Innovationskongress organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem Innovationskongress hängt viel davon ab, dass Programm, Referenten und Technik früh zusammenpassen. Lege zuerst Termin, Ort und Thema fest, bevor du Einladungen verschickst oder Ausstattung bestellst. Danach folgen Referenten, Anmeldungen, Catering und die Detailplanung für den Veranstaltungstag. Plane außerdem feste Fristen für Präsentationen, Diätwünsche, Lieferungen und den Aufbau ein – diese Punkte werden bei Kongressen besonders häufig zu spät geklärt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Thema festlegen
3 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Referenten bestätigen
2 Personen
5
Präsentationen und Biografien sammeln
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Diätwünsche an den Caterer weitergeben
11
Catering bestellen
2 Personen
12
Technik reservieren
2 Personen
13
Möbel reservieren
14
Drucksachen anfertigen lassen
2 Personen
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Programmhefte zusammenstellen
3 Personen
17
Routen- und Parkinformationen versenden
18
Referenteninformationen versenden
19
Freiwillige einplanen
2 Personen
20
BHV-Kontakte bestätigen
21
Cateringlieferung bestätigen
22
Techniklieferung bestätigen
23
Einkäufe abholen
2 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
26
Catering gekühlt lagern
2 Personen
27
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
31
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
32
Beamer anschließen
2 Personen
33
Musikanlage anschließen
2 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Präsentationen testen
2 Personen
36
Wi-Fi und Strom testen
2 Personen
37
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
38
Namenskarten sortieren
2 Personen
39
Programmhefte auslegen
2 Personen
40
Wegweiser anbringen
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
2 Personen
42
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
43
Pausenbuffet bereitstellen
3 Personen
44
Getränke kalt stellen
2 Personen
45
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

46
Referenten empfangen
2 Personen
47
Anmeldetresen besetzen
4 Personen
48
Besucher begrüßen
3 Personen
49
Namensschilder verteilen
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
52
Redner ankündigen
53
Präsentationen technisch betreuen
2 Personen
54
Zeit pro Sitzung überwachen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Pausebuffet servieren
4 Personen
57
Geschirr abräumen
2 Personen
58
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
59
Netzwerkempfang vorbereiten
4 Personen
60
Snacks servieren
4 Personen
61
Buffet auffüllen
3 Personen
62
Gläser und Geschirr auffüllen
2 Personen
63
Besucher verabschieden
3 Personen
64
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

65
Registrierungsdaten sicher aufbewahren
2 Personen
66
Technik ausschalten
2 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Räume reinigen
4 Personen
72
Toiletten kontrollieren
2 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
76
Sprecherdaten archivieren
77
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 24
RegistrierungstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 240
WeingläserAnz. 180
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 220
LöffelAnz. 220
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 3
Wi-Fi-Hotspot
FlipchartsAnz. 4
StifteAnz. 24
LaserpointerAnz. 2

Dekoration

KongressbannerAnz. 4
FahnenAnz. 8
TischdekorationenAnz. 24
NamensschildhalterAnz. 180
WegweiserAnz. 12
KlebestreifenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
TischlampenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierplattenAnz. 16
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Ort und Thema zuerst fest und reserviere anschließend Technik und Mobiliar. Für Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf einplanen.
Bitte Referenten spätestens 4 Wochen vor dem Kongress um Präsentation und Kurzbiografie. So bleibt Zeit, Dateien zu prüfen, das Programmheft zusammenzustellen und fehlende Angaben nachzufassen.
Bearbeite Anmeldungen in zwei Schritten: erst Eingangsbestätigung, dann eine verbindliche Teilnehmerinformation. Verschicke Routen- und Parkhinweise spätestens 7 Tage vor dem Termin und führe Ernährungswünsche bis dahin gesammelt an den Caterer weiter.
Plane die Registrierung für die ersten 30 Minuten vor Programmbeginn. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder und Programmhefte am Eingang bereit und teile mindestens eine Person ausschließlich für Nachmeldungen und Fragen ein.
Bestätige Lieferungen und Helfer spätestens 2 Tage vorher. Am Veranstaltungstag sollte eine verantwortliche Person die Location öffnen, Catering und Technik entgegennehmen und vor dem Einlass einen vollständigen Ton- und Bildtest durchführen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Innovationskongress organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Termin und Ort stehen am Anfang; Referenten, Technik und Catering sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress angefragt oder reserviert sein.
Wann sollte man die Einladungen für einen Innovationskongress verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss 10 bis 14 Tage vorher, damit Teilnehmerzahlen, Namensschilder und Diätwünsche rechtzeitig feststehen.
Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Fordere Präsentationen und Biografien spätestens 4 Wochen vor dem Kongress an. Prüfe die Dateien danach und lege eine finale Version spätestens 2 bis 3 Tage vor Beginn auf dem Veranstaltungs-Laptop ab.
Was muss man am Tag des Innovationskongresses zuerst erledigen?: Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Nimm zuerst Lieferungen entgegen, prüfe Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher und richte danach Registrierung, Sitzplätze und Catering ein.

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