Zo organiseer je een inloopdag in een zorginstelling

Begin met het doel van de inloopdag en bepaal welke bezoekers je verwacht: naasten, verwijzers, buurtbewoners of potentiële cliënten. Leg daarna programma, tijden en rondleidingen vast, zodat ontvangst, activiteiten en medewerkers op elkaar aansluiten. Verzamel bij de aanmelding ook dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. De meeste problemen ontstaan doordat de route, bewegwijzering en personeelsindeling pas op de dag zelf worden gecontroleerd. Plan daarom een volledige proefronde en werk met een duidelijke ontvangstbalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bezoekersdoelgroep vaststellen
2 personen
2
Programma en tijden bepalen
2 personen
3
Rondleiding voorbereiden
2 personen
4
Activiteiten voor bezoekers kiezen
3 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen registreren
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Toegankelijkheidsbehoeften verzamelen
2 personen
10
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Medewerkers voor rondleidingen indelen
2 personen
13
Medewerkers voor ontvangst indelen
2 personen
14
Vrijwilligers instrueren
2 personen
15
Route door gebouw controleren
2 personen
16
Vluchtroutes controleren
2 personen
17
Ruimtes toegankelijk maken
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Informatiefolders printen
2 personen
20
Plattegronden printen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dieetproducten apart markeren
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Catering gekoeld opslaan
2 personen
26
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Buffet klaarzetten
3 personen
30
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
31
Naamkaartjes klaarleggen
32
Informatietafels inrichten
3 personen
33
Activiteitenmateriaal klaarleggen
2 personen
34
Versiering ophangen
2 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
37
Rondleidingsruimtes nalopen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
40
Briefing activiteitenbegeleiders geven
4 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
3 personen
42
Aanmeldingen afvinken
2 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Programma toelichten
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Rondleidingen begeleiden
4 personen
47
Vragen bij informatietafels beantwoorden
4 personen
48
Activiteiten begeleiden
4 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet aanvullen
2 personen
52
Dieetproducten apart serveren
2 personen
53
Bezoekers naar activiteiten verwijzen
2 personen
54
Rustruimte beschikbaar houden
55
Toiletten tussentijds controleren
56
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
57
Korte pauzeactiviteiten begeleiden
2 personen
58
Avondprogramma aankondigen
59
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
60
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Buffet afbouwen
3 personen
62
Activiteitenmateriaal opruimen
2 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
2 personen
67
Ruimtes schoonmaken
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Geleende materialen controleren
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
72
Onbruikbaar voedsel weggooien
73
Naamkaartjes en folders sorteren
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Aanwezigheidslijst archiveren
76
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Keukenschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 12
Inductiekookplatenaantal 2

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelkastenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Vazenaantal 8
Fotolijstenaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Kleefgumaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inloop in tijdsblokken van 60 tot 90 minuten. Zo kun je het aantal bezoekers per rondleiding begrenzen en voorkom je dat de ontvangstbalie, gangen en activiteiten tegelijk vollopen.
Controleer de bezoekersroute minstens één week vooraf én op de ochtend zelf. Let niet alleen op vluchtroutes, maar ook op drempels, smalle doorgangen, liftgebruik en deuren die tijdens de rondleiding open moeten staan.
Maak de ontvangst compleet met naamkaartjes, informatiefolders en plattegronden. Leg deze per verwachte bezoeker klaar en houd ongeveer 10 procent extra exemplaren achter de hand voor onverwachte aanloop.
Wijs medewerkers niet alleen aan voor rondleidingen, maar ook voor ontvangst, vragen en het opvangen van bezoekers die niet aan een rondleiding deelnemen. Geef vrijwilligers uiterlijk een dag vooraf een korte briefing met route, programma en aanspreekpunten.
Regel hapjes en dranken pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Markeer dieetproducten apart, koel dranken tijdig en zorg dat catering gekoeld kan worden opgeslagen tot het moment van serveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een inloopdag in een zorginstelling?: Reserveer meestal 3 tot 4 uur voor het publieksprogramma. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor opbouw en 30 minuten voor het opruimen en terugzetten van ruimtes.
Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een inloopdag?: Plan per gelijktijdige rondleiding minstens één begeleider en wijs daarnaast aparte medewerkers aan voor ontvangst en vragen. Bij groepen van maximaal 10 tot 15 bezoekers blijft de uitleg meestal overzichtelijk.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een inloopdag?: Stuur de uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen voor de inloopdag. Bevestig deelname direct, zodat je dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en het aantal rondleidingen kunt plannen.
Waar moet je bij een inloopdag in een zorginstelling extra op letten?: Controleer uiterlijk één week vooraf de toegankelijkheid, vluchtroutes, privacy en de bezoekersroute door het gebouw. Controleer op de dag zelf opnieuw of deuren, liften, bewegwijzering, ontvangstmaterialen en catering klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.