Innovationsmesse organisieren: Schritt für Schritt zum Messetag

Eine Innovationsmesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst klärst du Datum, Ort, Zielgruppe und Aussteller, danach folgen Anmeldungen, Messeplan und Programm. Technische Anforderungen müssen früh vorliegen, weil Bildschirme, Adapter, Mikrofone und Stromanschlüsse am Stand zusammenpassen müssen. Kurz vor der Messe geht es um Namensschilder, Ausstellerpakete, Catering, Beschilderung und einen vollständigen Techniktest. Der fertige Plan mit 80 Aufgaben und 74 Materialien hilft dir, keinen dieser Übergänge zu übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Teilnehmerprofil erfassen
2 Personen
3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Publikumseinladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular veröffentlichen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Ausstellerinformationen anfordern
2 Personen
10
Messeplan erstellen
2 Personen
11
Standnummern zuweisen
2 Personen
12
Programm zusammenstellen
2 Personen
13
Vorführzeiten festlegen
2 Personen
14
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
15
Reservierungen vornehmen
16
Catering bestellen
2 Personen
17
Drucksachen bestellen
18
Namensschilder entwerfen
19
Beschilderung entwerfen
20
Social-Media-Beiträge posten
21
Ausstelleranweisungen versenden
2 Personen
22
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
23
Badgedaten drucken
2 Personen
24
Ausstellerpakete zusammenstellen
3 Personen
25
Technik testen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Drucksachen abholen
28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
29
Ort überprüfen
2 Personen
30
Weg zum Eingang markieren
2 Personen
31
Registrierungstresen aufbauen
3 Personen
32
Standplan aufhängen
2 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
34
Standwände aufstellen
5 Personen
35
Standnummern bestätigen
2 Personen
36
Ausstellerpakete verteilen
2 Personen
37
Aussteller empfangen
3 Personen
38
Demonstrationsmaterialien aufstellen
4 Personen
39
Bildschirme anschließen
3 Personen
40
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
41
Catering bereitstellen
3 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Messefläche reinigen
3 Personen
44
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
45
Aussteller briefen
2 Personen

Event

46
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
47
Besucher begrüßen
3 Personen
48
Namensschilder ausgeben
2 Personen
49
Programm vorstellen
2 Personen
50
Aussteller unterstützen
2 Personen
51
Vorführungen betreuen
3 Personen
52
Besucherströme lenken
2 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Buffet ordentlich halten
2 Personen
57
Müllrunden durchführen
2 Personen
58
Bestand prüfen
59
Abendprogramm ankündigen
60
Letzte Besucher informieren
2 Personen
61
Aussteller auschecken
3 Personen
62
Demomaterial sicher verpacken
4 Personen
63
Besucherregistrierung abschließen
2 Personen

Nachbereitung

64
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
65
Standwände abbauen
5 Personen
66
Beschilderung entfernen
2 Personen
67
Ausrüstung sammeln
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Kühlboxen leeren
2 Personen
70
Reste sortieren
2 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Location reinigen
4 Personen
73
Sanitäre Anlagen überprüfen
2 Personen
74
Materialien zurückbringen
3 Personen
75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
76
Beschädigtes Material erfassen
77
Aussteller bedanken
78
Besuchermitteilung versenden
79
Fotos teilen
80
Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 30
StühleAnz. 80
RegistrierungstischAnz. 2
BarhockerAnz. 8
StandwändeAnz. 24
TischdeckenAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
BildschirmeAnz. 8
LaptopschlösserAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 8
USB-C-AdapterAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 16
LadestationenAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 4
LaserpointerAnz. 4
WLAN-VerstärkerAnz. 3
HandmikrofoneAnz. 2
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mini-ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
KabelkanäleAnz. 20
Gaffer TapeAnz. 8
Laptop-LadegeräteAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
Mehrweg-TellerAnz. 200
Wiederverwendbares BesteckAnz. 220
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeefilterAnz. 6
KühlmattenAnz. 6

Dekoration

Firmenlogo-BannerAnz. 8
PflanzenAnz. 20
TischdekorationAnz. 30
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 30
PlakathalterAnz. 24
KlebestreifenAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
SchereAnz. 6
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
StifteAnz. 24
StifteAnz. 100
KlemmbretterAnz. 10
NotizblöckeAnz. 30
ArmbänderAnz. 250
BadgehalterAnz. 250
LanyardsAnz. 250
PräsentationstafelnAnz. 24

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LED-LichterkettenAnz. 8
BatterienAnz. 40

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Messeplan erst an, wenn die Ausstellerliste belastbar ist. Weise danach Standnummern zu und verschicke die Standinformationen, damit Änderungen nicht mehrfach in Drucksachen und Beschilderung eingearbeitet werden müssen.
Fordere technische Anforderungen zusammen mit den Ausstellerinformationen an. Prüfe pro Stand, ob HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Verlängerungskabel, Ladestationen oder ein Bildschirm benötigt werden, und teste die Kombination spätestens am Vortag.
Trenne Besucher- und Ausstelleranmeldung von Anfang an. Erfasse Ernährungswünsche im Formular und schließe die Anmeldungen rechtzeitig vor dem Druck der Badges ab; spontane Nachmeldungen brauchen einen klaren Prozess am Registrierungstisch.
Plane Vorführzeiten mit festen Zeitfenstern statt mit offenen Zusagen. So lassen sich Programm, Handmikrofone, mobile Lautsprecher und Projektionsflächen am Messetag gezielt einteilen und Überschneidungen vermeiden.
Kontrolliere den Aufbauweg am Vortag: Standwände, Tische, Stühle, Kabelkanäle und Gaffer Tape müssen dort liegen, wo sie gebraucht werden. Ein Techniktest ohne echte Kabelwege und Sitzordnung findet viele Probleme noch nicht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Innovationsmesse organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Teilnehmerprofil und Ausstellerliste. Sechs bis acht Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Anmeldeformular und erste technische Abfragen laufen.
Wann muss der Messeplan für eine Innovationsmesse fertig sein?: Erstelle einen ersten Messeplan, sobald die wichtigsten Aussteller zugesagt haben, idealerweise sechs Wochen vor der Messe. Standnummern, Vorführzeiten und Beschilderung sollten spätestens zwei Wochen vorher feststehen.
Wann sollte man die Technik für eine Innovationsmesse testen?: Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch, nicht erst beim Einlass. Prüfe dabei Bildschirme, Laptops, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, WLAN, Mikrofone, Lautsprecher und Stromversorgung an den vorgesehenen Standplätzen.
Wie viele Namensschilder braucht man für eine Innovationsmesse?: Drucke für jede bestätigte Person ein Namensschild und halte zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve bereit. Nachmeldungen lassen sich so am Registrierungstisch abdecken, ohne die komplette Badge-Produktion neu zu starten.

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