionar inscripciones. Deja los últimos 3-5 días para confirmar asistentes, dietas y entregas.
¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes?: Intenta tener la confirmación cerrada al menos 6 semanas antes del congreso. Pide la presentación y la biografía definitiva entre 7 y 10 días antes para poder preparar el programa y las pruebas técnicas.
¿Cuándo se debe pedir el catering para un congreso?: Haz el pedido inicial cuando tengas una previsión fiable de asistentes y ciérralo 72 horas antes. Confirma las preferencias dietéticas y el número final de personas antes de esa fecha.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la técnica del congreso?: Reserva al menos 60 minutos antes de la apertura para probar proyector, pantalla, micrófonos, altavoces y presentaciones. Si hay varias salas o ponentes, añade otros 30 minutos para resolver cambios y conexiones.

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