Organiser un salon de l’innovation, étape par étape

Un salon de l’innovation se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, définir les participants, puis sécuriser les exposants et le programme. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster les stands, les badges, la restauration et les besoins techniques. Prévoyez aussi un plan clair des espaces et des consignes détaillées pour chaque exposant. La plupart des problèmes apparaissent dans les derniers jours, quand les informations manquent ou que la technique n’a pas été testée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir le profil des participants
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations au public
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Demander les informations des exposants
2 personnes
10
Créer le plan du salon
2 personnes
11
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
12
Établir le programme
2 personnes
13
Planifier les horaires des démonstrations
2 personnes
14
Recenser les besoins techniques
2 personnes
15
Faire les réservations
16
Commander le catering
2 personnes
17
Commander les imprimés
18
Concevoir les badges nominatifs
19
Concevoir la signalétique
20
Publier des messages sur les réseaux sociaux
21
Envoyer les consignes aux exposants
2 personnes
22
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
23
Imprimer les informations des badges
2 personnes
24
Préparer les packs exposants
3 personnes
25
Tester la technique
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Récupérer les imprimés
28
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
29
Vérifier le lieu
2 personnes
30
Balisier le chemin vers l’entrée
2 personnes
31
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
32
Afficher le plan du stand
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
5 personnes
34
Installer les parois des stands
5 personnes
35
Fixer les numéros de stand
2 personnes
36
Distribuer les packs exposants
2 personnes
37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Installer le matériel de démonstration
4 personnes
39
Brancher les écrans
3 personnes
40
Vérifier l'éclairage
2 personnes
41
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
44
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
45
Faire le briefing des exposants
2 personnes

Événement

46
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Présenter le programme
2 personnes
50
Aider les exposants
2 personnes
51
Encadrer les démonstrations
3 personnes
52
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
57
Effectuer les rondes de déchets
2 personnes
58
Vérifier les stocks
59
Annoncer le programme du soir
60
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
61
Faire le départ des exposants
3 personnes
62
Emballer le matériel de démo en toute sécurité
4 personnes
63
Clôturer l’enregistrement des visiteurs
2 personnes

Suivi

64
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
65
Démonter les parois du stand
5 personnes
66
Retirer la signalétique
2 personnes
67
Rassembler l’équipement
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Vider les glacières
2 personnes
70
Trier les restes
2 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Vérifier les sanitaires
2 personnes
74
Rapporter le matériel
3 personnes
75
Retourner les matériels de location
2 personnes
76
Enregistrer les matériaux endommagés
77
Remercier les exposants
78
Envoyer un message aux visiteurs
79
Partager les photos
80
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaisesqté 80
Table d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 8
Panneaux de standqté 24
Nappesqté 30
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 8
Antivols pour ordinateur portableqté 4
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs USB-Cqté 8
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 16
Stations de rechargeqté 4
Batteries externesqté 6
Cliques de présentationqté 4
Pointeurs laserqté 4
Répéteurs Wi-Fiqté 3
Microphones mainqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Mini-projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Goulottes de câblesqté 20
Ruban gafferqté 8
Chargeurs d’ordinateur portableqté 8

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Blocs de glaceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Bouilloiresqté 4
Filtres à caféqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 6

Décoration

Bannières au logo de l’entrepriseqté 8
Plantesqté 20
Décoration de tableqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 30
Porte-affichesqté 24
Bandes adhésivesqté 12
Serre-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Marqueursqté 24
Stylosqté 100
Presse-papiersqté 10
Blocs-notesqté 30
Braceletsqté 250
Porte-badgesqté 250
Lanyardsqté 250
Panneaux de présentationqté 24

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Pilesqté 40

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et le profil des participants avant de contacter les exposants. Vous pourrez ainsi annoncer une jauge réaliste et proposer des stands adaptés au public attendu.
Demandez aux exposants leurs besoins techniques et leurs informations pratiques plusieurs semaines avant le salon. Un ordinateur, un écran, un câble HDMI, un adaptateur USB-C ou une rallonge manquants peuvent bloquer une démonstration.
Ne laissez pas le plan des stands pour la dernière semaine. Attribuez les numéros après avoir consolidé la liste des exposants, puis utilisez le même plan pour la signalétique, les packs exposants et l’accueil.
Fermez les inscriptions avant l’impression des badges et de la signalétique. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute, sans réimprimer toute la série.
Testez la technique sur place avant l’ouverture : écrans, projecteurs, microphones, enceintes, Wi-Fi et alimentation. Prévoyez les câbles, multiprises, adaptateurs et chargeurs avec chaque poste concerné.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon de l’innovation ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les exposants, le lieu, les réservations techniques et les supports imprimés demandent plusieurs validations successives.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez généralement les inscriptions ouvertes pendant 3 à 6 semaines, puis bloquez une date de clôture 7 à 10 jours avant le salon. Ce délai permet de finaliser les badges, le plan, la restauration et les besoins alimentaires.
Quand faut-il attribuer les stands aux exposants ?: Attribuez les stands dès que la liste des exposants est suffisamment stable, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite à chaque exposant son numéro, son emplacement et les consignes d’installation.
Quand tester le matériel technique d’un salon ?: Faites un premier test complet 3 à 7 jours avant l’ouverture, puis une vérification rapide le jour même. Contrôlez chaque écran, câble, adaptateur, microphone, enceinte, projecteur et point d’alimentation.

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