Zo organiseer je een innovatiebeurs zonder gaten in het programma

Een innovatiebeurs staat of valt met een logische volgorde: eerst bepaal je voor wie de beurs is en welke exposanten passen, daarna leg je locatie, stands en programma vast. Pas wanneer de technische wensen bekend zijn, kun je de plattegrond, stroomvoorziening en demonstraties goed plannen. Werk met een vaste deadline voor exposanteninformatie en sluit de bezoekersregistratie tijdig af. Zo voorkom je lege stands, ontbrekende adapters en lange rijen bij de registratietafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Deelnemersprofiel vastleggen
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Exposanteninformatie opvragen
2 personen
10
Plattegrond van beurs maken
2 personen
11
Standnummers toewijzen
2 personen
12
Programma samenstellen
2 personen
13
Demonstratietijden vastleggen
2 personen
14
Technische wensen inventariseren
2 personen
15
Reserveringen maken
16
Catering bestellen
2 personen
17
Drukwerk bestellen
18
Naamkaartjes ontwerpen
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Socialmediaberichten plaatsen
21
Exposanteninstructies versturen
2 personen
22
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
23
Badgegegevens afdrukken
2 personen
24
Exposantenpakketten samenstellen
3 personen
25
Techniek testen
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Drukwerk ophalen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Locatie controleren
2 personen
30
Route naar ingang markeren
2 personen
31
Registratiebalie opbouwen
3 personen
32
Standplattegrond ophangen
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
34
Standwanden plaatsen
5 personen
35
Standnummers bevestigen
2 personen
36
Exposantenpakketten uitdelen
2 personen
37
Exposanten ontvangen
3 personen
38
Demonstratiematerialen plaatsen
4 personen
39
Beeldschermen aansluiten
3 personen
40
Verlichting controleren
2 personen
41
Catering klaarzetten
3 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Beursvloer schoonmaken
3 personen
44
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
45
Briefing exposanten geven
2 personen

Event

46
Registratiebalie bemannen
3 personen
47
Bezoekers verwelkomen
3 personen
48
Badges uitdelen
2 personen
49
Programma toelichten
2 personen
50
Exposanten ondersteunen
2 personen
51
Demonstraties begeleiden
3 personen
52
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Buffet netjes houden
2 personen
57
Afval rondes uitvoeren
2 personen
58
Voorraad controleren
59
Avondprogramma aankondigen
60
Laatste bezoekers informeren
2 personen
61
Exposanten uitchecken
3 personen
62
Demomateriaal veilig inpakken
4 personen
63
Bezoekersregistratie afsluiten
2 personen

Nazorg

64
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
65
Standwanden afbreken
5 personen
66
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
67
Apparatuur verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Koelers leegmaken
2 personen
70
Restanten sorteren
2 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Sanitair nalopen
2 personen
74
Materialen terugbrengen
3 personen
75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
76
Beschadigde materialen registreren
77
Exposanten bedanken
78
Bezoekersbericht versturen
79
Foto's delen
80
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Registratietafelaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Standwandenaantal 24
Tafelkledenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 8
Laptopslotenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 8
USB-C-adaptersaantal 8
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 16
Oplaadstationsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Presentatieklikkersaantal 4
Laserpointersaantal 4
Wifi-versterkersaantal 3
Handmicrofoonsaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Mini-projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Kabelgotenaantal 20
Gaffer tapeaantal 8
Laptopladersaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 120
Herbruikbare drinkglazenaantal 200
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 220
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koffiefiltersaantal 6
Koelmattenaantal 6

Decoratie

Bedrijfslogo-bannersaantal 8
Plantenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 30
Posterhoudersaantal 24
Kleefstripsaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 100
Klembordenaantal 10
Notitieblokkenaantal 30
Polsbandjesaantal 250
Badgehoudersaantal 250
Lanyardsaantal 250
Presentatiebordenaantal 24

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 8
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 10 tot 12 weken vooraf met het deelnemersprofiel, de exposantenlijst en de datum en locatie. Exposanten hebben daarna tijd nodig om hun deelname, standmateriaal en demonstraties voor te bereiden.
Vraag exposanten uiterlijk 4 weken voor de beurs om hun logo, standnaam, contactpersoon, technische wensen en demonstratieduur. Zonder die informatie blijven standnummers, de plattegrond en het programma voorlopig.
Maak de plattegrond pas definitief nadat je stroom- en beeldschermbehoeften hebt verzameld. Plan kabelgoten, verlenghaspels en stekkerdozen per stand en test HDMI-kabels, USB-C-adapters en laptops vooraf op locatie.
Sluit de bezoekersregistratie 3 tot 5 dagen voor de beurs af en druk daarna de badgegegevens. Houd bij de registratietafel een laptop, opladers en een aparte plek voor last-minute wijzigingen klaar.
Stuur exposanteninstructies uiterlijk 7 dagen vooraf met opbouwtijd, standnummer, demonstratietijd, wifi-informatie en contactgegevens van de organisatie. Leg voor presentaties ook een reserve-laptop, presentatieklikker en handmicrofoon klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een innovatiebeurs organiseren?: Begin minimaal 10 tot 12 weken vooraf als je meerdere exposanten, demonstraties en bezoekersregistratie hebt. Reserveer de locatie en bevestig de datum in de eerste week, zodat je daarna gericht kunt uitnodigen.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een innovatiebeurs?: Nodig exposanten ongeveer 8 tot 10 weken vooraf uit. Geef een aanmeldtermijn van 2 weken en vraag de definitieve informatie uiterlijk 4 weken voor de beurs op.
Wanneer maak je de plattegrond van een innovatiebeurs?: Maak een eerste indeling zodra de exposantenlijst grotendeels vaststaat, meestal 5 tot 6 weken vooraf. Zet de plattegrond uiterlijk 3 weken voor de beurs definitief nadat technische wensen en standformaten zijn gecontroleerd.
Wanneer test je de techniek voor een innovatiebeurs?: Doe een volledige test 1 tot 2 dagen vooraf en controleer op de beursdag zelf opnieuw vóór de deuren opengaan. Test per demonstratie de laptop, beeldscherm of projector, kabels, adapters, stroom en audio.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.