Cómo organizar una feria de innovación paso a paso

Organizar una feria de innovación requiere coordinar expositores, público, demostraciones y tecnología sin dejar decisiones para el último día. Empieza cerrando la fecha y el espacio, y después construye el programa alrededor de los participantes y sus necesidades técnicas. El plano de los stands, las inscripciones y la comunicación deben avanzar en paralelo. Reserva tiempo para probar equipos, preparar acreditaciones y enviar instrucciones claras a cada expositor antes de la apertura.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Registrar el perfil de los participantes
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Enviar invitaciones al público
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Solicitar información a los expositores
2 personas
10
Crear el plano de la feria
2 personas
11
Asignar números de stand
2 personas
12
Elaborar el programa
2 personas
13
Fijar los horarios de demostración
2 personas
14
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
15
Hacer reservas
16
Pedir el catering
2 personas
17
Encargar material impreso
18
Diseñar tarjetas de nombre
19
Diseñar la señalización
20
Publicar mensajes en redes sociales
21
Enviar las instrucciones a los expositores
2 personas
22
Procesar definitivamente las inscripciones
2 personas
23
Imprimir datos de las acreditaciones
2 personas
24
Preparar los paquetes para expositores
3 personas
25
Probar la técnica
2 personas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Recoger la impresión
28
Llevar materiales al lugar
3 personas
29
Comprobar el lugar
2 personas
30
Marcar la ruta hasta la entrada
2 personas
31
Montar el mostrador de registro
3 personas
32
Colgar el plano del stand
2 personas
33
Colocar mesas y sillas
5 personas
34
Instalar los paneles del stand
5 personas
35
Colocar los números de dorsal
2 personas
36
Distribuir los paquetes de expositores
2 personas
37
Recibir a los expositores
3 personas
38
Colocar materiales de demostración
4 personas
39
Conectar las pantallas
3 personas
40
Comprobar la iluminación
2 personas
41
Preparar la restauración
3 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Limpiar el recinto ferial
3 personas
44
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
45
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

46
Atender la mesa de registro
3 personas
47
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
48
Repartir acreditaciones
2 personas
49
Presentar el programa
2 personas
50
Apoyar a los expositores
2 personas
51
Coordinar demostraciones
3 personas
52
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Mantener el buffet ordenado
2 personas
57
Realizar rondas de recogida de residuos
2 personas
58
Comprobar el inventario
59
Anunciar el programa de la noche
60
Informar a los últimos visitantes
2 personas
61
Registrar a los expositores
3 personas
62
Empaquetar con seguridad el material de demostración
4 personas
63
Cerrar el registro de visitantes
2 personas

Seguimiento

64
Desmontar mesas y sillas
5 personas
65
Desmontar las paredes del stand
5 personas
66
Retirar la señalización
2 personas
67
Recoger el equipo
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
70
Clasificar sobrantes
2 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Revisar los sanitarios
2 personas
74
Devolver los materiales
3 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Registrar materiales dañados
77
Agradecer a los expositores
78
Enviar mensaje a los visitantes
79
Compartir fotos
80
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 30
Sillascant. 80
Mesa de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 8
Paredes para standscant. 24
Mantelescant. 30
Papeleracant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Pantallascant. 8
Candados para portátilescant. 4
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores USB-Ccant. 8
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 16
Estaciones de cargacant. 4
Baterías externascant. 6
Pulsadores de presentacióncant. 4
Punteros lásercant. 4
Amplificadores wificant. 3
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Mini proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Canaletas para cablescant. 20
Cinta gaffercant. 8
Cargadores de portátilcant. 8

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 200
Platos reutilizablescant. 200
Cubiertos reutilizablescant. 220
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubitos de hielocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 4
Teterascant. 4
Filtros de cafécant. 6
Alfombrillas de refrigeracióncant. 6

Decoración

Banners con el logotipo de la empresacant. 8
Plantascant. 20
Decoración de mesacant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Números de standcant. 30
Portapósterscant. 24
Tiras adhesivascant. 12
Bridascant. 100
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Grapascant. 8
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 100
Portapapelescant. 10
Bloc de notascant. 30
Pulserascant. 250
Portabadgescant. 250
Lanyardscant. 250
Paneles de presentacióncant. 24

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Bateríascant. 40

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el espacio antes de invitar a nadie. Necesitarás conocer las dimensiones, los accesos, la potencia eléctrica y la conexión wifi para saber cuántos stands caben y qué demostraciones son viables.
Pide a cada expositor la información técnica con al menos 3 semanas de antelación. Pregunta por portátiles, pantallas, cables, adaptadores, sonido y necesidades de corriente; así podrás asignar mesas y tomas sin improvisar.
Publica la inscripción del público y recoge las preferencias dietéticas antes de encargar el catering. Haz el pedido con una cifra de asistentes ya depurada y deja un margen pequeño, en lugar de calcularlo con las primeras respuestas.
Envía el plano, el número de stand, el horario de montaje y las instrucciones a los expositores entre 7 y 10 días antes. Incluye dónde registrarse y a qué hora deben estar listos para las demostraciones.
Haz una prueba técnica completa como mínimo el día anterior. Comprueba pantallas, HDMI, adaptadores USB-C, micrófonos, altavoces, wifi, regletas y canaletas; la cinta gaffer y los enrollacables deben estar disponibles desde el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de innovación?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores y demostraciones. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, confirmar requisitos técnicos, imprimir acreditaciones y enviar las instrucciones finales.
¿Cuándo se debe enviar la invitación a los expositores?: Envíala cuando la fecha, el espacio y el formato del stand estén confirmados, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Pide una respuesta en un plazo de 7 días para poder cubrir plazas vacantes y preparar el plano.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del público?: Cierra el registro entre 3 y 5 días antes del evento para procesar los datos de las acreditaciones y ajustar el catering. Si esperas muchas llegadas sin inscripción, prepara también un registro presencial separado.
¿Cuándo se prueban los equipos de una feria de innovación?: Realiza una prueba general el día anterior y una comprobación rápida 2 horas antes de abrir. Cada expositor debería probar su presentación, pantalla, sonido, conexión y cargadores en su propio stand.

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